Booths

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Partenaire d’IRIS : Canon UK

Solution de traitement des factures

« La solution de traitement des factures de Canon, entièrement intégrée à Microsoft SharePoint, a considérablement amélioré notre productivité. Les factures sont récupérées beaucoup plus rapidement, car elles sont désormais stockées sous forme d’images électroniques. Les tâches manuelles qui prenaient auparavant beaucoup de temps sont désormais effectuées en quelques secondes. »

– Michelle Barnett, responsable des comptes fournisseurs et clients, Booths

Optimisation du service des comptes fournisseurs d’une chaîne de supermarchés

Optimisation du service des comptes fournisseurs d’une chaîne de supermarchés

Booths est une chaîne régionale de supermarchés en pleine expansion, fondée dans le nord-ouest du Royaume-Uni. Elle emploie plus de 3 000 personnes dans 29 magasins et dispose de ses propres installations de fabrication, de distribution et de maintenance, ainsi que d’un siège social. L’entreprise reste fidèle à la philosophie de son fondateur : « vendre les meilleurs produits disponibles, dans des magasins attrayants, avec un personnel de premier ordre ». Pour concrétiser cette vision, l’entreprise s’efforce de s’impliquer auprès des communautés au sein desquelles elle exerce ses activités et de développer des gammes de produits sous sa propre marque en partenariat avec des fournisseurs et des producteurs locaux. Si Booths et les nombreux fournisseurs et producteurs locaux avec lesquels elle travaille ont tous bénéficié de cette relation symbiotique, le caractère naissant de bon nombre de ses partenaires commerciaux signifie que beaucoup soumettent des factures dont le type et la qualité varient considérablement.

Soucieuse de mettre en place des méthodes opérationnelles plus efficaces, Booths a décidé d’acquérir une solution qui rationaliserait le processus en réduisant considérablement le temps consacré au traitement manuel des factures. Après avoir examiné plusieurs options, Booths a adopté la solution de traitement des factures de Canon, qui intègre la numérisation OCR basée sur IRISXtract™. Depuis son installation il y a deux ans, cette solution a permis de gagner du temps et d’améliorer considérablement la productivité.

Booths est une chaîne de supermarchés régionale en pleine expansion, fondée dans le nord-ouest du Royaume-Uni. Elle emploie plus de 3 000 personnes dans 29 magasins et dispose de ses propres installations de fabrication, de distribution et de maintenance, ainsi que d’un siège social. L’entreprise reste fidèle à la philosophie de son fondateur : « vendre les meilleurs produits disponibles, dans des magasins attrayants, avec un personnel de premier ordre ». Pour concrétiser cette vision, l’entreprise s’efforce de s’impliquer auprès des communautés au sein desquelles elle exerce ses activités et de développer des gammes de produits sous marque propre en partenariat avec des fournisseurs et producteurs locaux. Si Booths et les nombreux fournisseurs et producteurs locaux avec lesquels elle travaille ont tous bénéficié de cette relation symbiotique, le caractère naissant de bon nombre de ses partenaires commerciaux signifie que beaucoup soumettent des factures dont le type et la qualité varient considérablement.

Soucieuse de mettre en place des méthodes de fonctionnement plus efficaces, Booths a décidé d’acquérir une solution qui rationaliserait le processus en réduisant considérablement le temps consacré au traitement manuel des factures. Après avoir examiné plusieurs options, Booths a adopté la solution de traitement des factures de Canon, qui intègre la numérisation OCR basée sur IRISXtract™. Depuis son installation il y a deux ans, cette solution a permis de gagner du temps et d’améliorer considérablement la productivité.

