Orizon

=

IRIS-Partner: Canon Deutschland

Intelligente Lohn- und Gehaltsabrechnung

„Mit Océ COSMOS und IRISXtract™ sparen wir unternehmensweit Kosten und entlasten unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, insbesondere für die zeitaufwändige Personalbeschaffung. Das wiederum unterstützt unser Expansionsziel. Canon hat uns dabei eine wertvolle Komponente zur Verfügung gestellt und wird auch in Zukunft unser Partner bei der Prozessoptimierung sein.“

– Helmut Luichtl, Bereichsleiter Central Service Team, Orizon GmbH

Automatisierung von Geschäftsprozessen bei Orizon, einem Personaldienstleister

Rund 7.500 Zeitarbeitskräfte sind über mehr als 80 Niederlassungen in verschiedenen Branchen für den Personaldienstleister Orizon tätig. Diese Standorte wurden von der zeitaufwändigen Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet: Orizon hat den gesamten Geschäftsprozess mit der OCR-Lösung IRISXtract™ und der Workflow-Engine Océ COSMOS von Canon automatisiert und zentralisiert. Heute profitieren die Niederlassungen von erheblichen Zeitersparnissen und können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen bei Orizon, einem Personaldienstleister

Rund 7.500 Zeitarbeitskräfte sind über mehr als 80 Niederlassungen in verschiedenen Branchen für den Personaldienstleister Orizon tätig. Diese Standorte wurden von der zeitaufwändigen Lohn- und Gehaltsabrechnung entlastet: Orizon hat den gesamten Geschäftsprozess mit der OCR-Lösung IRISXtract™ und der Workflow-Engine Océ COSMOS von Canon automatisiert und zentralisiert. Heute profitieren die Niederlassungen von erheblichen Zeitersparnissen und können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Orizon gehört zu den zehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Der Markt ist ständig in Bewegung und die Fluktuation ist hoch. Rund 100.000 Bewerbungen gehen jährlich bei dem Unternehmen ein, das stets auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Orizon ist in allen relevanten Branchen vertreten.

Die mehr als 80 regional verteilten Niederlassungen zahlten die Löhne für die Mitarbeiter aus und stellten die Arbeitsleistungen den lokalen Kunden selbst in Rechnung. Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung mussten zahlreiche weitere Dokumente bearbeitet und den Personalakten hinzugefügt werden, z. B. Krankmeldungen und Urlaubszeiten. „Der administrative Aufwand war hoch, daher wollten wir unsere Kollegen in den Niederlassungen von dieser Last entlasten und ihnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben geben“, sagt Helmut Luichtl, Bereichsleiter Central Service Team bei Orizon in Augsburg. Ziel war es, die Bearbeitung aller lohn- und personalbezogenen Dokumente an mehr als 80 Standorten zu digitalisieren und die Daten an die Zentrale in Augsburg zu übermitteln. Dort mussten die Informationen vom Central Service Team weiterverarbeitet werden. Dafür mussten entsprechende Formulare sowie automatisierte Workflows entwickelt werden. Nicht zuletzt erforderte dieses Projekt eine leistungsstarke OCR-Software und eine flexibel anpassbare Workflow-Engine. Das langfristige Ziel: Neben der Lohnabrechnung und Rechnungsstellung soll in Zukunft ein Enterprise-Content-Management-System eingerichtet werden.

Orizon gehört zu den zehn größten Personaldienstleistern in Deutschland. Der Markt ist ständig in Bewegung und die Fluktuation hoch. Rund 100.000 Bewerbungen erreichen das Unternehmen jährlich, das stets auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Orizon ist in allen relevanten Branchen vertreten.

