Arvato Scan-Truck

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Lösung zur Digitalisierung vor Ort

„In einer zunehmend digitalisierten Welt wird die Digitalisierung von Papier zu einer immer größeren Herausforderung. Vor allem, weil wir schnell und flexibel mit vertraulichen Dokumenten umgehen müssen. Dafür haben wir eine mobile Lösung entwickelt. Die Grundidee ist einfach: Wir kommen mit dem Scan-Truck zu unseren Kunden und digitalisieren ihre Papierdokumente vor Ort. Für unsere Kunden bedeutet das, dass ihre Dokumente das Firmengelände nicht mehr verlassen müssen und dass der Kunde jederzeit Zugriff auf seine Dateien hat.“

– Klaus-Peter Horstmann, Leiter Vertrieb ECM, Arvato Bertelsmann

Digitalisierung von Papierdokumenten mit dem Arvato Scan-Truck

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird die Digitalisierung von Papier zu einer immer größeren Herausforderung. Vor allem, weil wir schnell und effizient mit vertraulichen Dokumenten umgehen müssen. Deshalb hat Arvato eine mobile Lösung zum Scannen und Klassifizieren von Dokumenten entwickelt: den Scan-Truck. Arvato fährt mit dem Scan-Truck zu seinen Kunden und digitalisiert Papierdokumente – die in der Regel vertraulicher Natur sind – vor Ort.

Der Scan-Truck ist mit 11 Arbeitsplätzen ausgestattet, die über die Dokumentenklassifizierungs- und Datenerfassungssoftware IRISXtract™ sowie einen Hochleistungsscanner verfügen, der bis zu 100.000 Blatt pro Tag digitalisieren kann.

Für Kunden bedeutet dies, dass ihre Dokumente das Firmengelände nicht mehr verlassen müssen und während des Digitalisierungsprozesses jederzeit zugänglich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen durch die Digitalisierung Geld sparen und die Umwelt schonen.

Alles beginnt mit der Ankunft des Scan-Trucks in Ihren Büroräumen. Die Arvato-Mitarbeiter bitten Sie, ihnen den Weg zu den Akten zu weisen, und transportieren diese Papierdokumente anschließend in speziellen Behältern zum Scan-Truck, der nur für autorisierte Personen zugänglich ist. Hier beginnt der Service zum Scannen und Digitalisieren der Dokumente.

Die Dokumente werden für das Scannen vorbereitet, indem Heftklammern entfernt und eventuelle Falten geglättet werden. Anschließend werden sie mit dem Hochleistungsscanner eingescannt und an einen Arbeitsplatz übertragen, der mit der IRISXtract™ Digital Mailroom-Lösung ausgestattet ist. IRISXtract™ klassifiziert die Dokumente in Kategorien: Rechnungen, Verträge, … Schließlich, in der letzten Phase, werden die Dokumente in dem von Ihnen gewünschten digitalen Format, z. B. PDF/A, TIFF, … an Sie zurückgegeben.

https://vimeo.com/264228388

In einer zunehmend digitalisierten Welt stellt die Digitalisierung von Papier eine immer größere Herausforderung dar. Vor allem, weil wir schnell und flexibel mit vertraulichen Dokumenten umgehen müssen. Dafür haben wir eine mobile Lösung entwickelt. Die Grundidee ist einfach: Wir kommen mit dem Scan-Truck zu unseren Kunden und digitalisieren deren Papierdokumente vor Ort. Für unsere Kunden bedeutet dies, dass ihre Dokumente das Firmengelände nicht mehr verlassen müssen und dass der Kunde jederzeit Zugriff auf seine Dateien hat.

Klaus-Peter Horstmann, Leiter Vertrieb ECM, Arvato Bertelsmann

• Ein Hochleistungsdrucker mit einer Kapazität von bis zu 100.000 Blatt pro Tag
• 11 Arbeitsplätze, ausgestattet mit der Dokumentenklassifizierungs- und Datenerfassungssoftware IRISXtract™
• Ausgabeformat Ihrer Wahl, z. B. PDF/A, TIFF, …