Gain d’efficacité grâce à la numérisation OCR des factures pour soutenir l’expansion de l’entreprise

Gain d’efficacité grâce à la numérisation OCR des factures pour soutenir l’expansion de l’entreprise

Pour qu’une entreprise puisse se développer tout en restant rentable, elle doit veiller non seulement à augmenter son chiffre d’affaires, mais aussi à optimiser ses processus internes en adoptant les méthodes de fonctionnement les plus efficaces. Booths a identifié le traitement manuel de ses factures comme un domaine de l’entreprise dans lequel des changements opérationnels pourraient apporter des avantages significatifs. Steve Sumner, contrôleur financier chez Booths, explique le défi auquel ils étaient confrontés : « Nous avons 3 500 fournisseurs, dont 2 000 sont des « fournisseurs de dépenses », qui soumettent des factures pour des biens d’investissement ou des réparations – les « marchandises non destinées à la revente » que nous achetons pour nous permettre de fonctionner en tant qu’entreprise. En raison de notre politique consistant à travailler, dans la mesure du possible, avec des fournisseurs locaux dont la taille des entreprises varie énormément, la gamme et le format des factures qu’ils soumettent à nos magasins varient de la même manière – allant de factures manuscrites à des factures papier de plusieurs pages, en passant par des factures électroniques. Cela signifiait que nous devions traiter la majorité des factures manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps, surtout si une facture était manuscrite et peu lisible ou s’il manquait certaines des données dont nous avions besoin. »

« Nous avons donc décidé d’investir dans une solution logicielle de traitement des factures avec numérisation OCR, qui permettrait d’améliorer la précision de la saisie des données, tout en réduisant le temps consacré à la saisie manuelle des données de paiement, les demandes de renseignements et le nombre de factures perdues. Soucieux de réduire nos coûts de traitement des paiements et d’améliorer nos relations avec nos fournisseurs, nous avons examiné deux solutions, mais nous avons été convaincus par l’engagement de Canon à nous accompagner tout au long du projet. »

Pour qu’une entreprise puisse se développer tout en restant rentable, elle doit veiller non seulement à augmenter son chiffre d’affaires, mais aussi à optimiser ses processus internes en adoptant les méthodes de fonctionnement les plus efficaces. Booths a identifié le traitement manuel de ses factures comme un domaine de l’entreprise dans lequel des changements opérationnels pourraient apporter des avantages significatifs. Steve Sumner, contrôleur financier chez Booths, explique le défi auquel ils étaient confrontés : « Nous avons 3 500 fournisseurs, dont 2 000 sont des « fournisseurs de dépenses », qui soumettent des factures pour des biens d’investissement ou des réparations – les « marchandises non destinées à la revente » que nous achetons pour nous permettre de fonctionner en tant qu’entreprise. En raison de notre politique consistant à travailler, dans la mesure du possible, avec des fournisseurs locaux dont la taille des entreprises varie énormément, la gamme et le format des factures qu’ils soumettent à nos magasins varient de la même manière – allant de factures manuscrites à des factures papier de plusieurs pages, en passant par des factures électroniques. Cela signifiait que nous devions traiter la majorité des factures manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps, surtout si une facture était manuscrite et peu lisible ou s’il manquait certaines des données dont nous avions besoin. »

« Nous avons donc décidé d’investir dans une solution logicielle de traitement des factures avec numérisation OCR, capable d’améliorer la précision de la saisie des données tout en réduisant le temps consacré à la saisie manuelle des données de paiement, les demandes de renseignements et le nombre de factures perdues. Soucieux de réduire nos coûts de traitement des paiements et d’améliorer nos relations avec nos fournisseurs, nous avons examiné deux solutions, mais avons été convaincus par l’engagement de Canon à nous accompagner tout au long du projet. »

Canon propose des services de conseil en processus métier, des solutions et des formations

Canon propose des services de conseil en processus métier, des solutions et des formations

La mise en œuvre du projet a débuté par une journée de consultation, au cours de laquelle Booths a précisé exactement ce qu’elle attendait de la solution – être capable de traiter 250 factures avec précision toutes les 3 heures – et comment ses composants seraient adaptés pour s’intégrer parfaitement aux opérations de comptabilité fournisseurs (AP) de Booths.

