Bayer 04 Leverkusen

=

Partenaire IRIS : GWS

Traitement optimisé des factures

« L’un de nos principaux atouts est sans aucun doute l’excellente relation de partenariat que nous entretenons avec IRIS. Lorsque nous décidons de nouer un partenariat avec une entreprise, nous visons une collaboration à long terme. Il est important que les produits de notre partenaire puissent s’intégrer facilement aux nôtres afin de garantir la cohérence des processus métier. »

– Helmut Benefader, directeur général, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Le Bayer 04 Leverkusen est un célèbre club de football allemand, fondé en 1904. Il figure parmi les meilleures équipes de la première division allemande, la Bundesliga. La société qui gère le club emploie 180 personnes dans différents départements, tels que : la comptabilité, le marketing et la communication, la billetterie, la gestion des adhésions et des contrats, le merchandising et l’entrepôt, ainsi que l’informatique et la technologie. La société reçoit plus de 1 300 factures par mois, soit plus de 14 000 par an.

Bien que le Bayer 04 Leverkusen dispose de nombreux sites, il ne disposait pas d’un système centralisé de traitement des factures. Les factures arrivaient sur différents sites, ce qui constituait un défi majeur. Il était temps de mettre en place une solution optimisée de traitement des factures, ce que GWS a justement proposé. Désormais, le système s.dok de GWS offre une solution de traitement des comptes fournisseurs accessible de manière centralisée. De plus, il est désormais possible d’attribuer des autorisations, ce qui n’était pas possible avec les processus de facturation papier.

D’une solution optimisée de traitement des factures à une solution plus large d’extraction de données

Bayer 04 Leverkusen a commencé par un traitement traditionnel des factures, mais a perfectionné le système chaque trimestre. Le club s’est rapidement rendu compte que le système pouvait également servir à d’autres fins et a commencé à numériser les contrats des joueurs, les contrats de sponsoring et d’adhésion, ainsi que les abonnements. À l’avenir, il prévoit d’aller encore plus loin et d’archiver de manière centralisée les contrats techniques.

Le processus se déroule comme suit : le courrier arrive au service du courrier et les lettres sont ouvertes. Les factures sont retirées et les agrafes enlevées. Une étiquette à code-barres (numéro de série) est collée sur la première page de la facture. Les factures sont numérisées et transférées vers s.scan. s.scan repose sur IRISXtract™, une solution de numérisation OCR et d’extraction de données. Une fois la numérisation terminée, les données sont extraites et vérifiées avant d’être transférées vers GWS Sport Lösung. Elles sont ensuite saisies et archivées dans le système de gestion documentaire s.dok. Enfin, les données sont transférées vers le logiciel de business intelligence pour une analyse commerciale plus approfondie.

Pour GWS, l’un des principaux atouts d’IRIS réside dans la facilité avec laquelle ses produits peuvent être connectés à d’autres logiciels. C’est important car cela garantit la cohérence des processus métier sur une longue période.

https://vimeo.com/90037186

L’un de nos principaux atouts est sans aucun doute l’excellent partenariat que nous entretenons avec IRIS. Lorsque nous décidons d’établir un partenariat avec une entreprise, nous visons une relation à long terme. Il est important que les produits du partenaire puissent être facilement connectés aux nôtres afin de garantir la cohérence des processus métier.

Helmut Benefader, directeur général, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Partenaire IRIS : GWS

• 14 000 factures par an
• Également utilisé pour numériser des contrats et des abonnements