Z + M

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Optimiser l’externalisation du traitement des documents

Le groupe Z + M est l’un des leaders du marché dans le domaine de l’externalisation du traitement documentaire.

Le groupe Z + M
est un leader du marché de l’externalisation du traitement documentaire (DPO)
avec plus de 550 employés, et s’engage fortement à employer des personnes à capacité de travail réduite. Par l’intermédiaire de Z + M Partner
, l’entreprise fournit des services à l’échelle mondiale en collaboration avec le groupe Canon
, notamment IRIS AG
et Canon Business Services
au Royaume-Uni, aux États-Unis, en Allemagne, à Hong Kong, en Australie, en Norvège et en Finlande.
Z + M Partner exploite deux centres de numérisation basés sur le cloud
à Prague et à Ostrava et traite plus de 10 millions de pages de documents par an
, en se spécialisant dans l’externalisation de la comptabilité fournisseurs (AP)
. Les opérations sont conformes aux normes ISO 27001
et les données sont traitées dans un environnement audité SOC 2 Type II
.

Les défis avant IRIS

En partenariat avec Capgemini, leader mondial des services informatiques, Z + M gère des projets techniquement exigeants dans divers secteurs. Les défis comprenaient :

• Extraction complexe et multiformat : nécessité d’algorithmes flexibles pour extraire des données complètes à partir de formats PDF, JPEG, XML et de facturation électronique. Les segments illisibles devaient être complétés manuellement lors de la validation.
• Gestion des exceptions et conformité : la mise en œuvre d’exceptions critiques pour l’activité (par exemple, données fiscales, devises, types de factures) exigeait un alignement précis sur les processus de chaque client.
• Automatisation à haut volume : afin de minimiser les interventions manuelles, Z + M avait besoin d’une mise en correspondance fiable des bases de données avec les systèmes des clients pour améliorer la qualité de l’extraction et réduire les efforts de validation.

La solution IRIS

IRIS et le groupe Z + M ont formé un partenariat stratégique pour développer les services de traitement des données (DPO) :

• IRISPowerscan® : utilisé pour numériser et séparer les documents physiques entrants, créant ainsi des données propres pour l’automatisation en aval.
• IRISXtract® : permet l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et des achats électroniques, en assurant une capture, une classification et une validation précises pour de nombreux clients.
• Migration rapide depuis l’ancien système : en s’appuyant sur des modèles de comptabilité fournisseurs standardisés et les meilleures pratiques, Z + M a migré plus de 10 projets clients depuis une ancienne solution Tungsten en moins de 3 mois. Une petite équipe administrative peut adapter les configurations aux besoins individuels des clients, permettant ainsi des opérations évolutives.

Résultats et impact

Z + M parvient à un équilibre entre automatisation, conformité et évolutivité dans des environnements complexes impliquant de multiples parties prenantes. Les principaux facteurs clés sont les suivants :

• Une détection robuste des erreurs et des mises à jour dynamiques des règles pour garantir la précision.
• Une communication transparente et une responsabilité partagée entre Z + M, les clients et IRIS pour résoudre les défis opérationnels quotidiens.
• L’optimisation des performances, la documentation et les routines de test qui réduisent le risque de violation des SLA ou des contrats et garantissent une valeur à long terme pour les clients.

Perspectives et prochaines étapes

Z + M se développe à l’international pour traiter des factures provenant du monde entier
et participe au webinaire IRIS intitulé « Maîtriser la comptabilité fournisseurs internationale : du papier à la facturation électronique transfrontalière ».
L’équipe présentera son portail DPO et expliquera comment les SLA sont respectés grâce au module complémentaire ITTC d’IRISXtract.
À l’avenir, Z + M vise à améliorer la reconnaissance des lignes de facture
grâce à des modèles d’IA
dédiés.
Témoignage client

« Nous donnons les moyens aux personnes et aux organisations grâce aux technologies innovantes et éprouvées d’IRIS, qui nous aident à prendre le contrôle de leurs flux d’informations, à automatiser les tâches répétitives et à nous concentrer sur leur cœur de métier. »
— Jan Rataj, architecte en chef des solutions, partenaire de Z + M

• Détection robuste des erreurs
• Communication transparente
• Optimisation des performances

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