L’installation de la solution de traitement des factures avec numérisation OCR et la formation de l’équipe financière de Booths ont été réalisées par Canon en moins d’une semaine. Michelle Barnett, responsable des comptes fournisseurs et clients chez Booths, se souvient : « Comme le nouveau système dispose de ses propres PC dédiés équipés d’un logiciel d’automatisation spécialisé, Canon a pu le configurer et le tester sans aucun impact négatif sur nos opérations en cours. »

La nouvelle solution de traitement des factures, qui comprend également du matériel de numérisation de documents Canon, intègre le puissant logiciel OCR IRISXtract™ qui numérise, puis extrait, traite et archive numériquement les données des factures de manière intelligente – le tout parfaitement intégré à Microsoft SharePoint et à la plateforme de planification des ressources d’entreprise (ERP) de Booths. Auparavant, un fournisseur envoyait une facture papier au service des comptes fournisseurs de Booths, qui la transmettait au responsable budgétaire concerné pour autorisation. Ce dernier signait et classait ensuite la facture avant de la renvoyer au service des comptes fournisseurs, qui saisissait alors manuellement les données de la facture dans le système ERP de Booths.

Avec le nouveau système de traitement des factures, lorsque le service des comptes fournisseurs reçoit désormais des factures papier, celles-ci sont numérisées et indexées au format PDF par lots de 20. Les capacités de reconnaissance intelligente des documents de la solution Canon permettent également de reconnaître et de capturer les informations comptables clés, telles que le numéro de facture et le numéro de TVA, et de remplir automatiquement les champs correspondants dans le modèle. Dans le cadre de ce même processus, les données clés des factures sont automatiquement exportées, validées et recoupées avec les données des fournisseurs stockées dans Microsoft SharePoint, d’où les responsables budgétaires concernés peuvent y accéder et les autoriser. Les employés du service financier peuvent alors accéder rapidement et facilement à chaque facture enregistrée pour une validation en un clic, qui importe ensuite les données, prêtes pour le paiement, dans le logiciel ERP de Booths.

La mise en œuvre du projet a débuté par une journée de consultation, au cours de laquelle Booths a précisé exactement ce qu’elle attendait de la solution – être capable de traiter 250 factures avec précision toutes les 3 heures – et comment ses composants seraient adaptés pour s’intégrer parfaitement aux opérations de comptabilité fournisseurs (AP) de Booths.

L’installation de la solution de traitement des factures avec numérisation OCR et la formation de l’équipe financière de Booths ont été réalisées par Canon en moins d’une semaine. Michelle Barnett, responsable des comptes clients et fournisseurs chez Booths, se souvient : « Comme le nouveau système dispose de ses propres PC dédiés qui exécutent un logiciel d’automatisation spécialisé, Canon a pu le configurer et le tester sans aucun impact négatif sur nos opérations en cours. »

La nouvelle solution de traitement des factures, qui comprend également du matériel de numérisation de documents Canon, intègre le puissant logiciel OCR IRISXtract™ qui numérise, puis extrait, traite et archive numériquement les données des factures de manière intelligente – le tout en parfaite intégration avec Microsoft SharePoint et la plateforme de planification des ressources d’entreprise (ERP) de Booths. Auparavant, un fournisseur envoyait une facture papier au service des comptes fournisseurs de Booths, qui la transmettait au responsable budgétaire concerné pour autorisation. Ce dernier signait et classait ensuite la facture avant de la renvoyer au service des comptes fournisseurs, qui saisissait alors manuellement les données de la facture dans le système ERP de Booths.

Avec le nouveau système de traitement des factures, lorsque le service des comptes fournisseurs reçoit désormais des factures papier, celles-ci sont numérisées et indexées au format PDF par lots de 20. Les capacités de reconnaissance intelligente des documents de la solution Canon permettent également de reconnaître et de capturer les informations comptables clés, telles que le numéro de facture et le numéro de TVA, et de remplir automatiquement les champs correspondants dans le modèle. Dans le cadre de ce même processus, les données clés des factures sont automatiquement exportées, validées et recoupées avec les données des fournisseurs stockées dans Microsoft SharePoint, d’où les responsables budgétaires concernés peuvent y accéder et les valider. Les employés du service financier peuvent alors accéder rapidement et facilement à chaque facture enregistrée pour une validation en un clic, qui importe ensuite les données, prêtes pour le paiement, dans le logiciel ERP de Booths.