Die mehr als 80 regional verteilten Niederlassungen zahlten die Löhne für die Mitarbeiter aus und rechneten die Arbeitsleistungen selbst an die lokalen Kunden ab. Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung mussten zahlreiche weitere Dokumente bearbeitet und den Personalakten hinzugefügt werden, z. B. Krankmeldungen und Urlaubszeiten. „Der administrative Aufwand war hoch, daher wollten wir unsere Kollegen in den Niederlassungen von dieser Last entlasten und ihnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben geben“, sagt Helmut Luichtl, Bereichsleiter Central Service Team bei Orizon in Augsburg. Ziel war es, die Bearbeitung aller lohn- und personalbezogenen Dokumente an mehr als 80 Standorten zu digitalisieren und die Daten an die Zentrale in Augsburg zu übermitteln. Dort mussten die Informationen vom zentralen Serviceteam weiterverarbeitet werden. Hierfür mussten entsprechende Formulare sowie automatisierte Workflows entwickelt werden. Nicht zuletzt erforderte dieses Projekt eine leistungsstarke OCR-Software und eine flexibel anpassbare Workflow-Engine. Das langfristige Ziel: Neben der Lohnabrechnung und Rechnungsstellung soll in Zukunft ein Enterprise-Content-Management-System eingerichtet werden.

Leistungsstarke OCR-Engine und eine flexible Workflow-Engine

„Seit vielen Jahren haben wir unternehmensweit gute Erfahrungen mit den Multifunktionssystemen von Canon gemacht, und diese Partnerschaft geht über das Lösungsgeschäft hinaus, sodass Canon ein Partner ist, an den man sich jederzeit wenden kann“, sagt Helmut Luichtl. Gemeinsam haben beide Seiten die neue Struktur entwickelt: Heute werden alle lohnrelevanten Dokumente in den Filialen vorsortiert, auf den lokalen Canon imageRUNNER-Systemen gescannt und an die Augsburger Zentrale von Orizon gesendet. Dort klassifiziert die IRISXtract™-OCR-Engine die Dokumente und leitet sie an das interne ERP-System weiter.

Für handschriftliche Einträge, wie beispielsweise Stundenzettel, hat Canon maschinenlesbare Formularvorlagen nach den Vorgaben von Orizon entwickelt. Über Océ COSMOS erhalten die Mitarbeiter im zentralen Serviceteam kontinuierlich Informationen über eingehende Aufträge und deren Status. Bei der weiteren Verarbeitung werden Dokumente aus dem ERP-System von Orizon mit den gescannten Dokumenten zusammengeführt. Barcodes auf den Dokumenten gewährleisten eine zuverlässige Nachverfolgung.

Dank der steilen Lernkurve von IRISXtract™ ist der Automatisierungsgrad heute sehr hoch. Bei Zweifeln an der Plausibilität der Daten können die Mitarbeiter des Serviceteams diese jederzeit korrigieren. „Die meisten Dokumente werden auf diese Weise automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt, ohne dass wir manuell eingreifen müssen – Canon hat also unsere Vorgaben exakt umgesetzt“, sagt Helmut Luichtl.

Leistungsstarke OCR-Engine und flexible Workflow-Engine

„Seit vielen Jahren machen wir unternehmensweit gute Erfahrungen mit den Multifunktionssystemen von Canon, und diese Partnerschaft geht über das Lösungsgeschäft hinaus, sodass Canon ein Partner ist, an den man sich jederzeit wenden kann“, sagt Helmut Luichtl. Gemeinsam haben beide Seiten die neue Struktur entwickelt: Heute werden alle lohnrelevanten Dokumente in den Filialen vorsortiert, auf den lokalen Canon imageRUNNER-Systemen gescannt und an die Augsburger Zentrale von Orizon gesendet. Dort klassifiziert die IRISXtract™-OCR-Engine die Dokumente und leitet sie an das interne ERP-System weiter.

