VAOF

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Partenaire IRIS : Canon Suisse

La numérisation au service des résidents

Compte tenu du volume croissant de factures fournisseurs ainsi que de documents numériques et imprimés, l’Association pour les soins aux personnes âgées de l’Oberfricktal (VAOF) s’est fixé pour objectif de traiter son volume de documents de manière centralisée et moderne, réduisant ainsi considérablement la charge administrative des employés, en particulier dans les services de la comptabilité fournisseurs et des ressources humaines. Pour y parvenir, l’institution s’appuie sur les solutions IRISXtract™ et Therefore™ de Canon et I.R.I.S.

Compte tenu du volume croissant des factures fournisseurs ainsi que des documents numériques et imprimés, l’Association pour les soins aux personnes âgées de l’Oberfricktal (VAOF) s’est fixé pour objectif de traiter son volume de documents de manière centralisée et moderne, réduisant ainsi considérablement la charge administrative des employés – en particulier dans les services de la comptabilité fournisseurs et des ressources humaines. Pour y parvenir, l’institution s’appuie sur les solutions IRISXtract™ et Therefore™ de Canon et I.R.I.S.

• La charge de travail administrative au sein des ressources humaines ne cesse d’augmenter.
• La fusion de différents sites nécessite une infrastructure permettant de travailler indépendamment du lieu.
• L’accès aux données personnelles doit être contrôlé conformément aux directives de conformité (RGPD).
• L’accès aux données personnelles doit être contrôlé en raison des directives de conformité (RGPD).
• La gestion du volume croissant de factures fournisseurs avec moins de ressources ne doit pas nuire à la qualité des données.
• La décentralisation de la boîte de réception a entraîné des doublons ou la perte de factures.

Automatisation des processus pour les services comptabilité et ressources humaines

L’association « Verein für Altersbetreuung » (VAOF) a été fondée en 1970 à Frick et gère des maisons de retraite et des centres de soins ainsi que des appartements pour seniors à but non lucratif, permettant ainsi aux personnes âgées de vivre chez elles le plus longtemps possible. À l’heure actuelle, l’association gère et loue deux grandes maisons de retraite totalisant 220 lits médicalisés et 100 appartements pour seniors, tout en employant environ 360 personnes.

Ces dernières années, les établissements pour personnes âgées se sont de plus en plus transformés en prestataires de services. L’objectif est d’assurer, en coopération avec d’autres prestataires ainsi qu’avec les communes, une prise en charge des personnes âgées aussi décentralisée que possible dans toute la région. Cette tâche pose des défis à toutes les parties concernées.

Pour le directeur général de la VAOF, Andre Rotzetter, il était donc nécessaire d’agir :

« Nous avons décidé de poursuivre la transformation numérique car les ressources sont très limitées dans notre établissement de soins. » Ces dernières années, la charge de travail administratif a considérablement augmenté, ce qui a entraîné des goulots d’étranglement. En fin de compte, les ressources de la VAOF doivent être consacrées aux soins aux patients, et non à l’administration.

L’Association pour les soins aux personnes âgées s’appuie sur deux solutions de Canon : d’une part, I.R.I.S. pour le traitement automatisé des factures en comptabilité ainsi que pour la numérisation et l’optimisation des processus dans les ressources humaines. L’autre est la solution de gestion documentaire Therefore, qui contrôle désormais les flux de travail ainsi que certaines parties des processus opérationnels. La combinaison de ces deux solutions permet un archivage numérique légalement valable des documents, garantissant ainsi la protection des données et le respect de la structure documentaire appropriée.

Plus de transparence et de flexibilité grâce à des processus sans papier

Ces aspects ont été parmi les facteurs décisifs qui ont conduit à choisir Canon. Les solutions utilisées offrent à la VAOF davantage de flexibilité et de transparence, tout en garantissant des droits d’accès aux données trop sensibles. De plus, la décentralisation assure une indépendance vis-à-vis du lieu, ce qui est très utile pour gérer plusieurs sites.

VAOF traite entre 12 000 et 15 000 factures par an à l’aide d’IRISXtract™ Accounts Payable. Grâce à cette solution, les données pertinentes des factures sont extraites, vérifiées et automatiquement attribuées au fournisseur. « Notre niveau d’automatisation avec IRISXtract™ est de près de 100 % », rapporte Thomas Wininger, comptable chez VAOF. Un avantage évident de cette solution est le gain de temps. L’automatisation des processus a permis d’économiser 40 % des ressources administratives. Celles-ci sont désormais consacrées aux soins des personnes alitées. De plus, la solution est intuitive et facile à utiliser pour les utilisateurs. Une fois les factures approuvées, les données sont automatiquement transférées vers le système ERP Lobos. La numérisation des documents permet de réaliser des économies supplémentaires en supprimant le besoin d’archives papier. Non seulement cela rend les processus de travail beaucoup plus efficaces, mais le travail sans papier a également un impact positif sur la durabilité, car les émissions de CO₂ sont éliminées lors des processus de production, d’impression et de livraison du papier. Un autre avantage en matière de comptabilité est qu’il n’y a plus de rappels de paiement en retard, de documents perdus ou de doublons. Les remises peuvent être facilement obtenues et permettent à la VAOF d’entretenir de meilleures relations avec ses fournisseurs.

Les solutions de Canon ont permis d’optimiser non seulement la comptabilité, mais aussi les ressources humaines. L’utilisation d’IRISXtract™ et de Therefore HR a considérablement simplifié les processus. « En matière de protection des données, la solution est formidable pour nous dans le domaine des ressources humaines. Seules les personnes autorisées ont accès aux données ou peuvent consulter les documents », rapporte Tamara Taiani, responsable des ressources humaines chez VAOF. Les données et les processus de gestion des 360 employés sont tous numérisés.

Cela signifie que l’affectation automatique des documents aux dossiers du personnel correspondants est entièrement numérisée. Grâce à la technologie basée sur l’IA d’IRISXtract™, tous les documents des employés sont stockés numériquement dans le dossier approprié, sans exception, de leur arrivée à leur départ. De plus, Therefore™ garantit le respect des réglementations légales et des directives en matière de protection des données de manière contrôlée, notamment par la suppression numérique des données sensibles. Les fichiers sont automatiquement supprimés de la base de données conformément au délai légal.

Grâce à l’utilisation d’IRISXtract™ et de Therefore™, la VAOF a pu optimiser considérablement ses processus. Le degré d’automatisation avec IRISXtract™ est de près de 100 %, ce qui se traduit par un gain de temps considérable. Le traitement nettement plus rapide du courrier quotidien entrant permet désormais d’offrir aux résidents des soins rapides. 40 % des ressources économisées dans l’administration sont désormais consacrées aux soins et à l’accompagnement. Un traitement des factures plus rapide et centralisé permet un travail efficace sur les différents sites.

La collaboration avec Canon est très simple. Un projet comme celui-ci – surtout au début – n’est pas exempt d’erreurs. C’est précisément dans ces moments-là qu’il est important d’avoir un partenaire avec lequel ces problèmes peuvent être surmontés. Avec Canon, cela a parfaitement fonctionné.

Andre Rotzetter, directeur général de VAOF

Partenaire IRIS : Canon Suisse

• IRISXtract™ pour la comptabilité fournisseurs et les ressources humaines
• 40 % d’économies de ressources administratives
• Niveau d’automatisation de la comptabilité fournisseurs proche de 100 %
• Plus besoin d’archives papier

Découvrez notre toute nouvelle réussite VAOF : la numérisation au service des résidents en maison de retraite.