Bayer 04 Leverkusen

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IRIS-Partner: GWS

Optimierte Rechnungsbearbeitung

„Eine große Stärke ist definitiv die hervorragende Partnerschaft, die wir mit IRIS pflegen. Wenn wir uns für eine Partnerschaft mit einem Unternehmen entscheiden, streben wir eine langfristige Zusammenarbeit an. Es ist wichtig, dass sich die Produkte des Partners problemlos mit unseren verbinden lassen, um die Konsistenz der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.“

– Helmut Benefader, Geschäftsführer, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Bayer 04 Leverkusen ist ein bekannter deutscher Fußballverein, der 1904 gegründet wurde. Er gehört zu den Top-Teams der deutschen ersten Liga, der Bundesliga. Das Unternehmen hinter dem Verein beschäftigt 180 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen, darunter: Buchhaltung, Marketing und Kommunikation, Ticketverkauf, Mitglieder- und Vertragsmanagement, Merchandising und Lager sowie IT und Technik. Das Unternehmen erhält monatlich über 1.300 Rechnungen, was jährlich mehr als 14.000 Rechnungen entspricht.

Obwohl Bayer 04 Leverkusen über viele Standorte verfügt, gab es kein zentrales System zur Rechnungsbearbeitung. Die Rechnungen trafen an verschiedenen Standorten ein, was eine große Herausforderung darstellte. Es war Zeit für eine optimierte Lösung zur Rechnungsbearbeitung, und genau das hat GWS vorgeschlagen. Nun bietet das s.dok-System von GWS eine Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, auf die zentral zugegriffen werden kann. Darüber hinaus können nun Berechtigungen vergeben werden, was bei papierbasierten Rechnungsprozessen nicht möglich war.

Von einer optimierten Lösung für die Rechnungsbearbeitung zu einer umfassenderen Lösung für die Datenextraktion

Bayer 04 Leverkusen begann mit der traditionellen Rechnungsbearbeitung, entwickelte das System jedoch jedes Quartal weiter. Bald erkannte man, dass das System auch für andere Zwecke genutzt werden konnte, und begann, Spieler-, Sponsoren- und Mitgliedschaftsverträge sowie Dauerkartenabonnements zu scannen. In Zukunft plant man, noch einen Schritt weiter zu gehen und technische Verträge zentral zu archivieren.

Das funktioniert wie folgt: Die Post kommt in der Poststelle an und die Briefe werden geöffnet. Die Rechnungen werden entnommen und Heftklammern entfernt. Ein Barcode-Etikett (Seriennummer) wird auf die erste Seite einer Rechnung geklebt. Die Rechnungen werden gescannt und an s.scan übertragen. s.scan basiert auf IRISXtract™, einer OCR-Scan- und Datenextraktionslösung. Nach dem Scanvorgang werden die Daten extrahiert und für die weitere Übertragung an die GWS Sport Lösung überprüft. Die Daten werden in das Dokumentenmanagementsystem s.dok eingegeben und archiviert. Schließlich werden die Daten zur weiteren Geschäftsanalyse an die Business-Intelligence-Software übertragen.

Für GWS ist eine der größten Stärken von IRIS, dass sich die Produkte problemlos mit anderer Software verbinden lassen. Dies ist wichtig, da es die Konsistenz der Geschäftsprozesse über einen längeren Zeitraum gewährleistet.

https://vimeo.com/90037186

Eine große Stärke ist definitiv die hervorragende Partnerschaft, die wir mit IRIS pflegen. Wenn wir uns für eine Partnerschaft mit einem Unternehmen entscheiden, streben wir eine langfristige Zusammenarbeit an. Es ist wichtig, dass sich die Produkte des Partners problemlos mit unseren verbinden lassen, um die Konsistenz der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Helmut Benefader, Geschäftsführer, GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

IRIS-Partner: GWS

• 14.000 Rechnungen pro Jahr
• Wird auch zum Scannen von Verträgen und Abonnements für Zeitkarten verwendet