Booths

Geschrieben von, The IRIS Team · 7. Mai 2026

Partner von IRIS: Canon UK

Lösung für die Rechnungsbearbeitung

„Die Lösung von Canon für die Rechnungsbearbeitung mit vollständiger Integration in Microsoft SharePoint hat die Produktivität erheblich gesteigert. Die Rechnungen lassen sich viel schneller abrufen, da sie nun als elektronische Bilder gespeichert werden. Manuelle Aufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, sind nun in wenigen Sekunden erledigt.“

– Michelle Barnett, Purchase & Sales Ledger Manager, Booths

Optimierung der Kreditorenbuchhaltung einer Supermarktkette

Booths ist eine expandierende, regionale Supermarktkette, die im Nordwesten Großbritanniens gegründet wurde. Das Unternehmen beschäftigt über 3.000 Mitarbeiter in 29 Filialen und verfügt über eigene Produktions-, Vertriebs- und Wartungsanlagen sowie ein Hauptverwaltungsgebäude. Das Unternehmen bleibt der Philosophie seines Gründers treu, „die besten verfügbaren Waren in attraktiven Filialen zu verkaufen, die mit erstklassigen Mitarbeitern besetzt sind“. Um diese Vision zu verwirklichen, arbeitet das Unternehmen intensiv daran, sich in den Gemeinden, in denen es tätig ist, zu engagieren und in Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten und Produzenten Eigenmarken-Sortimente zu entwickeln. Während sowohl Booths als auch die vielen lokalen Lieferanten und Produzenten, mit denen es zusammenarbeitet, von dieser symbiotischen Beziehung profitiert haben, führt die noch junge Unternehmensgeschichte vieler seiner Handelspartner dazu, dass viele Rechnungen einreichen, die sich in Art und Qualität erheblich unterscheiden.

Um effizientere Arbeitsabläufe zu erreichen, entschied sich Booths für eine Lösung, die den Prozess rationalisieren und den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen drastisch reduzieren sollte. Nach Prüfung verschiedener Optionen entschied sich Booths für die Rechnungsbearbeitungslösung von Canon mit OCR-Scanning auf Basis von IRISXtract™, die in den zwei Jahren seit der Installation Zeitersparnisse und eine deutlich gesteigerte Produktivität gebracht hat.

Booths ist eine expandierende, regionale Supermarktkette, die im Nordwesten Großbritanniens gegründet wurde. Das Unternehmen beschäftigt über 3.000 Mitarbeiter in 29 Filialen und verfügt über eigene Produktions-, Vertriebs- und Wartungsanlagen sowie ein Hauptverwaltungsgebäude. Das Unternehmen bleibt der Philosophie seines Gründers treu, „die besten verfügbaren Waren in attraktiven Filialen zu verkaufen, die mit erstklassigen Mitarbeitern besetzt sind“. Um diese Vision zu verwirklichen, arbeitet das Unternehmen intensiv daran, sich in den Gemeinden, in denen es tätig ist, zu engagieren und in Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten und Produzenten Eigenmarken-Sortimente zu entwickeln. Während sowohl Booths als auch die vielen lokalen Lieferanten und Produzenten, mit denen es zusammenarbeitet, von dieser symbiotischen Beziehung profitiert haben, führt die noch junge Unternehmensgeschichte vieler seiner Handelspartner dazu, dass diese Rechnungen einreichen, die sich in Art und Qualität erheblich unterscheiden.

Um effizientere Arbeitsabläufe zu erreichen, entschied sich Booths für eine Lösung, die den Prozess rationalisieren und den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen drastisch reduzieren sollte. Nach Prüfung einer Reihe von Optionen entschied sich Booths für die Rechnungsbearbeitungslösung von Canon mit OCR-Scanning auf Basis von IRISXtract™, die in den zwei Jahren seit der Installation Zeitersparnisse und eine deutlich verbesserte Produktivität gebracht hat.

Effizienzsteigerung durch OCR-Scannen von Rechnungen zur Unterstützung der Geschäftsausweitung

Damit ein Unternehmen expandieren und gleichzeitig profitabel bleiben kann, muss es nicht nur seine Umsätze steigern, sondern auch seine internen Prozesse durch die Einführung effizientester Arbeitsmethoden optimieren. Booths identifizierte die manuelle Bearbeitung seiner Rechnungen als einen Geschäftsbereich, in dem operative Veränderungen erhebliche Vorteile bringen könnten. Steve Sumner, Financial Controller bei Booths, erläutert die Herausforderung, vor der das Unternehmen stand: „Wir haben 3.500 Lieferanten, von denen 2.000 ‚Kostenlieferanten‘ sind, die Rechnungen für Investitions- oder Reparaturgüter einreichen – die ‚Nicht zum Weiterverkauf bestimmten Waren‘, die wir beschaffen, um als Unternehmen funktionieren zu können. Aufgrund unserer Politik, nach Möglichkeit mit lokalen Lieferanten zusammenzuarbeiten, deren Unternehmen sich in ihrer Größe enorm unterscheiden, variieren auch Umfang und Format der Rechnungen, die sie an unsere Filialen senden – von handschriftlichen über mehrseitige Papierrechnungen bis hin zu elektronischen Rechnungen. Das bedeutete, dass wir den Großteil der Rechnungen manuell bearbeiten mussten, was sehr zeitaufwändig war, insbesondere wenn eine Rechnung handschriftlich und nicht klar lesbar war oder einige der von uns benötigten Daten fehlten.“

