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Automatisation du remboursement des frais médicaux

« Nous avons choisi IRIS pour ses excellents résultats en matière de classification, sa transparence, sa rapidité et la convivialité de sa solution Digital Mailroom, qui nous permet de superviser ce projet de manière autonome. »

– Henri Koks, analyste, CZ

Traitement des factures au sein d’une organisation de soins de santé (HMO)

CZ est une compagnie d’assurance maladie néerlandaise aux normes élevées en matière de service et d’efficacité. Elle a résolu deux problèmes à la fois en mettant en place une Digital Mailroom IRISXtract™. L’organisation interne de l’entreprise bénéficie d’un gain d’efficacité considérable, tandis que les clients profitent d’un traitement plus rapide.

« Notre siège social avait déjà collaboré avec IRIS en 2004. À l’époque, nous avions mis en place un projet de numérisation et de reconnaissance afin d’accélérer et de rendre plus efficace le traitement des demandes de remboursement de frais médicaux. Ce nouveau projet nous a ramenés vers IRIS », explique Ton van Rhijn, responsable des TIC et du traitement des documents.

Henri Koks, analyste chez CZ, précise : « L’objectif est d’automatiser le remboursement des frais médicaux, afin de traiter les factures entrantes rapidement et efficacement pour accélérer le processus de paiement. Cela semble assez simple, mais quand on pense à la manière dont les factures sont reçues, à leur nombre considérable et au manque d’uniformité des différentes factures papier, on commence à comprendre à quel point il était extrêmement difficile de tout coordonner. Il fallait décider quels flux de factures traiter en priorité et comment procéder. Il fallait également identifier les goulots d’étranglement existants. »

Confier les décisions de traitement à la salle de courrier numérique

Une fois reçues, les factures de frais médicaux sont numérisées et classées à l’aide d’une solution de classification basée sur la plateforme IRISXtract™. Le système détermine le type de facture, la catégorie à laquelle le document appartient et à quel employé la facture doit être transmise.

Henri Koks : « Le grand avantage de la nouvelle procédure est que bon nombre des décisions de traitement au sein de l’organisation sont prises automatiquement par le système, plutôt que d’avoir à être exécutées par les employés. »

Réalisez des économies grâce au traitement automatique des factures médicales

Au total, huit millions de factures sont traitées chaque année chez CZ. L’ensemble du processus est réalisé à l’aide d’une combinaison de logiciels de classification et de reconnaissance, auxquels un flux de travail électronique a été adapté. Cela évite aux employés beaucoup de travail manuel, tel que le tri, le contrôle et l’ajout d’informations manquantes.

« Cela a considérablement réduit le temps de traitement pour notre organisation, ce qui s’est traduit par des économies substantielles », explique M. van Rhijn. « Le système IRIS nous permet de classer toutes les factures entrantes et de reconnaître immédiatement les informations figurant sur les factures dentaires. Nous recevons entre 8 000 et 9 000 factures dentaires par jour. Nous avons réussi à réaliser des économies considérables grâce au seul classement et à la seule reconnaissance automatiques de ces factures. Nous avons également constaté une augmentation substantielle de l’efficacité des procédures de traitement. Idéalement, nous aimerions pouvoir traiter une part bien plus importante de nos opérations de cette manière à l’avenir. Le logiciel peut être configuré pour d’autres flux de documents et lots, tels que la saisie des heures non productives. C’est ainsi que le front office de l’organisation endosse progressivement la fonction d’une salle de courrier numérique. »

Nous avons choisi IRIS pour ses excellents résultats de classification, sa transparence, sa rapidité et la convivialité de sa solution de salle de courrier numérique, qui nous permet de superviser ce projet de manière autonome.

Henri Koks, analyste, CZ

• 8 millions de factures traitées chaque année
• Entre 8 000 et 9 000 factures dentaires par jour
• Économies substantielles grâce à la réduction des délais de traitement