Entwickelt für Geschäftslogik. Nicht nur für Dokumentenlogik.
Verwandeln Sie Chaos in Klarheit. IRISPulse™ Digital Mailroom klassifiziert nicht nur, sondern erkennt auch, wohin Dokumente gehören. Leiten Sie Verträge an die Rechtsabteilung, Rechnungen an die Finanzabteilung und Formulare an die Personalabteilung weiter – ganz automatisch.
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Jahre Fachexpertise
Pioniere im Bereich OCR und Datenerfassung seit 1987.
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Eigenentwickelte Technologie
Wir besitzen unsere eigenen geistigen Eigentumsrechte, von OCR-Engines bis hin zu KI-Ebenen.
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Länder weltweit
Weltweiter Support für unsere Kunden in über 50 Ländern.
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Weltweite Umsetzung
Bewährte Skalierbarkeit, unterstützt durch ein Netzwerk von über 200 zertifizierten Partnern.
Informationen kommen von überall her. Wie bewältigen Sie das alles?
DIE HERAUSFORDERUNG FÜR DEN KUNDEN:
Ihr Unternehmen basiert auf Informationen, doch diese treffen in einem chaotischen Durcheinander aus E-Mails, freigegebenen Drive-Ordnern und Scans ein.
Ohne intelligente Weiterleitung sehen Sie sich mit inkonsistenten Metadaten, massiven Engpässen in den Abteilungen und der Unmöglichkeit konfrontiert, bei Volumenspitzen zu skalieren:
Erschöpfung durch manuelles Sortieren – Das manuelle Beschriften von Dokumenten durch Mitarbeiter führt zu Verzögerungen und kritischen Fehlern.
Inkonsistente Metadaten – Fehlende Struktur macht das Auffinden von Dokumenten und Compliance-Prüfungen unmöglich.
IT-Engpässe – Abteilungen warten monatelang auf einfache Workflows. Sie brauchen Autonomie.
IRISPulse™ Digtal Mailroom: Ihre intelligente Cloud für Dokumentenintelligenz
Eine modulare, cloudbasierte digitale Poststellen-Engine, mit der Unternehmen eingehende Dokumente in strukturierte, verwertbare Daten umwandeln können.
Selbstlernende KI
Unsere Suchmaschine wird mit der Zeit immer besser. Es ist keine ständige Neuanpassung erforderlich.
KI + manuelle Überprüfung
Kombiniert adaptive KI mit einem integrierten Überprüfungsschritt, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Workflow-orientiert
Routenlogik: Verträge an ECMs (wie Therefore™), Rechnungen an APSuite.
In der EU gehostet und konform
Vollständig in der EU gehostet und den strengen Anforderungen der DSGVO entsprechend.
Nicht starr. Entwickelt, um sich den Anforderungen anzupassen.
IRISPulse™ Digital Mailroom (DM) lässt sich nahtlos in Ihre Erfassungs-Clients und nachgelagerten Systeme integrieren. Es handelt sich nicht um eine Lösung, die bestehende Systeme komplett ersetzt, sondern um die intelligente Ebene, die Ihrem Systemstapel noch fehlt.
✓ Kompatibel mit IPS (Add-on) und Pulse XMF.
✓ Native Weiterleitung an Ihr ECM.
✓ Geprüfter Export nach APSuite.
Entwickelt zur Unterstützung abteilungsinterner Arbeitsabläufe
IRISPulse™ Digital Mailroom eignet sich hervorragend für den allgemeinen Postverkehr und ist speziell auf Abteilungsabläufe sowie die Anforderungen von KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) zugeschnitten.
Finanzen & Kreditorenbuchhaltung
Optimieren Sie Ihren Cashflow mit einer Software zur Automatisierung der Poststelle. Rechnungen werden erfasst und geprüft, bevor sie über die automatische Dokumentenweiterleitung an APSuite gesendet werden. Reduzieren Sie manuelle Fehler und beschleunigen Sie die Zahlungsabläufe.
✓ Schnellere Genehmigungsabläufe
Personalwesen
Optimieren Sie Ihre Personalbeschaffung mit unserer Digital Mailroom-Lösung. Dank KI-gestützter Dokumentenklassifizierung werden Lebensläufe und Verträge sofort sortiert und an Ihr HRIS weitergeleitet. Schützen Sie sensible Daten und reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand im Handumdrehen.