„Wir haben uns daher entschlossen, in eine softwarebasierte Lösung zur Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scan zu investieren, die die Genauigkeit der Dateneingabe verbessern und gleichzeitig den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Zahlungsdaten, Rückfragen und die Anzahl verlorener Rechnungen reduzieren sollte. Mit dem Ziel, unsere Kosten für die Zahlungsabwicklung zu senken und gleichzeitig unsere Lieferantenbeziehungen zu verbessern, haben wir zwei Lösungen geprüft, uns aber letztendlich von dem hohen Engagement von Canon überzeugen lassen, uns während des gesamten Projekts zu unterstützen.“

Damit ein Unternehmen expandieren und gleichzeitig profitabel bleiben kann, muss es sicherstellen, dass es nicht nur seinen Umsatz steigert, sondern auch die internen Prozesse durch die Einführung der effizientesten Arbeitsmethoden optimiert. Booths identifizierte die manuelle Bearbeitung seiner Rechnungen als einen Geschäftsbereich, in dem operative Veränderungen erhebliche Vorteile bringen könnten. Steve Sumner, Financial Controller bei Booths, erläutert die Herausforderung, vor der das Unternehmen stand: „Wir haben 3.500 Lieferanten, von denen 2.000 ‚Kostenlieferanten‘ sind, die Rechnungen für Investitions- oder Reparaturgüter einreichen – die ‚Nicht zum Weiterverkauf bestimmten Waren‘, die wir beschaffen, um unseren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Aufgrund unserer Politik, nach Möglichkeit mit lokalen Lieferanten zusammenzuarbeiten, deren Unternehmen sich in ihrer Größe stark unterscheiden, variieren auch Umfang und Format der Rechnungen, die sie an unsere Filialen senden – von handschriftlichen über mehrseitige Papierrechnungen bis hin zu elektronischen Rechnungen. Das bedeutete, dass wir den Großteil der Rechnungen manuell bearbeiten mussten, was sehr zeitaufwändig war, insbesondere wenn eine Rechnung handschriftlich und nicht klar lesbar war oder einige der von uns benötigten Daten fehlten.“

„Wir haben uns daher entschlossen, in eine softwarebasierte Lösung zur Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scan zu investieren, die die Genauigkeit der Dateneingabe verbessern und gleichzeitig den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Zahlungsdaten, Rückfragen und die Anzahl verlorener Rechnungen reduzieren sollte. Mit dem Ziel, unsere Kosten für die Zahlungsabwicklung zu senken und gleichzeitig unsere Lieferantenbeziehungen zu verbessern, haben wir zwei Lösungen geprüft, uns aber letztendlich von dem hohen Engagement von Canon überzeugt, uns während des gesamten Projekts zu unterstützen.“

Canon bietet Beratung, Lösungen und Schulungen für Geschäftsprozesse

Die Umsetzung des Projekts begann mit einem Beratungstag, an dem Booths genau festlegte, was das Unternehmen von der Lösung erwartete – nämlich die Fähigkeit, alle drei Stunden 250 Rechnungen fehlerfrei zu verarbeiten – und wie die Komponenten genau auf die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung (AP) von Booths zugeschnitten werden sollten.

Die Installation der Rechnungsbearbeitungslösung mit OCR-Scanfunktion und die Schulung des Finanzteams von Booths wurden von Canon innerhalb einer Woche abgeschlossen. Michelle Barnett, Purchase and Sales Ledger Manager bei Booths, erinnert sich: „Da das neue System über eigene PCs verfügt, auf denen spezielle Automatisierungssoftware läuft, konnte Canon es einrichten und testen, ohne dass unser laufender Betrieb beeinträchtigt wurde.“

Die neue Rechnungsbearbeitungslösung, die auch Dokumentenscan-Hardware von Canon umfasst, verfügt über die leistungsstarke OCR-Software IRISXtract™, die die Rechnungsdaten digitalisiert und anschließend intelligent extrahiert, verarbeitet und digital archiviert – alles nahtlos integriert in Microsoft SharePoint und die Enterprise-Resource-Planning-Plattform (ERP) von Booths. Früher schickte ein Lieferant eine Papierrechnung an die Kreditorenbuchhaltung von Booths, die diese zur Genehmigung an den zuständigen Budgetverantwortlichen weiterleitete. Dieser unterschrieb und kodierte die Rechnung und schickte sie zurück an die Kreditorenbuchhaltung, die die Daten der Rechnung dann manuell in das ERP-System von Booths eingab.

