Dokumente des öffentlichen Sektors sicher und vor Ort digitalisieren
Verwandeln Sie Papierarchive, gescannte PDF-Dateien und täglich eingehende Unterlagen in bearbeitbare, durchsuchbare und barrierefreie Dokumente – ohne komplexe IT-Projekte oder riskante Cloud-Nutzung. Speziell entwickelt für Kommunen, Gesundheitseinrichtungen und das öffentliche Bildungswesen.
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Weniger Zeitaufwand für Papierkram
Durchschnittliche Zeitersparnis bei der Dokumentenbearbeitung in Arbeitsabläufen des öffentlichen Sektors.
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Schnellerer Abruf von Datensätzen
Schnellere Erfassung von Genehmigungen, Patientenakten und Bildungsunterlagen.
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Weniger manuelles Abtippen
Weniger manuelle Dateneingabe aus Scans und PDF-Dateien
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Lokale Datenverarbeitung
Dokumente, die zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mittels Offline-OCR verarbeitet und vor Ort gespeichert werden
Lassen Sie nicht länger zu, dass Papier und gescannte PDF-Dateien die öffentlichen Dienste verlangsamen
Behörden, Krankenhäuser und Schulen werden mit Papierformularen, alten Archiven und gescannten PDF-Dateien überschwemmt. Die Mitarbeiter tippen Informationen erneut in Fachanwendungen ein, durchsuchen Ordner nach der „richtigen Version“ und jonglieren mit Ad-hoc-Tools, die Compliance-Prüfungen nicht bestehen oder während Prüfungen oder in gesicherten Umgebungen nicht offline genutzt werden können.
Eine spezielle PDF- und OCR-Lösung für den öffentlichen Sektor ersetzt dieses Chaos durch eine einheitliche Digitalisierungsebene. Papierarchive und täglich eingehende Dokumente werden zu durchsuchbaren PDFs und bearbeitbaren Dateien; öffentliche Unterlagen, Patientenakten und Lernmaterialien werden in sicheren digitalen Archiven strukturiert; und Teams arbeiten gemeinsam mit Kommentaren, Genehmigungen, Stempeln und Unterschriften – ohne sensible Daten unkontrollierten Clouds auszusetzen.
Hochwertige Digitalisierung und OCR
Wandeln Sie gescannte PDF-Dateien und Papierarchive mithilfe einer zuverlässigen OCR-Technologie, die speziell auf behördliche, klinische und pädagogische Dokumente abgestimmt ist, in bearbeitbare Word- und Excel-Dateien sowie durchsuchbare PDF-Dateien um.
Entwickelt für Kommunalverwaltung, Gesundheitswesen und Bildungswesen
Unterstützen Sie Genehmigungen, öffentliche Unterlagen, Patientenakten und Untersuchungsunterlagen mit einem einheitlichen Toolkit, das auf die Gegebenheiten öffentlicher Einrichtungen zugeschnitten ist.
Lokal, offline und Compliance an erster Stelle
Verarbeiten Sie Dokumente offline, um die Bedenken des Datenschutzbeauftragten auszuräumen, die Vorschriften zur Akteneinsicht einzuhalten und prüfungssichere sowie richtlinienkonforme Arbeitsabläufe zu ermöglichen.
Einsatz und Zusammenarbeit auf Abteilungsebene
Statten Sie Abteilungen mit Anmerkungen, Kommentaren, Genehmigungen und digitalen Signaturen aus, während die Lizenzierung einfach, überschaubar und beschaffungsfreundlich bleibt.
Offline-OCR-Engine mit flexiblen Integrationsmöglichkeiten
Das Herzstück bildet eine Offline-OCR- und PDF-Engine, die speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Sie wandelt Papierarchive, gescannte PDF-Dateien und täglich eingehende Dokumente in strukturierte, durchsuchbare Dokumente um – und läuft dabei lokal auf Arbeitsstationen oder kontrollierten Servern, um den Anforderungen der DSGVO, der Vorschriften für öffentliche Aufzeichnungen und Prüfungsvorschriften gerecht zu werden.
