VCK Logistics

=

Partenaire IRIS : Canon Allemagne

Saisie et traitement automatisés des bons de livraison et des factures entrantes

« Le flux de travail numérique nous libère de la gestion fastidieuse des dossiers papier et accélère considérablement nos processus. »

– Jacqueline Dewald, responsable de projet et des achats, VCK Logistics

Le traitement manuel des bons de livraison représente encore une charge administrative et un investissement en temps considérables pour de nombreuses entreprises de logistique. C’est pourquoi Canon a mis en place un flux de travail numérique pour la saisie et le traitement automatisés des bons de livraison, basé sur le logiciel OCR IRISXtract™ chez VCK Logistics. Ce flux de travail décharge les employés des tâches administratives, améliore la qualité des processus et constitue une avancée significative vers un processus entièrement automatisé.

Le traitement manuel des bons de livraison représente encore une charge administrative et un investissement en temps considérables pour de nombreuses entreprises de logistique. C’est pourquoi Canon a mis en place un flux de travail numérique pour la saisie et le traitement automatisés des bons de livraison, basé sur le logiciel OCR IRISXtract™ chez VCK Logistics. Ce flux de travail libère les employés de la paperasserie, améliore la qualité du processus et constitue une avancée significative vers un processus entièrement automatisé.

VCK Logistics est spécialisée dans la logistique de transport sur mesure dans le domaine des solutions de projet et de contrat pour le secteur des communications mobiles. Les livraisons entrantes sont regroupées et envoyées vers des sites mobiles. Auparavant, tous les bons de livraison des envois entrants étaient classés manuellement dans des dossiers ; pour l’expédition, tous les bons de livraison étaient copiés et joints à un nouvel envoi. Avec la croissance constante du volume de marchandises, cette procédure s’est avérée de plus en plus chronophage, les taux d’erreur ont augmenté et n’étaient plus acceptables. En cas d’ambiguïté ou de classement erroné dans les dossiers en cours, la recherche dans les dossiers prenait énormément de temps.

« Nous voulions simplifier notre flux interne de bons de livraison grâce à la numérisation. Par conséquent, les processus liés aux marchandises sortantes devaient également devenir plus rapides et plus faciles à gérer », explique Jacqueline Dewald, chef de projet chez VCK Logistics. L’objectif était de numériser et de détruire les bons de livraison après leur retrait des envois. L’affectation des documents numérisés sur la base d’un numéro de commande devait ensuite être automatisée dans un système de gestion documentaire, afin que les employés puissent prendre le relais pour le traitement des envois. « Nous souhaitions également pouvoir transmettre les données issues de cette solution à nos clients pour qu’ils puissent les archiver définitivement une fois l’expédition terminée », explique Jacqueline Dewald. Compte tenu des quelque 400 expéditions sortantes par mois et du volume de bons de livraison qui en résulte (environ 360 000 feuilles par an), l’entreprise espérait que cela améliorerait et accélérerait considérablement le traitement de ses bons de livraison.

VCK Logistics est spécialisée dans la logistique de transport sur mesure dans le domaine des solutions de projet et de contrat pour l’industrie des communications mobiles. Les livraisons entrantes sont regroupées et envoyées vers des sites mobiles. Auparavant, tous les bons de livraison des expéditions entrantes étaient classés manuellement dans des dossiers ; pour l’expédition, tous les bons de livraison étaient photocopiés et joints à un nouveau colis. Avec la croissance constante du volume de marchandises, cette procédure s’est avérée de plus en plus chronophage, les taux d’erreur ont augmenté et n’étaient plus acceptables. En cas d’ambiguïté ou de classement erroné dans les dossiers en cours, la recherche dans les dossiers prenait énormément de temps.