Mit dem neuen Rechnungsbearbeitungssystem werden Papierrechnungen, sobald sie bei der Kreditorenbuchhaltung eingehen, in Stapeln zu je 20 Stück gescannt und als PDF-Dateien indexiert. Die intelligenten Dokumentenerkennungsfunktionen der Canon-Lösung erkennen und erfassen zudem wichtige Buchhaltungsinformationen wie Rechnungsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und füllen die entsprechenden Felder in der Vorlage automatisch aus. Im Rahmen desselben Prozesses werden wichtige Rechnungsdaten automatisch exportiert, validiert und mit den in Microsoft SharePoint gespeicherten Lieferantendaten abgeglichen, wo die zuständigen Budgetverantwortlichen darauf zugreifen und sie genehmigen können. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung können dann schnell und einfach auf jede erfasste Rechnung zugreifen, um sie mit einem Klick zu validieren, woraufhin die Daten zur Zahlung bereit in die ERP-Software von Booths importiert werden.

Die Umsetzung des Projekts begann mit einem Beratungstag, an dem Booths genau festlegte, was das Unternehmen von der Lösung erwartete – nämlich alle drei Stunden 250 Rechnungen fehlerfrei zu verarbeiten – und wie die Komponenten genau auf die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung (AP) von Booths zugeschnitten werden sollten.

Mit dem neuen Rechnungsbearbeitungssystem werden Papierrechnungen, sobald sie bei der Kreditorenbuchhaltung eingehen, gescannt und in Stapeln zu je 20 Stück als PDF-Dateien indexiert. Die intelligenten Dokumentenerkennungsfunktionen der Canon-Lösung erkennen und erfassen zudem wichtige Buchhaltungsinformationen wie Rechnungsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und füllen die entsprechenden Felder in der Vorlage automatisch aus. Im Rahmen desselben Prozesses werden wichtige Rechnungsdaten automatisch exportiert, validiert und mit den in Microsoft SharePoint gespeicherten Lieferantendaten abgeglichen, wo die zuständigen Budgetverantwortlichen darauf zugreifen und sie genehmigen können. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung können dann schnell und einfach auf jede erfasste Rechnung zugreifen, um sie mit einem Klick zu validieren, woraufhin die Daten zur Zahlung bereit in die ERP-Software von Booths importiert werden.

Produktivität und Lieferantenbeziehungen erreichen neue Höchststände

Die Vorteile der neuen Lösung für Booths sind zahlreich und erheblich, wie Michelle erklärt: „Die Canon-Lösung zur Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scan und vollständiger Integration in Microsoft SharePoint hat die Produktivität wirklich gesteigert. Das Abrufen von Rechnungen ist deutlich schneller, da diese nun als elektronische Bilder gespeichert sind, sodass eine früher zeitaufwändige manuelle Aufgabe nun in Sekundenschnelle erledigt ist. Und da wir eine Rechnung nun zur Überprüfung auf dem Bildschirm aufrufen können, hat sich die Zeit für Zahlungsabfragen pro Rechnung während der BACs-Zahlungsläufe von Minuten – die früher benötigt wurden, um die Papierrechnung aus einem manuellen Ablagesystem hervorzukramen – auf Sekunden reduziert.

„Die neue Lösung zur Prozessautomatisierung hat auch dazu beigetragen, den Zeitaufwand für die Erstellung der Managementberichte am Quartalsende zu reduzieren. Zusammenfassend bietet das neue System Booths mehr Funktionalität bei der Rechnungsbearbeitung und einen besseren Überblick über die Rechnungen, die im Unternehmen im Umlauf sind. Wir können nun ein weitaus genaueres Bild des Geschäftsbetriebs vermitteln, da wir genau wissen, wo sich eine Rechnung gerade befindet.“

Die Vorteile der neuen Lösung für Booths sind zahlreich und erheblich, wie Michelle erklärt: „Die Canon-Lösung zur Rechnungsbearbeitung mit OCR-Scan und vollständiger Integration in Microsoft SharePoint hat die Produktivität wirklich gesteigert. Das Abrufen von Rechnungen ist deutlich schneller, da diese nun als elektronische Bilder gespeichert sind, sodass eine ehemals zeitaufwändige manuelle Aufgabe nun in Sekundenschnelle erledigt ist. Und da wir eine Rechnung nun zur Überprüfung auf dem Bildschirm aufrufen können, hat sich die Zeit für Zahlungsabfragen pro Rechnung während der BACs-Zahlungsläufe von Minuten – die früher benötigt wurden, um die Papierrechnung aus einem manuellen Ablagesystem hervorzukramen – auf Sekunden verkürzt.

Die Canon-Lösung zur Rechnungsbearbeitung, die vollständig in Microsoft SharePoint integriert ist, hat die Produktivität deutlich gesteigert. Das Abrufen von Rechnungen geht wesentlich schneller, da diese nun als elektronische Bilder gespeichert sind, sodass eine ehemals zeitaufwändige manuelle Aufgabe nun in Sekundenschnelle erledigt ist.

Michelle Barnett, Leiterin der Buchhaltung (Einkauf und Verkauf), Booths

IRIS-Partner: Canon UK

50 % Produktivitätssteigerung
Kann alle 3 Stunden 250 Rechnungen fehlerfrei verarbeiten
Nahtlose Integration in Microsoft SharePoint und die ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning) von Booths

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