La productivité et les relations avec les fournisseurs atteignent de nouveaux sommets

La productivité et les relations avec les fournisseurs atteignent de nouveaux sommets

Les avantages de la nouvelle solution pour Booths ont été nombreux et significatifs, comme l’explique Michelle : « La solution de traitement des factures de Canon, avec numérisation OCR et intégration complète dans Microsoft SharePoint, a vraiment augmenté la productivité. La recherche des factures est nettement plus rapide, car celles-ci sont désormais stockées sous forme d’images électroniques ; ce qui était auparavant une tâche manuelle chronophage s’effectue désormais en quelques secondes. Et comme nous pouvons désormais afficher une facture à l’écran pour la vérifier, le temps nécessaire à la vérification du paiement par facture lors des cycles de paiement BACs est passé de plusieurs minutes (l’époque où il fallait dénicher la facture papier dans un système de classement manuel) à quelques secondes.

« La nouvelle solution d’automatisation des processus a également contribué à réduire le temps nécessaire à l’établissement des comptes de gestion en fin de trimestre. En résumé, le nouveau système offre à Booths une plus grande fonctionnalité en matière de traitement des factures et une meilleure visibilité sur les factures en circulation au sein de l’entreprise. Nous pouvons désormais présenter une image bien plus précise de l’activité, car nous savons exactement où se trouve chaque facture. »

Les avantages de la nouvelle solution pour Booths ont été nombreux et significatifs, comme l’explique Michelle : « La solution de traitement des factures de Canon, avec numérisation OCR et intégration complète à Microsoft SharePoint, a réellement accru la productivité. La recherche des factures est nettement plus rapide, car celles-ci sont désormais stockées sous forme d’images électroniques ; ce qui était auparavant une tâche manuelle chronophage est désormais effectué en quelques secondes. Et comme nous pouvons désormais afficher une facture à l’écran pour la vérifier, le temps nécessaire à la vérification des paiements par facture lors des cycles de paiement BACs est passé de plusieurs minutes (qu’il fallait auparavant pour retrouver la facture papier dans un système de classement manuel) à quelques secondes.

« La nouvelle solution d’automatisation des processus a également contribué à réduire le temps nécessaire à l’établissement des comptes de gestion en fin de trimestre. En résumé, le nouveau système offre à Booths une plus grande fonctionnalité en matière de traitement des factures et une meilleure visibilité sur les factures en circulation au sein de l’entreprise. Nous pouvons désormais présenter une image bien plus précise de l’activité, car nous savons exactement où se trouve chaque facture. »

La solution de traitement des factures de Canon, entièrement intégrée à Microsoft SharePoint, a véritablement accru la productivité. La vitesse de récupération des factures est nettement plus rapide, car celles-ci sont désormais stockées sous forme d’images électroniques, de sorte qu’une tâche manuelle autrefois fastidieuse s’effectue désormais en quelques secondes.

Michelle Barnett, responsable des comptes fournisseurs et clients, Booths

La solution de traitement des factures de Canon, entièrement intégrée à Microsoft SharePoint, a véritablement amélioré la productivité. La recherche des factures est nettement plus rapide, car celles-ci sont désormais stockées sous forme d’images électroniques ; ce qui était auparavant une tâche manuelle fastidieuse s’effectue désormais en quelques secondes.

Michelle Barnett, responsable des comptes fournisseurs et clients, Booths

Partenaire IRIS : Canon UK

• Gain de productivité de 50 %
• Capable de traiter 250 factures avec précision toutes les 3 heures
• Intégration transparente avec Microsoft SharePoint et la plateforme ERP (Enterprise Resource Planning) de Booths