« Nous voulions simplifier notre flux interne de bons de livraison grâce à la numérisation. Par conséquent, les processus liés aux marchandises sortantes devaient également devenir plus rapides et plus faciles à gérer », explique Jacqueline Dewald, chef de projet chez VCK Logistics. L’objectif était de numériser et de détruire les bons de livraison après leur retrait des envois. L’affectation des documents numérisés sur la base d’un numéro de commande devait ensuite être automatisée dans un système de gestion documentaire, afin que les employés puissent prendre le relais pour le traitement des envois. « Nous souhaitions également pouvoir transmettre les données issues de cette solution à nos clients pour qu’ils puissent les archiver définitivement une fois l’expédition terminée », explique Jacqueline Dewald. Compte tenu des quelque 400 expéditions sortantes par mois et du volume de bons de livraison qui en résulte (environ 360 000 feuilles par an), l’entreprise espérait que cela améliorerait et accélérerait considérablement le traitement de ses bons de livraison.

Utilisation d’un logiciel OCR pour la saisie automatisée des bons de livraison et des factures entrantes

Après une étude de marché approfondie, VCK Logistics a opté pour la solution de Canon basée sur le logiciel OCR IRISXtract™, avec transfert ultérieur des données de processus métier vers le système de gestion documentaire Therefore.

Dans un premier temps, la saisie manuelle des données et le stockage des bons de livraison ont été supprimés. Après numérisation à l’aide d’un scanner de documents professionnel Canon, les dossiers sont automatiquement créés avec toutes les informations pertinentes des bons de livraison. D’un simple clic, les dossiers individuels au sein des fichiers volumineux sont séparés à l’aide de feuilles de séparation numériques. Ces ensembles de documents sont transmis à IRISXtract™ pour analyse. Une importation automatique compare les données des expéditions annoncées provenant d’un autre système chez VCK Logistics avec les données numérisées. Les documents non reconnus sont vérifiés individuellement par les employés. « Les dossiers complets sont transférés vers l’espace de travail Therefore pour un stockage permanent et un traitement via une interface standardisée. Ils y attendent leur traitement ultérieur », explique Albrecht Hermann, chef de produit chez Canon Allemagne.

La solution mise en place a été étendue pour traiter les fichiers PDF entrants. Les bons de livraison multipages au format TIF sont numérisés dans le répertoire d’importation nouvellement créé d’IRISXtract™ et peuvent être modifiés. Ce processus s’est avéré si efficace qu’aujourd’hui, presque tous les bons de livraison arrivent sous forme numérique et la numérisation sur site n’a lieu que dans des cas particuliers.

« L’amélioration des processus nous a convaincus, si bien que nous sommes allés encore plus loin en numérisant la réception des factures », ajoute la cheffe de projet Dewald. « C’est pourquoi nous avons souhaité réduire considérablement l’affectation interne et le traitement manuel qui s’ensuit ; nous avons donc étendu notre solution avec Canon pour traiter également les factures entrantes », a déclaré Jacqueline Dewald. Le volume annuel de factures entrantes s’élève à environ 12 000 pages par an.

Utilisation d’un logiciel OCR pour la saisie automatisée des bons de livraison et des factures entrantes

À l’issue d’une étude de marché approfondie, VCK Logistics a opté pour la solution Canon basée sur le logiciel OCR IRISXtract™, avec transfert ultérieur des données de processus métier vers le système de gestion documentaire Therefore.

Dans un premier temps, la saisie manuelle des données et le stockage des bons de livraison ont été supprimés. Après numérisation à l’aide d’un scanner de documents professionnel Canon, les dossiers sont automatiquement créés avec toutes les informations pertinentes des bons de livraison. D’un simple clic, les dossiers individuels au sein des fichiers volumineux sont séparés à l’aide de intercalaires numériques. Ces ensembles de documents sont transmis à IRISXtract™ pour analyse. Une importation automatique compare les données des expéditions annoncées provenant d’un autre système chez VCK Logistics avec les données numérisées. Les documents non reconnus sont vérifiés individuellement par les employés. « Les dossiers complets sont transférés vers l’espace de travail Therefore pour un stockage permanent et un traitement via une interface standardisée. Ils y attendent leur traitement ultérieur », explique Albrecht Hermann, chef de produit chez Canon Allemagne.

La solution mise en place a été étendue pour traiter les fichiers PDF entrants. Les bons de livraison multipages au format TIF sont numérisés dans le répertoire d’importation nouvellement créé d’IRISXtract™ et peuvent être modifiés. Ce processus s’est avéré si efficace qu’aujourd’hui, presque tous les bons de livraison arrivent sous forme numérique et la numérisation sur site n’a lieu que dans des cas particuliers.

