Verseidag-Indutex

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Partenaire IRIS : Canon Allemagne

Émission des factures en une journée

Verseidag-Indutex GmbH, basée à Krefeld, est spécialisée dans la production de textiles techniques. L’entreprise possède également des filiales dans d’autres pays européens. Alors que la validation des factures prenait auparavant plusieurs jours ouvrables en raison de la circulation des documents, elle est désormais effectuée en moins de 24 heures. La solution OCR intégrée IRISXtract™ de Canon assure le transfert largement automatisé des données de facturation vers Therefore.

Sur papier ou par e-mail : les factures entrantes parvenaient aux services de Verseidag-Indutex à Krefeld de différentes manières. Pendant de nombreuses années, Verseidag-Indutex a utilisé la procédure classique avec un cachet d’arrivée pour les factures papier et les e-mails imprimés. De nombreuses étapes de traitement étaient nécessaires dans la suite du processus, car les données des factures étaient saisies manuellement dans le logiciel de comptabilité interne. Dans le cadre d’une numérisation générale de nombreux processus au sein de l’entreprise, le traitement des factures entrantes devait être accéléré à partir de 2017, notamment pour soulager le service comptable de l’entreprise, qui compte 250 employés dans le monde entier. L’objectif était de traiter, valider et archiver les factures, dont le traitement s’étalait sur plusieurs jours, en moins de 24 heures à l’aide d’un outil de workflow centralisé. À l’avenir, la recherche de transactions individuelles devait être possible de manière centralisée et rapide dans tous les services. L’objectif était d’utiliser l’environnement homogène déjà en place de systèmes multifonctions Canon et, par conséquent, IRISXtract™ comme plateforme.

À l’issue d’une étude de marché et de consultations sur divers systèmes de gestion documentaire (DMS), la solution Therefore de Canon s’est imposée. Auparavant, l’entreprise utilisait Microsoft Sharepoint, mais cette solution n’était plus suffisante. Grâce à la prise en charge optimale des processus par Therefore, Canon a pu démontrer ses atouts dans le domaine de la gestion de l’information dans le cadre de ce projet et a mis en œuvre l’ensemble du projet en tant que maître d’œuvre. Toutes les factures entrantes, environ 10 000 par an, sont numérisées et archivées à l’aide d’un scanner de documents et de divers systèmes multifonctions de la série imageRUNNER de Canon. La solution OCR intégrée de Canon, IRISXtract™, assure le transfert largement automatisé des données de facturation vers Therefore. Les e-mails ne sont donc plus imprimés ni numérisés, mais envoyés directement à IRISXtract™. Les factures et les e-mails sont ensuite prêts à être comptabilisés par les services dans Therefore. Enfin, les données sont exportées vers le logiciel de comptabilité via un transfert par lots.

Avec Canon, nous traitons désormais toutes les factures entrantes de manière centralisée. Le délai de traitement jusqu’à l’approbation est de 24 heures maximum. Cela signifie que les services et la comptabilité ont à tout moment une vue d’ensemble de l’état d’avancement du traitement. De plus, Canon nous permet de rechercher rapidement les processus terminés grâce à de nombreuses fonctionnalités.

Bastian Zöller, responsable informatique, Verseidag-Indutex Krefeld

• Le délai de traitement jusqu’à l’approbation est de 24 heures maximum
• Traitement d’environ 10 000 factures par an
• Accès mobile aux validations en attente