Orizon

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Partenaire IRIS : Canon Allemagne

Traitement intelligent de la paie

« Grâce à Océ COSMOS et IRISXtract™, nous réalisons des économies à l’échelle de l’entreprise et libérons nos succursales des tâches routinières improductives. Cela nous laisse plus de temps pour nous consacrer à notre cœur de métier, en particulier au recrutement de personnel, qui prend beaucoup de temps. Cela soutient en retour notre objectif d’expansion. Canon nous a fourni un élément précieux dans ce processus et restera notre partenaire pour l’optimisation des processus à l’avenir. »

– Helmut Luichtl, directeur de la division Central Service Team, Orizon GmbH

Automatisation des processus métier chez Orizon, un prestataire de services de personnel

Environ 7 500 travailleurs temporaires sont employés par le prestataire de services de personnel Orizon via plus de 80 agences dans divers secteurs. Ces sites ont été déchargés de la gestion et du traitement fastidieux de la paie : Orizon a automatisé et centralisé l’ensemble du processus métier grâce à la solution OCR IRISXtract™ et au moteur de workflow Océ COSMOS de Canon. Aujourd’hui, les agences bénéficient d’un gain de temps considérable et peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches principales.

Automatisation des processus métier chez Orizon, un prestataire de services de personnel

Environ 7 500 intérimaires travaillent pour le prestataire de services de personnel Orizon via plus de 80 agences dans divers secteurs. Ces sites ont été déchargés de la gestion et du traitement fastidieux de la paie : Orizon a automatisé et centralisé l’ensemble du processus métier grâce à la solution OCR IRISXtract™ et au moteur de workflow Océ COSMOS de Canon. Aujourd’hui, les agences bénéficient d’un gain de temps considérable et peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches principales.

Orizon figure parmi les dix plus grands prestataires de services de personnel en Allemagne. Le marché est en constante évolution et le taux de rotation est élevé. Environ 100 000 candidatures parviennent chaque année à l’entreprise, qui est toujours à la recherche de nouveaux collaborateurs. Orizon est présent dans tous les secteurs d’activité pertinents.

Les plus de 80 agences réparties dans toute la région versaient elles-mêmes les salaires aux employés et facturaient les prestations de travail aux clients locaux. Outre la gestion et le traitement de la paie, de nombreux autres documents devaient être traités et ajoutés aux dossiers du personnel, par exemple les arrêts maladie et les périodes de congés. « Cette charge administrative était importante, nous voulions donc soulager nos collègues des succursales de ce fardeau et leur donner plus de temps pour leurs tâches principales », explique Helmut Luichtl, responsable de la division Central Service Team chez Orizon à Augsbourg. L’objectif était de numériser le traitement de tous les documents liés à la paie et au personnel sur plus de 80 sites et de transmettre les données au siège d’Augsbourg. Là-bas, les informations devaient être traitées plus en profondeur par l’équipe des services centraux. Il a fallu développer des formulaires adaptés ainsi que des flux de travail automatisés. Enfin, ce projet nécessitait un logiciel OCR performant et un moteur de flux de travail flexible et adaptable. L’objectif à long terme : outre le traitement de la paie et la facturation, un système de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management) doit être mis en place à l’avenir.

Orizon est l’un des dix plus grands prestataires de services de personnel en Allemagne. Le marché est en constante évolution et le taux de rotation est élevé. Environ 100 000 candidatures par an parviennent à l’entreprise, qui est toujours à la recherche de nouveaux collaborateurs. Orizon est présent dans tous les secteurs d’activité pertinents.

Les plus de 80 agences réparties dans toute la région versaient elles-mêmes les salaires aux employés et facturaient les prestations de travail aux clients locaux. Outre la gestion et le traitement de la paie, de nombreux autres documents devaient être traités et ajoutés aux dossiers du personnel, par exemple les arrêts maladie et les périodes de congés. « Cette charge administrative était importante, nous voulions donc soulager nos collègues des succursales de ce fardeau et leur donner plus de temps pour leurs tâches principales », explique Helmut Luichtl, responsable de la division Central Service Team chez Orizon à Augsbourg. L’objectif était de numériser le traitement de tous les documents liés à la paie et au personnel sur plus de 80 sites et de transmettre les données au siège d’Augsbourg. Là-bas, les informations devaient être traitées par l’équipe des services centraux. Il a fallu développer des formulaires adaptés ainsi que des flux de travail automatisés. Enfin, ce projet nécessitait un logiciel OCR performant et un moteur de flux de travail flexible et adaptable. L’objectif à long terme : outre le traitement de la paie et la facturation, un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) doit être mis en place à l’avenir.

