Connexxion

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Partenaire IRIS : Canon Pays-Bas

HR Scan Intelligence

« Au total, nous traitons 250 000 documents par an pour plus de 14 000 employés, en numérisant les documents provenant d’environ 60 sites et en gérant de manière centralisée l’intelligence de numérisation (classification et indexation). L’installation de la salle de courrier numérique par Canon Pays-Bas s’est achevée en septembre 2013. Après évaluation, nous pouvons confirmer que le projet répond parfaitement à nos besoins. Nous avons particulièrement apprécié l’étroite collaboration pendant la phase d’installation et le délai très court dans lequel celle-ci a été réalisée. »

– Fons Bonink, responsable de l’information Ambulance & Services partagés, Transdev

Gestion des documents RH dans une organisation comptant plus de 14 000 employés

Connexxion, leader néerlandais du transport public et privé de passagers, recherchait une solution RH pour traiter à la fois les documents internes (contrats de travail, etc.) et externes (permis de conduire, cartes d’identité, etc.).

La solution de salle de courrier numérique proposée par IRIS permet à Connexxion de numériser, classer et extraire des données de plus de 150 types de documents différents.

Dans un premier temps, les employés de 60 sites administratifs différents numérisent les documents à l’aide de la solution de numérisation IRISPowerscan™, où ils sont séparés et signés numériquement. De là, les documents sont transférés vers IRISXtract™, qui identifie le type de document (classification) et extrait les métadonnées nécessaires (indexation).

Ces documents étant de nature confidentielle, un processus de validation et d’approbation à plusieurs niveaux a été mis en place dans IRISXtract™. Une fois validés et approuvés, les documents sont stockés sur un disque central et les métadonnées, accompagnées d’un lien vers le document, sont transférées via XML vers le système ERP de l’entreprise : AFAS Profit.

• La nature confidentielle des documents est respectée tout au long du processus et documentée par une piste d’audit claire.
• En automatisant le processus de gestion des documents, Connexxion a pu réduire les frais généraux au minimum. Une réduction des coûts de 60 % a été réalisée.

Au total, nous traitons 250 000 documents par an pour plus de 14 000 employés, en numérisant les documents provenant d’environ 60 sites et en gérant de manière centralisée l’intelligence de numérisation (classification et indexation). L’installation de la salle de courrier numérique par Canon Pays-Bas s’est achevée en septembre 2013. Après évaluation, nous pouvons confirmer que le projet répond parfaitement à nos besoins. Nous avons particulièrement apprécié la collaboration étroite pendant la phase d’installation et le délai très court dans lequel celle-ci a été réalisée.

Fons Bonink, Responsable de l’information Ambulance & Services partagés, Transdev

Partenaire IRIS : Canon Pays-Bas

• Réduction des coûts de 60 %
• La perte de documents est réduite à 0 %.
• Le temps de traitement des documents est passé d’une semaine à moins d’une journée
• Utilisation optimisée de la bande passante grâce à la compression