✓ Sicherstellung der DSGVO-Konformität
Rechtsabteilungen
Verbessern Sie die Compliance durch intelligente analyse. IRISPulse™ DM klassifiziert Geheimhaltungsvereinbarungen und Verträge und leitet sie an Ihr ECM weiter. Sorgen Sie für eine sichere Archivierung mit einer Digital-Mailroom-Lösung, die speziell für Rechtsabteilungen entwickelt wurde.
✓ Verbesserte Rückverfolgbarkeit bei Audits
Die Kraft von IRIS
Die Zuverlässigkeit von Canon
Was ist Digital Mailroom?
Digital Mailroom ist eine intelligente, zu 100 % cloudbasierte Anwendung, die als zentrale Anlaufstelle für alle eingehenden Dokumente Ihres Unternehmens dient. Sie klassifiziert Dokumente (wie Rechnungen, Verträge oder Personalformulare) automatisch, extrahiert wichtige Daten und leitet sie entsprechend Ihren Anforderungen an die richtige Person oder das richtige System weiter.
Für wen ist Digital Mailroom gedacht?
Digital Mailroom wurde für alle Unternehmen entwickelt, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre manuelle und chaotische Dokumentenerfassung automatisieren möchten. Es ist die perfekte Lösung, um das manuelle Sortieren von E-Mails und Anhängen zu beenden und diesen Prozess durch einen intelligenten, automatisierten Workflow zu ersetzen.
Inwiefern unterscheidet sich Digital Mailroom von IRISxtract?
Es geht darum, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Digital Mailroom ist unsere zu 100 % cloudbasierte (SaaS-)Lösung, die sich perfekt für kleine und mittlere Unternehmen eignet, die eine schnelle, sichere und benutzerfreundliche Plattform benötigen, um alle Arten von eingehenden Dokumenten automatisch zu klassifizieren und weiterzuleiten. IRISXtract™ ist unsere On-Premise- oder gehostete Lösung, die für große Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und komplexen Anforderungen entwickelt wurde, die einen umfassenden, vollständig anpassbaren Workflow für die Klassifizierung und Datenextraktion benötigen.
Wie gelangen Dokumente in das System?
Sie können Dokumente aus verschiedenen Quellen importieren. Das System kann E-Mails von verschiedenen Adressen (wie Exchange Online oder Google) abrufen, Sie können gescannte Dokumente (wie PDFs) manuell hochladen, oder es kann Dateien aus einem Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive abrufen. Es kann auch Dokumente von Mobilgeräten verarbeiten, sofern diese in einem Cloud-Speicher abgelegt sind.
Muss ich für jeden Dokumenttyp Vorlagen erstellen?
Nein. Die Anwendung nutzt ein intelligentes Klassifizierungssystem, das Sie mit Ihren eigenen Dokumentklassen (z. B. „Rechnung“, „Vertrag“) konfigurieren. Das System lernt im Laufe der Nutzung dazu; es erkennt Änderungen, die Benutzer während des Überprüfungsschritts vornehmen, und verbessert seine Genauigkeit im Laufe der Zeit kontinuierlich.
Was geschieht, nachdem ein Dokument als geheim eingestuft wurde?
Sobald ein Dokument klassifiziert und geprüft wurde, übernimmt ein einfacher, konfigurierbarer Workflow. Je nach Dokumenttyp leitet das System es automatisch an den richtigen Empfänger weiter. So kann beispielsweise eine „Rechnung“ zur Zahlungsabwicklung an die AP Suite weitergeleitet werden, während ein „Vertrag“ an ein Archivsystem wie Therefore™ online gesendet werden kann.
Können Sie ein konkretes Beispiel für einen Anwendungsfall nennen?
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Personalabteilung. Wenn Bewerbungen per E-Mail eingehen, werden sie alle im Digital Mailroom zentralisiert. Dort werden die Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) automatisch identifiziert und klassifiziert, wichtige Bewerberdaten (Name, Kontaktdaten, angestrebte Position) extrahiert und diese strukturierten Daten können anschließend direkt in Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) übertragen werden. Dies spart dem HR-Team viel Zeit und reduziert Fehler im Gegensatz zur manuellen Dateneingabe.
Möchten Sie Ihre Mengen an Daten besser in den Griff bekommen?
Vereinbaren Sie eine 15-minütige Demo, um zu erfahren, wie unsere Lösung für die digitale Poststelle Automatisierung ermöglicht, ohne dass die Kontrolle darunter leidet.