Evides Wasserwerk

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IRIS-Partner: IRIS Professional Solutions

Enterprise Information Management mit OpenText

„Ausschlaggebend für die Entscheidung für OpenText war vor allem die starke, langjährige strategische Partnerschaft zwischen OpenText und Microsoft. Ihre globale Zusammenarbeit und ihre Erfolgsbilanz gaben uns die Gewissheit, dass ihre jeweiligen Lösungen auch weiterhin nahtlos zusammenarbeiten werden.“

– Gerry van Meijel, Leiter der Abteilung Dokumentenmanagement, Evides Waterbedrijf

Eine umfassendere Strategie für das Enterprise Information Management

Evides Waterbedrijf, ein niederländisches Wasserversorgungsunternehmen, versorgt 2,5 Millionen Menschen und Unternehmen. Darüber hinaus bietet es industrielle Wasserdienstleistungen für große Industriekunden in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und China an. Evides beschäftigt 650 Mitarbeiter und befindet sich im Besitz lokaler und regionaler Behörden.

Evides verfolgt seit langem einen strategischen Ansatz für das Informations- und Dokumentenmanagement und setzt seit 2001 auf OpenText-Lösungen, wobei OpenText Content Server den Kern der Strategie bildet. Anhaltendes Wachstum, Innovation und die Notwendigkeit, das Wissen einer Vielzahl von Fachkräften zu erfassen, zu speichern und verfügbar zu machen, veranlassten Evides dazu, seine umfassendere Strategie für das Enterprise Information Management (EIM) neu zu bewerten.

Ausgleich zwischen Nutzer- und Geschäftsanforderungen und langfristiger Wirtschaftlichkeit

Die geschäftlichen Anforderungen von Evides entwickeln sich weiter, einschließlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für viele Dokumenttypen. Das Unternehmen fand die ideale Lösung, die die Funktionalität und Leistungsfähigkeit von OpenText mit dem vertrauten Look-and-Feel der Microsoft-Benutzeroberfläche verbindet.

Auf Empfehlung von IRIS, einem langjährigen OpenText-Partner, führte Evides ein Pilotprojekt mit OpenText Content Server durch, der zusammen mit Microsoft SharePoint die Kernbasis der Lösung bildet. Um die erforderliche Verbindung zwischen SharePoint und Content Server herzustellen, wird OpenText Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint eingesetzt, um Dokumenten- und Aktenmanagement sowie die langfristige Archivierung von Inhalten zu gewährleisten und Speicherplatzkosten zu senken. Durch die Beibehaltung von OpenText entfiel zudem eine kostspielige Content-Migration, was zu insgesamt niedrigeren Gesamtbetriebskosten beitrug.

Da Evides auch mit anderen Unternehmen sprechen wollte, die ähnliche Lösungen einsetzen, wurden Referenzgespräche mit Kunden organisiert, die sowohl Content Server als auch Application Governance & Archiving for Microsoft SharePoint nutzen.

Geringere Speicherkosten dank der IRIS-Erfassungslösung

Die Lösung wird unternehmensweit für rund 650 interne Nutzer und insgesamt bis zu 900 Nutzer bereitgestellt. Jeder im Unternehmen wird sie in gewissem Umfang täglich nutzen. Alle Inhalte, von Korrespondenz und Berichten bis hin zu technischen Zeichnungen und Mitarbeiterakten, werden gespeichert. Über vier Millionen Dokumente werden von OpenText verwaltet, und diese Zahl wird weiter steigen.

Die physische Speicherung einer so großen Anzahl von Dokumenten ist mit erheblichen Kosten verbunden. Die Kosten niedrig zu halten, ist ein wichtiges Ziel für Evides. OpenText hilft dem Unternehmen, die Speicherkosten durch seine effizienten Single-Instance-Storage-Funktionen zu senken – eine Möglichkeit, die Evides sonst nicht zur Verfügung stünde.

IRIS unterstützte Evides zudem mit einer Lösung zur Rechnungserfassung auf Basis der IRISXtract™-Plattform, um die Geschäftsprozesse in der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.

Ausschlaggebend für die Wahl von OpenText war die starke, langjährige strategische Partnerschaft zwischen OpenText und Microsoft. Ihre globale Zusammenarbeit und ihre Erfolgsbilanz gaben uns das Vertrauen, weiterzumachen, da wir wussten, dass ihre jeweiligen Lösungen weiterhin nahtlos zusammenarbeiten werden.
Gerry van Meijel, Leiter der Abteilung Dokumentenmanagement, Evides Waterbedrijf

IRIS-Partner: IRIS Professional Solutions

• 900 Benutzer
• Über 4 Millionen verwaltete Dokumente
• Reduzierte Speicherkosten