Moteur OCR performant et moteur de flux de travail flexible

« Depuis de nombreuses années, nous avons eu de bonnes expériences avec les systèmes multifonctions de Canon dans l’ensemble de notre entreprise, et ce partenariat a dépassé le cadre commercial, faisant de Canon un partenaire vers lequel on peut se tourner à tout moment », explique Helmut Luichtl. Ensemble, les deux parties ont développé la nouvelle structure : aujourd’hui, tous les documents relatifs aux salaires sont pré-triés dans les succursales, numérisés sur les systèmes Canon imageRUNNER locaux et envoyés au siège d’Orizon à Augsbourg. Là, le moteur OCR IRISXtract™ classe les documents et les transmet au système ERP interne.

Pour les entrées manuscrites, telles que les feuilles de temps, Canon a développé des modèles de formulaires lisibles par machine selon les spécifications d’Orizon. Grâce à Océ COSMOS, les employés de l’équipe de service central reçoivent en continu des informations sur les commandes entrantes et leur statut. Lors du traitement ultérieur, les documents provenant du système ERP d’Orizon sont fusionnés avec les documents numérisés. Les codes-barres sur les documents garantissent un suivi fiable.

Grâce à la courbe d’apprentissage rapide d’IRISXtract™, le degré d’automatisation est aujourd’hui très élevé. En cas de doute sur la plausibilité des données, les employés de l’équipe de service peuvent les corriger à tout moment. « La plupart des documents sont ainsi automatiquement stockés dans le dossier personnel numérique, sans que nous ayons à intervenir manuellement ; Canon a donc mis en œuvre nos spécifications à la lettre », explique Helmut Luichtl.

Moteur OCR haute performance et moteur de flux de travail flexible

« Depuis de nombreuses années, nous avons eu de bonnes expériences avec les systèmes multifonctions de Canon dans toute notre entreprise, et ce partenariat a dépassé le cadre commercial, faisant de Canon un partenaire vers lequel on peut se tourner à tout moment », déclare Helmut Luichtl. Ensemble, les deux parties ont développé la nouvelle structure : aujourd’hui, tous les documents relatifs aux salaires sont pré-triés dans les succursales, numérisés sur les systèmes Canon imageRUNNER locaux et envoyés au siège d’Orizon à Augsbourg. Là, le moteur OCR IRISXtract™ classe les documents et les transmet au système ERP interne.

Pour les entrées manuscrites, telles que les feuilles de temps, Canon a développé des modèles de formulaires lisibles par machine selon les spécifications d’Orizon. Grâce à Océ COSMOS, les employés de l’équipe de service central reçoivent en continu des informations sur les commandes entrantes et leur statut. Lors du traitement ultérieur, les documents provenant du système ERP d’Orizon sont fusionnés avec les documents numérisés. Les codes-barres sur les documents garantissent un suivi fiable.

Grâce à la courbe d’apprentissage rapide d’IRISXtract™, le degré d’automatisation est aujourd’hui très élevé. En cas de doute sur la plausibilité des données, les employés de l’équipe de service peuvent les corriger à tout moment. « La plupart des documents sont ainsi automatiquement stockés dans le dossier personnel numérique, sans que nous ayons à intervenir manuellement ; Canon a donc mis en œuvre nos spécifications à la lettre », explique Helmut Luichtl.

Assurer la croissance grâce à un traitement centralisé de la paie

La croissance est l’un des objectifs déclarés d’Orizon. Le marché des services de personnel, du travail temporaire et des missions de projet est en pleine expansion et, dans le même temps, très concurrentiel, car le personnel qualifié se fait rare. « En déchargeant nos agences des tâches routinières non productives, nous libérons du temps pour notre cœur de métier : le marketing, la vente et le recrutement », explique Helmut Luichtl. La solution Canon nous aide à nous développer et à croître.

