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Automatisierung der Erstattung von Krankheitskosten

„Wir haben uns für IRIS entschieden, weil das Unternehmen hervorragende Klassifizierungsergebnisse, Transparenz, Schnelligkeit und eine benutzerfreundliche Digital-Mailroom-Lösung bietet, die es uns ermöglicht, dieses Projekt eigenständig zu betreuen.“

– Henri Koks, Analyst, CZ

Rechnungsbearbeitung bei einer Gesundheitsorganisation (HMO)

CZ ist eine niederländische Krankenkasse mit hohen Standards in Bezug auf Service und Effizienz. Durch die Einrichtung eines IRISXtract™ Digital Mailroom löste das Unternehmen zwei Probleme auf einmal. Die eigene Organisation profitiert von einem Effizienzsprung im internen Bereich, während die Kunden gleichzeitig von einer schnelleren Bearbeitung profitieren.

„Unsere Zentrale hat bereits 2004 mit IRIS zusammengearbeitet. Damals haben wir ein Scan- und Erkennungsprojekt umgesetzt, um eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Erstattungsanträgen für medizinische Kosten zu erreichen. Das neue Projekt hat uns erneut zu IRIS geführt“, erklärt Ton van Rhijn, Leiter der Abteilung für ICT und Dokumentenverarbeitung.

CZ-Analyst Henri Koks führt weiter aus: „Das Ziel ist die Automatisierung der Erstattung von medizinischen Kosten, um eingehende Rechnungen zügig und effizient zu bearbeiten und so den Zahlungsprozess zu beschleunigen. Das klingt recht einfach, aber wenn man bedenkt, wie die Rechnungen eingehen, wie zahlreich sie sind und wie uneinheitlich die verschiedenen Papierrechnungen sind, versteht man, was für ein extrem schwieriges Unterfangen es war, alles zu koordinieren. Es mussten Entscheidungen getroffen werden, welche Rechnungsströme bei der Bearbeitung Vorrang haben sollten und wie dies geschehen sollte. Außerdem mussten bestehende Engpässe identifiziert werden.“

Lassen Sie den Digital Mailroom die Verarbeitungsentscheidungen treffen

Nach dem Eingang werden die Arztrechnungen gescannt und mithilfe einer Klassifizierungslösung auf Basis der IRISXtract™-Plattform kategorisiert. Das System ermittelt die Rechnungsart, die Kategorie, zu der das Dokument gehört, und an welchen Mitarbeiter die Rechnung weitergeleitet werden soll.

Henri Koks: „Der große Vorteil des neuen Verfahrens besteht darin, dass viele der Bearbeitungsentscheidungen innerhalb des Unternehmens automatisch vom System getroffen werden, anstatt von Mitarbeitern durchgeführt werden zu müssen.“

Kosteneinsparungen durch die automatische Verarbeitung von Arztrechnungen

Insgesamt werden bei CZ jährlich acht Millionen Rechnungen verarbeitet. Der gesamte Prozess wird mithilfe einer Kombination aus Klassifizierungs- und Erkennungssoftware durchgeführt, an die ein elektronischer Workflow angepasst wurde. Dies erspart den Mitarbeitern viel manuelle Arbeit wie das Sortieren, Überprüfen und Ergänzen fehlender Informationen.

„Dadurch hat sich die Bearbeitungszeit für uns als Organisation deutlich verkürzt, was wiederum zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt hat“, sagt van Rhijn. „Das IRIS-System ermöglicht es uns, alle eingehenden Rechnungen zu klassifizieren und die Informationen auf Zahnarztrechnungen sofort zu erkennen. Wir erhalten täglich zwischen 8.000 und 9.000 Zahnarztrechnungen. Allein durch die automatische Klassifizierung und Erkennung dieser Rechnungen konnten wir erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem haben wir eine erhebliche Effizienzsteigerung bei den Bearbeitungsprozessen erzielt. Im Idealfall möchten wir in Zukunft einen viel größeren Teil unserer Bearbeitung auf diese Weise abwickeln können. Die Software lässt sich auch für andere Dokumentenströme und Stapel einrichten, wie beispielsweise die Erfassung von nicht produktiven Stunden. Auf diese Weise übernimmt das Front Office der Organisation nach und nach die Funktion eines Digital Mailrooms.“

Wir haben uns für IRIS entschieden, weil die Lösung hervorragende Klassifizierungsergebnisse, Transparenz, Geschwindigkeit und eine hohe Benutzerfreundlichkeit bietet, sodass wir dieses Projekt eigenständig betreuen können.

Henri Koks, Analyst, CZ

• 8 Millionen verarbeitete Rechnungen pro Jahr
• Zwischen 8.000 und 9.000 Zahnarztrechnungen pro Tag
• Erhebliche Kosteneinsparungen dank verkürzter Bearbeitungszeiten