Numériser les documents du secteur public, en toute sécurité et localement
Transformez vos archives papier, vos fichiers PDF numérisés et vos documents quotidiens en fichiers modifiables, consultables et accessibles, sans recourir à des projets informatiques complexes ni vous exposer aux risques liés au cloud. Conçu pour les municipalités, les établissements de santé et l'enseignement public.
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Moins de temps consacré à la paperasse
Réduction moyenne du temps consacré au traitement des documents dans les processus du secteur public.
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Récupération plus rapide des dossiers
Accélération des démarches pour l'obtention des autorisations, l'accès aux dossiers des patients et aux dossiers scolaires.
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Moins de saisies manuelles
Réduction de la saisie manuelle des données issues de numérisations et de fichiers PDF
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Traitement local des données
Documents traités via un système d'OCR hors ligne et stockés sur site à des fins de conformité
Ne laissez plus le papier et les fichiers PDF numérisés ralentir les services publics
Les administrations municipales, les hôpitaux et les écoles croulent sous les formulaires papier, les archives historiques et les fichiers PDF numérisés. Le personnel doit retaper les informations dans les systèmes métier, fouiller dans des dossiers pour trouver la « bonne version » et jongler avec des outils ponctuels qui ne satisfont pas aux exigences de conformité ou ne peuvent pas être utilisés hors ligne pendant les examens ou dans des environnements sécurisés.
Une solution PDF et OCR dédiée au secteur public remplace ce chaos par une couche de numérisation cohérente. Les archives papier et les documents quotidiens deviennent des PDF consultables et des fichiers modifiables ; les dossiers publics, les dossiers médicaux et les supports pédagogiques sont structurés en archives numériques sécurisées ; et les équipes collaborent à l’aide de commentaires, d’approbations, de cachets et de signatures, sans exposer les données sensibles à des clouds non contrôlés.
Numérisation et reconnaissance optique de caractères (OCR) de haute qualité
Convertissez vos fichiers PDF numérisés et vos archives papier en fichiers Word et Excel modifiables, ainsi qu'en fichiers PDF consultables, grâce à une technologie OCR fiable spécialement optimisée pour les documents officiels, cliniques et éducatifs.
Conçu pour les services municipaux, la santé et l'éducation
Gérez les autorisations, les documents administratifs, les dossiers médicaux et les documents d'examen à l'aide d'une boîte à outils unique adaptée aux réalités des organismes publics.
Local, hors ligne et axé sur la conformité
Traitez les documents hors ligne afin de répondre aux préoccupations du délégué à la protection des données, de respecter la réglementation en matière d'accès aux documents publics et de mettre en place des flux de travail conformes aux politiques et adaptés aux audits.
Déploiement et collaboration au niveau des services
Dotez les services de fonctionnalités d'annotation, de commentaires, de validation et de signature numérique, tout en veillant à ce que la gestion des licences reste simple, prévisible et adaptée aux processus d'achat.
Moteur OCR hors ligne avec des possibilités d'intégration flexibles
Au cœur du système se trouve un moteur OCR et PDF hors ligne conçu pour les environnements du secteur public. Il convertit les archives papier, les PDF numérisés et les documents reçus quotidiennement en documents structurés et consultables, en fonctionnant localement sur des postes de travail ou des serveurs contrôlés afin de respecter le RGPD, les règles relatives aux documents publics et les dispositions en matière d'examens.
Des profils d'exportation et des intégrations légères vous permettent d'intégrer les documents numérisés dans les systèmes existants : systèmes de gestion documentaire (DMS), dossiers médicaux électroniques (EMR/EHR), gestion de dossiers, systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS), lecteurs partagés ou référentiels d'archives. Les formats standard (PDF/A, PDF, Office) et les champs de métadonnées configurables prennent en charge l'archivage structuré, tandis que l'accès basé sur les rôles, la protection par mot de passe et la journalisation renforcent la sécurité et l'auditabilité au sein des municipalités, des hôpitaux et des établissements d'enseignement.
Réponses à vos questions
Cela nécessite-t-il un projet de transformation informatique à grande échelle ?
Non. Il est conçu pour être déployé au niveau des services avec une intervention informatique minimale, afin que les administrations, les unités cliniques et les établissements scolaires puissent se lancer rapidement dans la numérisation en s'appuyant sur leurs infrastructures existantes.
Pouvons-nous conserver tous les documents sur site pour des raisons de conformité ?
Oui. La solution prend en charge la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement des fichiers PDF en mode local et hors ligne, ce qui vous permet de stocker et de gérer vos documents au sein de votre propre environnement contrôlé.
Ce système sera-t-il compatible avec notre système de gestion documentaire (DMS), notre dossier médical électronique (EMR), notre système de gestion de l'apprentissage (LMS) ou notre système d'archivage actuel ?
Il exporte vers des formats standard et peut être configuré pour alimenter vos systèmes existants de gestion de documents, de dossiers médicaux et de gestion de l'enseignement via des dossiers partagés ou des intégrations légères.
En quoi cela facilite-t-il le traitement des demandes d'accès aux documents publics et des demandes d'audit ?
En convertissant les archives et les documents quotidiens en fichiers PDF structurés et consultables, ce système accélère considérablement la recherche, l'examen et l'exportation des dossiers conformes aux exigences réglementaires, que ce soit pour les audits ou pour répondre aux demandes des citoyens ou des patients.
Cette solution est-elle adaptée aux processus pédagogiques axés sur l'accessibilité et la sécurité des examens ?
Oui. Le traitement hors ligne et les fichiers de sortie adaptés aux personnes en situation de handicap favorisent l'éducation inclusive, permettent de répondre aux besoins des personnes dyslexiques et à ceux des élèves ayant des besoins particuliers, et facilitent la préparation de documents conformes aux exigences des examens.
Comment numériser et sécuriser vos documents du secteur public
Une solution simple et peu risquée pour passer du chaos des documents papier à des archives numériques conformes et consultables, destinée aux collectivités locales, au secteur de la santé et à l'éducation.
Identifier et hiérarchiser les cas d'utilisation
Vous cartographiez vos principaux flux de documents — documents administratifs, dossiers médicaux, supports pédagogiques — et déterminez les domaines dans lesquels la numérisation, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'accessibilité auront un impact le plus rapide.
Configurer les flux de travail hors ligne
Définissez des règles de traitement locales, des profils d'exportation, des paramètres de sécurité et des structures de dossiers conformes à vos obligations en matière de documents publics et de protection de la vie privée.
Déployer des packs dans les services
Les licences et les modèles sont déployés dans certains services, accompagnés de brèves sessions de formation, afin que le personnel puisse commencer immédiatement à convertir et à gérer les documents.
Optimiser et étendre à l'ensemble de l'établissement
Vous assurez le suivi de la mise en œuvre, affinez les processus et étendez progressivement les pratiques de numérisation et d'accessibilité à d'autres services, sites ou quartiers.
Moderniser les documents du secteur public sans recourir à des solutions informatiques complexes
Découvrez comment des outils PDF et OCR sécurisés et fonctionnant hors ligne peuvent rationaliser la gestion des dossiers, protéger les données sensibles et favoriser l'accessibilité au sein de votre municipalité, de votre établissement de santé ou de votre district scolaire — sans carte de crédit.