Connexxion

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IRIS-Partner: Canon Niederlande

HR-Scan-Intelligence

„Insgesamt verarbeiten wir jährlich 250.000 Dokumente für über 14.000 Mitarbeiter, scannen die Dokumente von ca. 60 Standorten ein und verwalten die Scan-Intelligence (Klassifizierung und Indizierung) zentral. Die Installation der digitalen Poststelle durch Canon Niederlande wurde im September 2013 abgeschlossen. Nach einer Bewertung können wir bestätigen, dass das Projekt unsere Anforderungen vollständig erfüllt. Besonders geschätzt haben wir die enge Zusammenarbeit während der Installationsphase und den kurzen Zeitrahmen, in dem dies realisiert wurde.“

– Fons Bonink, Informationsmanager Ambulanz & Shared Services, Transdev

Verwaltung von HR-Dokumenten in einem Unternehmen mit über 14.000 Mitarbeitern

Connexxion, der niederländische Marktführer im öffentlichen und privaten Personenverkehr, suchte nach einer HR-Lösung zur Verarbeitung sowohl interner (Arbeitsverträge, …) als auch externer Dokumente (Führerscheine, Ausweise …).

Die von IRIS angebotene digitale Poststellenlösung ermöglicht es Connexxion, über 150 verschiedene Dokumenttypen zu scannen, zu klassifizieren und Daten daraus zu extrahieren.

In einem ersten Schritt scannen Mitarbeiter an 60 verschiedenen Verwaltungsstandorten die Dokumente mit der Scanlösung IRISPowerscan™, wo sie getrennt und digital signiert werden. Von dort werden die Dokumente an IRISXtract™ übertragen, das den Dokumenttyp identifiziert (Klassifizierung) und die erforderlichen Metadaten extrahiert (Indizierung).

Da es sich bei diesen Dokumenten um vertrauliche Unterlagen handelt, wurde in IRISXtract™ ein mehrstufiger Validierungs- und Genehmigungsablauf eingerichtet. Nach der Validierung und Genehmigung werden die Dokumente auf einem zentralen Laufwerk gespeichert und die Metadaten mit einem Link zum Dokument werden per XML an das ERP-System des Unternehmens, AFAS Profit, übertragen.

• Die Vertraulichkeit der Dokumente wird während des gesamten Prozesses gewahrt und durch einen klaren Prüfpfad dokumentiert.
• Durch die Automatisierung des Dokumentenprozesses konnte Connexxion den Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Es wurde eine Kostensenkung von 60 % erzielt.

Insgesamt verarbeiten wir jährlich 250.000 Dokumente für über 14.000 Mitarbeiter, scannen die Dokumente von ca. 60 Standorten ein und verwalten die Scan-Intelligenz (Klassifizierung und Indizierung) zentral. Die Installation der digitalen Poststelle durch Canon Niederlande wurde im September 2013 abgeschlossen. Nach einer Evaluierung können wir bestätigen, dass das Projekt unsere Anforderungen vollständig erfüllt. Besonders geschätzt haben wir die enge Zusammenarbeit während der Installationsphase und den kurzen Zeitrahmen, in dem dies realisiert wurde.

Fons Bonink, Informationsmanager Ambulanz & Shared Services, Transdev

IRIS-Partner: Canon Niederlande

• Kostenreduktion von 60 %
• Der Dokumentenverlust wurde auf 0 % reduziert.
• Die Bearbeitungszeit für Dokumente sank von einer Woche auf weniger als einen Tag
• Optimierte Bandbreitennutzung durch Komprimierung