Randstad

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Traitement des dossiers du personnel

« Nous avons choisi IRIS car sa plateforme IRISXtract™ s’est démarquée comme une solution innovante et hautement efficace, capable de traiter divers types de documents. »

– Werner Schultheis, directeur des TIC, Randstad

Logiciel intelligent de traitement de documents pour les agences de recrutement

IRIS a mis en place une solution de traitement automatique des documents RH entrants chez Randstad, la première agence d’intérim en Allemagne. Pour Randstad, l’efficacité des processus métier dans les fonctions RH est d’une importance fondamentale pour conserver un avantage concurrentiel. Randstad a donc pris la décision stratégique de numériser le traitement des dossiers du personnel à l’aide d’IRISXtract™.

IRISXtract™ a su fournir des références convaincantes et démontrer une expérience éprouvée dans la fourniture de solutions pour le classement de volumes importants de courrier entrant. Le professionnalisme et l’efficacité dont a fait preuve IRIS ont donné à Randstad la confiance nécessaire pour un projet de cette envergure.

Un élément central de ce projet a été la mise en place d’une solution d’automatisation de la salle de courrier numérique pour le siège social de Randstad à Eschborn. Sur place, plus de 5 millions de pages de dossiers du personnel sont classées automatiquement chaque année en plus de 300 types de documents différents, indexées, extraites et transmises au système RH « SAP Records Management ».

Grâce au classement, à l’indexation et à la saisie automatique des données du courrier RH entrant, Randstad a pu réduire considérablement les coûts liés au tri et à la transmission manuels. L’entreprise est désormais en mesure de distribuer les documents plus rapidement et de prendre en charge plus efficacement les traitements supplémentaires.

« La mise en place de dossiers du personnel numériques avec traitement automatique du courrier entrant est un projet central et stratégique pour Randstad. Avec cette solution de traitement automatique des documents RH entrants, nous avons franchi une nouvelle étape en matière d’efficacité et d’efficience dans nos processus clés. L’avantage économique pour Randstad, par rapport à l’ancienne fonction axée sur le papier, est immense », déclare Werner Schultheis, directeur des TIC chez Randstad.

Création de dossiers du personnel numériques avec traitement automatique du courrier entrant

La première étape de la solution a consisté à installer le logiciel de traitement intelligent de documents IRISXtract™ pour gérer les 3 millions de pages de dossiers du personnel traitées chaque année. Le système a ensuite été configuré pour traiter et classer plus de 300 types de documents différents, conformément aux exigences de l’entreprise.

Les documents entrants sont numérisés, automatiquement classés et indexés par IRISXtract™ en fonction du type de document, puis d’autres données sont automatiquement extraites. Les données sont ensuite transférées d’IRISXtract™ vers le système RH « SAP Records Management » pour un traitement ultérieur. L’archivage des documents s’effectue dans un système de gestion de contenu IBM CommonStore.

Randstad et IRIS ont mis à niveau l’installation afin de traiter également les factures entrantes, les dossiers de candidature et les avis de paiement. De plus, XMailFetcher a été installé pour la conversion des e-mails entrants et la base de données de production est désormais presque entièrement opérationnelle.

C’est pourquoi le volume total de pages traitées avec IRISXtract™ chez Randstad a été porté à 5 millions.

IRIS a été choisi car sa plateforme de solutions IRISXtract™ s’est distinguée comme une plateforme innovante et hautement efficace, capable de traiter divers types de documents.

Werner Schultheis, directeur des TIC, Randstad

IRIS se réjouit de la confiance que Randstad accorde à son produit. L’installation chez Randstad confirme qu’IRIS est bien positionné avec IRISXtract™ pour ce type d’applications.

Manfred Traeger, directeur des ventes pour le secteur des services, IRIS

• Plus de 5 millions de pages de dossiers du personnel par an
• Plus de 300 types de documents différents

Logiciel de traitement intelligent des documents pour les cabinets de ressources humaines

Logiciel de traitement intelligent des documents pour les entreprises de ressources humaines

Pour Randstad, l’efficacité des processus métier dans les fonctions RH est d’une importance fondamentale pour conserver un avantage concurrentiel. Randstad a donc pris la décision stratégique de numériser le traitement des dossiers du personnel à l’aide d’IRISXtract™.

Pour Randstad, l’efficacité des processus métier dans les fonctions RH est d’une importance fondamentale pour conserver un avantage concurrentiel. Randstad a donc pris la décision stratégique de numériser le traitement des dossiers du personnel à l’aide d’IRISXtract™.