Mithilfe von Exportprofilen und einfachen Integrationen können Sie digitalisierte Dokumente in bestehende Systeme übertragen: DMS, EMR/EHR, Fallmanagement, LMS, gemeinsame Laufwerke oder Archivspeicher. Standardformate (PDF/A, PDF, Office) und konfigurierbare Metadatenfelder unterstützen die strukturierte Archivierung, während rollenbasierter Zugriff, Passwortschutz und Protokollierung die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in Kommunen, Krankenhäusern und Bildungseinrichtungen verbessern.
Antworten auf Ihre Fragen
Ist dafür ein umfassendes IT-Transformationsprojekt erforderlich?
Nein. Es ist für den Einsatz auf Abteilungsebene mit geringem IT-Aufwand konzipiert, sodass Verwaltungen, klinische Abteilungen und Schulen innerhalb der bestehenden Infrastrukturen schnell mit der Digitalisierung beginnen können.
Können wir aus Compliance-Gründen alle Dokumente vor Ort aufbewahren?
Ja. Die Lösung unterstützt die lokale Offline-OCR- und PDF-Verarbeitung, sodass Sie Dokumente in Ihrer eigenen kontrollierten Umgebung speichern und verwalten können.
Lässt sich das System in unser bestehendes DMS, EMR, LMS oder Archivsystem integrieren?
Es exportiert in gängige Formate und lässt sich so konfigurieren, dass es Ihre bestehenden Dokumenten-, Medizin- und Bildungssysteme über gemeinsame Ordner oder einfache Integrationen versorgt.
Inwiefern hilft dies bei Anfragen nach öffentlichen Unterlagen und Prüfungsanträgen?
Durch die Umwandlung von Archiven und täglichen Eingängen in durchsuchbare, strukturierte PDF-Dateien wird das Auffinden, Prüfen und Exportieren konformer Unterlagen für Audits sowie für Anfragen von Bürgern oder Patienten erheblich beschleunigt.
Eignet es sich für barrierefreie und prüfungssichere Bildungsabläufe?
Ja. Die Offline-Verarbeitung und barrierefreie Ausgabedateien unterstützen inklusive Bildung, Maßnahmen für Legastheniker und Schüler mit besonderen Bedürfnissen sowie die Erstellung von prüfungsgerechten Dokumenten.
Wie können Sie Ihre Dokumente im öffentlichen Sektor digitalisieren und sichern?
Ein klarer, risikoarmer Weg vom Papierchaos hin zu vorschriftsmäßigen, durchsuchbaren digitalen Archiven für Kommunen, das Gesundheitswesen und den Bildungssektor.
Anwendungsfälle identifizieren und priorisieren
Sie erfassen Ihre wichtigsten Dokumentenflüsse – öffentliche Unterlagen, Patientenakten, Lernmaterialien – und legen fest, in welchen Bereichen Digitalisierung, OCR und Barrierefreiheit am schnellsten Wirkung zeigen.
Offline-Workflows konfigurieren
Legen Sie lokale Verarbeitungsregeln, Exportprofile, Sicherheitseinstellungen und Ordnerstrukturen fest, die Ihren Verpflichtungen hinsichtlich öffentlicher Unterlagen und Datenschutz entsprechen.
Pakete in Abteilungen bereitstellen
Lizenzen und Vorlagen werden in ausgewählten Abteilungen eingeführt, begleitet von kurzen Einführungsveranstaltungen, damit die Mitarbeiter sofort mit der Umwandlung und Verwaltung von Dokumenten beginnen können.
Optimierung und Ausweitung auf die gesamte Einrichtung
Sie überwachen die Umsetzung, optimieren Arbeitsabläufe und weiten die Maßnahmen zur Digitalisierung und Barrierefreiheit schrittweise auf weitere Dienste, Standorte oder Bezirke aus.
Modernisierung von Dokumenten im öffentlichen Sektor ohne komplexe IT
Erfahren Sie, wie sichere, offline nutzbare PDF- und OCR-Tools die Verwaltung von Unterlagen optimieren, sensible Daten schützen und die Barrierefreiheit in Ihrer Gemeinde, Ihrer Gesundheitseinrichtung oder Ihrem Schulbezirk verbessern können – ganz ohne Kreditkarte.