Partena Professional

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Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

Traitement des documents RH

« Nous entretenons une excellente collaboration avec IRIS. Cela nous a permis, dès le début, de rechercher ensemble les solutions les meilleures et les plus efficaces. Lorsque nous avons choisi IRIS, les utilisateurs étaient impatients de disposer de cette solution. Nous avons reçu des réactions très intéressantes et très enthousiastes. Je me souviens d’un e-mail envoyé par un chef d’équipe qui disait : « C’est l’un des meilleurs outils que l’entreprise ait jamais mis à la disposition des utilisateurs. » »

– Pierre Leclercq, directeur Facturation & Certification, Partena

Traiter électroniquement les documents RH tout en conservant leur « force probante »

Partena Professional, qui compte environ 1 800 employés et 32 succursales, aide les entrepreneurs à se développer. Pour ce faire, elle propose une aide à la création d’entreprise, assure la sécurité sociale des travailleurs indépendants et offre des services de paie et de conseil en ressources humaines (secrétariat social). Le secrétariat social assiste les entreprises dans les domaines liés aux ressources humaines : calcul des salaires, obligations en matière de déclarations auprès des autorités de sécurité sociale, des autorités fiscales et de divers fonds de prévoyance.

L’objectif ultime de Partena était d’être reconnue par les services publics fédéraux compétents comme une entreprise entièrement dématérialisée disposant d’une « force probante ». Pour y parvenir, elle devait disposer d’une traçabilité complète dans le traitement de son courrier entrant et sortant. Cela signifie qu’elle devait être en mesure de suivre à tout moment le parcours interne d’un document. C’est pourquoi elle a décidé de se lancer dans un processus de numérisation de son courrier. Tous les documents entrants sont désormais numérisés, les données clés sont extraites et transférées vers son outil ECM à l’aide de la solution de numérisation IRISPowerscan™ et de la solution IRISXtract™ Digital Mailroom.

Partena a mené des analyses internes pour déterminer les postes sur lesquels elle pouvait gagner du temps, et ainsi améliorer son efficacité. Elle a ainsi réussi à gagner une demi-heure par personne. Cette demi-heure, auparavant consacrée à des tâches répétitives, peut désormais être utilisée pour de nouvelles tâches à valeur ajoutée. L’investissement initial sera amorti en un an et demi.

Grâce au traitement électronique des documents RH, l’entreprise a également constaté une réduction impressionnante de sa consommation d’imprimés. Au début de l’opération, elle imprimait en moyenne plus de 7 000 pages par jour. Depuis, la consommation d’encre a chuté de manière spectaculaire, ce qui a amélioré le retour sur investissement et permis à Partena de devenir plus respectueuse de l’environnement et de réduire son impact écologique.

Nous entretenons une excellente collaboration avec IRIS. Cela nous a permis, dès le début, de rechercher ensemble les solutions les meilleures et les plus efficaces. Lorsque nous avons choisi IRIS, les utilisateurs étaient impatients de disposer de la solution. Nous avons reçu des réactions très intéressantes et très enthousiastes. Je me souviens d’un e-mail envoyé par un chef d’équipe qui disait : « C’est l’un des meilleurs outils que l’entreprise ait jamais mis à la disposition des utilisateurs. »

Pierre Leclercq, Directeur Facturation & Certification, Partena

Partenaire IRIS : IRIS Professional Solutions

• Gain de temps : une demi-heure par personne
• Retour sur investissement en 1 an et demi
• Écologiquement responsable