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ecm:one im Finale des Wettbewerbs „Product Matching Engine“ bei Beyond Conventions

„Wir wurden von thyssenkrupp herausgefordert, zu beweisen, dass ein hoher Automatisierungsgrad in wichtigen Unternehmensprozessen möglich ist. Bei der Challenge „Product Matching Engine“ haben wir es dank der innovativen und erweiterbaren Purchase Order Capture Solution unseres Partners IRIS ins Finale geschafft.“

– Martin Odinius, Gründer, ecm:one

ecm:one ist ein junges, dynamisches Tech-Start-up mit Sitz in Münster. Es ist auf die kosteneffiziente Digitalisierung von Unternehmensprozessen spezialisiert. Martin Odinius, CEO und Gründer, verfügt über 18 Jahre Erfahrung mit CMS-Implementierungsprojekten in kleinen und mittleren Unternehmen.

Am 20. und 21. Februar fand die „Beyond Conventions 2018“ am Hauptsitz von thyssenkrupp in Essen statt. „Beyond Conventions“ ist eine Veranstaltung, bei der Start-ups vor fünf großen deutschen Unternehmen (thyssenkrupp, innogy, Funke Medien NRW, Open Grid Europe und Schacht One) pitchen können, die verschiedene Herausforderungen vorbereitet haben. Von den über 200 eingegangenen Bewerbungen konnte sich ecm:one zusammen mit zwei weiteren Bewerbern für das Finale der Challenge „Product Matching Engine“ von thyssenkrupp qualifizieren.

Bei thyssenkrupp Materials Germany gehen jährlich bis zu 130.000 Bestellungen ein, von denen fast 50 % per Post oder Fax eingehen. Nach Eingang eines Faxes oder einer Postsendung wird diese von unserem Kundenservice an den jeweiligen Standorten bearbeitet. Das bedeutet, dass jede Zeile der Bestellung vom zuständigen Mitarbeiter im SAP-System nachgeschlagen wird, was zu einem erheblichen Aufwand bei der Auftragserfassung führt.

Die Kundenanfragen und Bestellungen enthalten in der Regel den Namen des Kunden, Kontaktdaten und zwischen 3 und 5 Einzelposten, die mit einem Materialstamm von mehr als 100.000 verschiedenen Materialien abgeglichen werden müssen. Der Grad der Strukturierung variiert stark von Dokument zu Dokument. Während etwa 50 % der Dokumente in Form von Tabellen und eindeutigen Materialkennungen stark strukturiert sind, weisen andere Dokumente keine klare Struktur auf und beziehen sich unter Umständen sogar auf historische Dokumente. Der Kunde verwendet für einige Materialien möglicherweise auch eine eigene Bezeichnung, die in die im System verwendete thyssenkrupp-Bezeichnung übersetzt werden muss. Etwa 50 % der Faxe und E-Mails sind unstrukturiert, was eine automatische Verarbeitung sehr erschwert. Ein automatisierter Abgleich, um semi- und unstrukturierte Dokumente mit dem SAP-System abzugleichen, würde wahrscheinlich zu einer deutlichen Verbesserung der Auftragserfassung führen.

Die Herausforderung besteht darin, einen automatisierten Prozess, eine intelligente Methodik und eine geeignete Technologie zu definieren, um die Automatisierung der Auftragserfassung in Bezug auf Kundenanfragen und Bestellungen zu realisieren.

Automatisierung der Auftragserfassung durch Datenerfassung und Verknüpfung von Einzelposten

Die von ecm:one vorgeschlagene Lösung basiert auf der Datenerfassungssoftware IRISXtract™ und deren Purchase Order Capture Solution. Das Softwarepaket wurde entsprechend den Anforderungen erweitert, um nicht nur die Kundendaten, die Lieferadresse, das Lieferdatum und die Einzelposten zu erfassen, sondern auch die Einzelposten mit den passenden Artikeln aus dem über 100.000 Artikel umfassenden Materialstamm zu verknüpfen. Hierfür wurde ein intelligenter Algorithmus entwickelt, der Artikel anhand von Abmessungen und historischen Daten aus strukturierten und unstrukturierten Anfragen und Bestellungen genau identifiziert. Sobald die Daten aus den Bestellungen erfasst sind, übermittelt die Lösung von ecm:one die Daten zur weiteren Verarbeitung an das firmeneigene Backend-System von thyssenkrupp, SAP.

Wir wurden von thyssenkrupp herausgefordert, zu beweisen, dass ein hoher Automatisierungsgrad in wichtigen Unternehmensprozessen möglich ist. Bei der Challenge „Product Matching Engine“ schafften wir es dank der innovativen und erweiterbaren Purchase Order Capture Solution unseres Partners IRIS bis ins Finale.

Martin Odinius, Gründer, ecm:one

ecm:one im Finale der Challenge „Product Matching Engine“ bei Beyond Conventions

• Bis zu 130.000 Bestellungen pro Jahr
• 50 % unstrukturierte Dokumente
• Über 100.000 verschiedene Materialien, mit denen Einzelposten abgeglichen werden müssen