« L’amélioration des processus nous a convaincus, si bien que nous sommes allés encore plus loin en numérisant la réception des factures », ajoute la chef de projet Dewald. « C’est pourquoi nous avons souhaité réduire considérablement l’affectation interne et le traitement manuel qui s’ensuit ; nous avons donc étendu notre solution avec Canon pour traiter également les factures entrantes », a déclaré Jacqueline Dewald. Le volume annuel de factures entrantes s’élève à environ 12 000 pages par an.

Grâce à la solution de Canon, les employés de VCK Logistics gèrent désormais toutes les vérifications comptables des factures et le traitement final de chacune d’entre elles. La fonction de workflow se lance automatiquement après l’enregistrement de la fiche dans Therefore et donne le signal de traitement. Les fiches vérifiées et validées sont ensuite transmises au service comptable.

« L’ensemble du processus permet de gagner du temps et de réduire les coûts, et la qualité du processus s’est considérablement améliorée », note Albrecht Hermann. Les données sont transférées via une interface vers le logiciel de comptabilité Datev pour la comptabilisation. De plus, la collecte des bons de livraison restants provenant de fournisseurs tiers est devenue beaucoup plus facile grâce au composant matériel complémentaire que constitue le scanner DR haute performance de Canon. Ainsi, les champs d’index prédéfinis de chaque bon de livraison sont automatiquement renseignés. Étant donné que différents standards et formats sont numérisés ici, la saisie selon des mots-clés et des numéros définis permet l’accélération souhaitée lors de la création des enregistrements de données.

« Aujourd’hui, la saisie des données est beaucoup plus facile côté système, et nous pouvons accélérer considérablement ce service grâce à la numérisation des processus », explique Jacqueline Dewald. « Ce projet avec Canon nous a convaincus des avantages de la numérisation des documents, et nous allons étendre la solution à d’autres services. »

Grâce à la solution de Canon, les employés de VCK Logistics gèrent désormais tous les contrôles comptables des factures et le traitement final de chacune d’entre elles. La fonction de workflow se lance automatiquement après l’enregistrement de la fiche dans Therefore et donne le signal de traitement. Les enregistrements vérifiés et validés sont ensuite transmis au service comptable.

« L’ensemble du processus permet de gagner du temps et de réduire les coûts, et la qualité du processus s’est considérablement améliorée », note Albrecht Hermann. Les données sont transférées via une interface vers le logiciel de comptabilité Datev pour la comptabilisation. De plus, la collecte des bons de livraison restants provenant de fournisseurs tiers est devenue beaucoup plus facile grâce au composant matériel complémentaire que constitue le scanner DR haute performance de Canon. Ainsi, les champs d’index prédéfinis de chaque bon de livraison sont automatiquement renseignés. Étant donné que différents standards et formats sont numérisés ici, la saisie selon des mots-clés et des numéros définis permet l’accélération souhaitée lors de la création des enregistrements de données.

« Aujourd’hui, la saisie des données est beaucoup plus simple du côté du système, et nous pouvons accélérer considérablement ce service grâce à la numérisation des processus », explique Jacqueline Dewald. « Ce projet avec Canon nous a convaincus des avantages de la numérisation des documents, et nous allons étendre la solution à d’autres services. »

Le flux de travail numérique nous libère de la gestion fastidieuse des dossiers papier et accélère considérablement nos processus.

Jacqueline Dewald, responsable de projet et des achats, VCK Logistics

Le flux de travail numérique nous libère de la gestion fastidieuse des dossiers papier et accélère considérablement nos processus.

Jacqueline Dewald, responsable de projet et des achats, VCK Logistics

Saisie et traitement automatisés des bons de livraison et des factures entrantes

Partenaire IRIS : Canon Allemagne

• 360 000 feuilles de bons de livraison traitées par an
• 12 000 pages de factures entrantes traitées par an
• Accélère et améliore considérablement le traitement des bons de livraison