Police du West Yorkshire

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Partenaire IRIS : Canon UK

Traitement intelligent des factures

« Chaque fois que nous avions besoin de conseils ou d’aide à chaque étape, Canon était disponible pour nous aider rapidement et de manière claire, et connaissait le produit et les spécificités techniques dans les moindres détails pour tout mettre en place. Le personnel chargé de numériser et de traiter les factures a facilement compris et adopté cette nouvelle méthode de travail. »

– Mark Raynor, responsable des opérations financières, police du West Yorkshire

Optimisation des processus grâce à la saisie automatisée des factures

La police du West Yorkshire doit traiter 42 000 factures par an. La solution de traitement des factures qu’elle utilisait n’étant plus prise en charge, elle a contacté Canon UK.

La solution de capture des comptes fournisseurs de Canon, optimisée par IRISXtract™, reçoit des images numérisées et des e-mails via un équipement de numérisation dédié et/ou une boîte de réception interrogée. Elle extrait les métadonnées d’index clés (c’est-à-dire les données d’indexation ou de balisage), qui sont ensuite recoupées pour renforcer la fiabilité de l’identification des documents et des données. Si le document et les métadonnées d’index clés ne peuvent pas être identifiés avec certitude, le document est acheminé vers un opérateur pour vérification à l’aide d’IRISXtract™ Verify. Les métadonnées sont ensuite extraites dans un format pouvant être intégré par les procédures Worktribe actuelles afin de mettre à jour ses propres données et d’enregistrer les documents sur le serveur de l’entreprise.

Étant donné que Worktribe n’assure plus le support ni le développement, le nouveau système présente ces données d’une manière qui ne nécessite aucune modification de l’importation existante.

La police du West Yorkshire a fait appel à Canon car le support Microsoft pour le matériel et les systèmes d’exploitation hébergeant la solution de traitement des factures existante arrivait à son terme.

La mise à niveau du système de traitement des factures vers la solution de capture des comptes fournisseurs de Canon, optimisée par IRISXtract™, ainsi que l’amélioration des processus internes qui soutiennent la fonction métier, ont considérablement rationalisé le processus et assuré un haut degré d’automatisation.

À chaque étape, lorsque des conseils ou une assistance étaient nécessaires, Canon était disponible pour aider de manière rapide et claire, et connaissait le produit et les spécificités techniques dans les moindres détails pour tout mettre en place. Le personnel chargé de numériser et de traiter les factures a pu facilement comprendre et adopter cette nouvelle méthode de travail.

Mark Raynor, responsable des opérations financières, police du West Yorkshire

Partenaire IRIS : Canon UK

• Plus de 75 000 images traitées chaque année
• Système back-end, Proactis (via Worktribe)
• Hébergé dans un environnement sécurisé