D’autre part, il y a également un effet économique direct : dans chacune des plus de 80 succursales, un ou plusieurs employés étaient chargés du calcul des salaires et de la facturation sur les sites de plus grande envergure. Aujourd’hui, cette tâche est prise en charge par l’équipe de service du siège social, soutenue par l’automatisation progressive de la solution Canon. « Cela se traduit par d’importantes économies de coûts tant dans les succursales que dans l’ensemble de l’entreprise, et nous disposons désormais d’une vue d’ensemble globale des processus optimisés », déclare Helmut Luichtl.

Il en est convaincu : « Grâce aux possibilités qu’offre Océ COSMOS, nous créerons à l’avenir des opportunités de développement encore meilleures avec Canon ; en automatisant de plus en plus les processus métier chronophages et en générant de la valeur ajoutée pour nous. » Un reporting détaillé est également prévu, qui fournira notamment des informations sur les durées de traitement. Sur la base de la solution Canon, Orizon prévoit de mettre à la disposition de la direction des informations pertinentes pour la prise de décision plus facilement et plus rapidement.

Assurer la croissance grâce à un traitement centralisé de la paie

La croissance est l’un des objectifs déclarés d’Orizon. Le marché des services de personnel, du travail temporaire et des projets est en pleine expansion et, dans le même temps, très concurrentiel, car le personnel qualifié se fait rare. « En déchargeant nos succursales des tâches routinières non productives, nous libérons du temps pour notre cœur de métier : le marketing, la vente et le recrutement », explique Helmut Luichtl. La solution Canon nous aide à nous développer et à croître.

D’autre part, il y a également un effet économique direct : dans chacune des plus de 80 succursales, un ou plusieurs employés étaient chargés du calcul des salaires et de la facturation sur les sites de grande envergure. Aujourd’hui, cette tâche est prise en charge par l’équipe de service du siège social, soutenue par l’automatisation progressive de la solution Canon. « Cela se traduit par d’importantes économies de coûts tant dans les succursales que dans l’ensemble de l’entreprise, et nous disposons désormais d’une vue d’ensemble globale des processus optimisés », déclare Helmut Luichtl.

Il en est convaincu : « Grâce aux possibilités qu’offre Océ COSMOS, nous créerons à l’avenir des opportunités de développement encore meilleures avec Canon ; en automatisant de plus en plus les processus métier chronophages et en générant de la valeur ajoutée pour nous. » Un reporting détaillé est également prévu, qui fournira notamment des informations sur les durées des processus. Sur la base de la solution Canon, Orizon prévoit de mettre à la disposition de la direction des informations pertinentes pour la prise de décision plus facilement et plus rapidement.

Grâce à Océ COSMOS et IRISXtract™, nous réalisons des économies dans toute l’entreprise et libérons nos succursales des tâches routinières improductives. Cela nous laisse plus de temps pour notre cœur de métier, en particulier pour le recrutement de personnel, qui prend beaucoup de temps. Cela soutient à son tour notre objectif d’expansion. Canon nous a fourni un élément précieux dans ce processus et restera notre partenaire pour l’optimisation des processus à l’avenir.

Helmut Luichtl, responsable de la division Central Service Team, Orizon GmbH

Grâce à Océ COSMOS et IRISXtract™, nous réalisons des économies à l’échelle de l’entreprise et libérons nos succursales des tâches routinières improductives. Cela nous laisse plus de temps pour notre cœur de métier, en particulier pour le recrutement de personnel, qui prend beaucoup de temps. Cela soutient en retour notre objectif d’expansion. Canon nous a fourni un élément précieux dans ce processus et restera notre partenaire pour l’optimisation des processus à l’avenir.

Helmut Luichtl, responsable de la division Central Service Team, Orizon GmbH

Partenaire IRIS : Canon Allemagne

• Traitement centralisé de la paie de 80 succursales
• Haut degré d’automatisation
• Suivi fiable