Evides Waterbedrijf

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Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

Gestion des informations d’entreprise avec OpenText

« Le principal facteur qui a motivé notre choix d’OpenText était le partenariat stratégique solide et de longue date entre OpenText et Microsoft. Leur relation mondiale et leurs antécédents nous ont donné la confiance nécessaire pour aller de l’avant, sachant que leurs solutions respectives continueront à fonctionner en parfaite harmonie. »

– Gerry van Meijel, responsable du service de gestion documentaire, Evides Waterbedrijf

Une stratégie plus large de gestion des informations d’entreprise

Evides Waterbedrijf, une entreprise néerlandaise de distribution d’eau, dessert 2,5 millions de particuliers et d’entreprises. Elle fournit également des services d’eau industrielle à de grands clients industriels aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et en Chine. Evides emploie 650 personnes et appartient aux collectivités locales et régionales.

Evides adopte depuis longtemps une approche stratégique de la gestion de l’information et des documents, utilisant les solutions OpenText depuis 2001, avec OpenText Content Server au cœur de sa stratégie. La croissance continue, l’innovation et la nécessité de capturer, stocker et mettre à disposition les connaissances d’un large éventail de travailleurs qualifiés ont conduit Evides à réévaluer sa stratégie globale de gestion de l’information d’entreprise (EIM).

Concilier les besoins des utilisateurs et de l’entreprise avec la rentabilité à long terme

Les besoins opérationnels d’Evides évoluent, notamment en ce qui concerne les délais de conservation légaux pour de nombreux types de documents. L’entreprise a trouvé la solution idéale, qui combine les fonctionnalités et les capacités d’OpenText avec l’interface utilisateur familière de Microsoft.

Sur la recommandation d’IRIS, partenaire de longue date d’OpenText, Evides a mené un projet pilote avec OpenText Content Server, qui constitue le fondement central de la solution avec Microsoft SharePoint. Pour assurer la connexion nécessaire entre SharePoint et Content Server, OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint est utilisé pour la gestion des documents et des archives, l’archivage à long terme du contenu, et pour aider à réduire les coûts de stockage. De plus, le fait de conserver OpenText a permis d’éliminer toute migration coûteuse de contenu, contribuant ainsi à réduire le coût total de possession.

Comme Evides souhaitait également échanger avec d’autres organisations utilisant des solutions similaires, des entretiens de référence ont été organisés avec des clients utilisant à la fois Content Server et Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint.

Réduction des coûts de stockage grâce à la solution de capture IRIS

La solution est déployée à l’échelle de l’entreprise auprès d’environ 650 utilisateurs internes, et jusqu’à 900 utilisateurs au total. Tous les membres de l’organisation l’utiliseront quotidiennement dans une certaine mesure. L’ensemble du contenu, de la correspondance et des rapports aux plans techniques et aux dossiers des employés, est stocké. Plus de quatre millions de documents sont gérés par OpenText et ce chiffre devrait augmenter.

Le stockage physique d’un nombre aussi important de documents entraîne des coûts supplémentaires importants. La maîtrise des coûts est un objectif clé pour Evides. OpenText les aide à réduire leurs coûts de stockage grâce à ses capacités efficaces de stockage en instance unique, ce dont Evides ne pourrait pas bénéficier autrement.

IRIS a également aidé Evides à mettre en place une solution de capture des factures basée sur la plateforme IRISXtract™ afin d’optimiser les processus métier de son service Comptabilité fournisseurs.

Le principal facteur ayant motivé le choix d’OpenText a été le partenariat stratégique solide et de longue date entre OpenText et Microsoft. Leur relation mondiale et leurs antécédents nous ont donné la confiance nécessaire pour aller de l’avant, sachant que leurs solutions respectives continueront à fonctionner en parfaite harmonie.
Gerry van Meijel, responsable du service de gestion documentaire, Evides Waterbedrijf

Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

• 900 utilisateurs
• Plus de 4 millions de documents gérés
• Réduction des coûts de stockage