United Group

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Partenaire IRIS : Canon Suisse

Automatisation du traitement des factures dans le secteur électrique

Le groupe United en Suisse reçoit environ 5 000 factures de fournisseurs par an à saisir. Celles-ci arrivent soit sous forme physique, soit au format PDF dans des comptes de messagerie dédiés de l’entreprise.

Gain de productivité grâce à IRISXtract™ dans le service des comptes fournisseurs

Le groupe United en Suisse reçoit environ 5 000 factures fournisseurs par an pour la saisie. Celles-ci arrivent soit sous forme physique, soit au format PDF dans des comptes de messagerie dédiés à l’entreprise.
Dans le cas des factures physiques, les documents sont saisis via un processus de numérisation en amont. À l’aide de XMAILFetchers, 85 % des documents numériques peuvent être récupérés directement depuis les comptes de messagerie et transférés vers l’application de comptabilité fournisseurs.

La majorité des données pertinentes issues des factures est extraite et analysée automatiquement par l’application IRISXtract™ AP (reconnaissance de forme libre), puis transmise via l’interface Abacus au système ERP de pointe Abacus. Une fois le traitement terminé, des fichiers PDF-A compressés sont générés automatiquement à partir des documents.

Toutes les factures comportant des références de commande sont vérifiées et comparées automatiquement par IRISXtract™ et, si tout se passe bien, 95 % d’entre elles sont transmises directement à la comptabilité pour paiement. Les factures sans référence de commande sont automatiquement intégrées au workflow de validation. Les documents de facturation sont archivés dans un système d’archivage conforme aux exigences d’audit basé sur Canon Therefore™.

Mise à disposition d’une solution automatisée de saisie des factures, disponible 24 h/24 et 7 j/7 tout au long de l’année. Les factures entrantes parviennent au responsable de l’approbation dans les 24 heures. Vérification automatique des factures par IRISXtract™ conformément aux dispositions légales. Aucune vérification manuelle n’est nécessaire. Gain de productivité et optimisation des processus.

Grâce au traitement automatisé des factures, nous pouvons désormais confier la gestion des factures entrantes à des collaborateurs n’ayant aucune expérience en comptabilité. De plus, avec IRISXtract™, nous pouvons améliorer considérablement nos processus métier, assurer la transparence de l’ensemble du processus et réduire nos coûts. Nous sommes impressionnés par cette technologie.

Andreas Knecht, propriétaire et président du conseil d’administration, United Group AG

Automatisation du traitement des factures dans le secteur électrique

Partenaire IRIS : Canon Suisse

• Jusqu’à 5 000 documents traités par an
• Taux d’erreur nettement réduit
• Optimisation des processus
• Réduction des effectifs consacrés à la saisie des factures fournisseurs de 100 % à 25 %

Le groupe United en Suisse reçoit environ 5 000 factures fournisseurs par an pour la saisie des factures