Für handschriftliche Einträge, wie beispielsweise Stundenzettel, hat Canon maschinenlesbare Formularvorlagen nach den Vorgaben von Orizon entwickelt. Über Océ COSMOS erhalten die Mitarbeiter im zentralen Serviceteam laufend Informationen über eingehende Aufträge und deren Status. Bei der weiteren Verarbeitung werden Dokumente aus dem ERP-System von Orizon mit den gescannten Dokumenten zusammengeführt. Barcodes auf den Dokumenten gewährleisten eine zuverlässige Nachverfolgung.

Dank der steilen Lernkurve von IRISXtract™ ist der Automatisierungsgrad heute sehr hoch. Bei Zweifeln an der Plausibilität der Daten können die Mitarbeiter des Serviceteams diese jederzeit korrigieren. „Die meisten Dokumente werden auf diese Weise automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt, ohne dass wir manuell eingreifen müssen – Canon hat also unsere Vorgaben exakt umgesetzt“, sagt Helmut Luichtl.

Wachstum durch zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wachstum ist eines der erklärten Ziele von Orizon. Der Markt für Personaldienstleistungen, Zeitarbeit und Projektgeschäft wächst und ist gleichzeitig hart umkämpft, da gutes Personal knapp ist. „Indem wir unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben entlasten, schaffen wir mehr Freiraum für unser Kerngeschäft: Marketing, Vertrieb und Rekrutierung“, erklärt Helmut Luichtl. Die Canon-Lösung hilft uns dabei, zu expandieren und zu wachsen.

Andererseits gibt es auch einen direkten wirtschaftlichen Effekt: In jeder der über 80 Niederlassungen waren an größeren Standorten ein oder mehrere Mitarbeiter für die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung zuständig. Heute wird diese Aufgabe vom Serviceteam in der Zentrale übernommen, unterstützt durch die fortschrittliche Automatisierung der Canon-Lösung. „Dies führt zu hohen Kosteneinsparungen sowohl in den Niederlassungen als auch im gesamten Unternehmen, und wir haben heute einen umfassenden Überblick über die optimierten Prozesse“, sagt Helmut Luichtl.

Er ist sich sicher: „Mit den Möglichkeiten, die uns Océ COSMOS bietet, werden wir in Zukunft noch bessere Entwicklungsmöglichkeiten mit Canon schaffen; indem wir zeitaufwändige Geschäftsprozesse zunehmend automatisieren und Mehrwert für uns generieren.“ Geplant ist zudem ein detailliertes Reporting, das dann unter anderem Informationen zu Prozesszeiten liefert. Auf Basis der Canon-Lösung plant Orizon, entscheidungsrelevante Informationen für das Management einfacher und schneller verfügbar zu machen.

Wachstum durch zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wachstum ist eines der erklärten Ziele von Orizon. Der Markt für Personaldienstleistungen, Zeitarbeit und Projektgeschäft wächst und ist gleichzeitig hart umkämpft, da gutes Personal knapp ist. „Indem wir unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben entlasten, schaffen wir mehr Freiraum für unser Kerngeschäft: Marketing, Vertrieb und Rekrutierung“, erklärt Helmut Luichtl. Die Canon-Lösung hilft uns dabei, zu expandieren und zu wachsen.

Andererseits gibt es auch einen direkten wirtschaftlichen Effekt: In jeder der über 80 Niederlassungen waren an größeren Standorten ein oder mehrere Mitarbeiter für die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung zuständig. Heute wird diese Aufgabe vom Serviceteam in der Zentrale übernommen, unterstützt durch die fortschrittliche Automatisierung der Canon-Lösung. „Dies führt zu hohen Kosteneinsparungen sowohl in den Niederlassungen als auch im gesamten Unternehmen, und wir haben heute einen umfassenden Überblick über die optimierten Prozesse“, sagt Helmut Luichtl.

Er ist sich sicher: „Mit den Möglichkeiten, die uns Océ COSMOS bietet, werden wir in Zukunft noch bessere Entwicklungsmöglichkeiten bei Canon schaffen; indem wir zeitaufwändige Geschäftsprozesse zunehmend automatisieren und Mehrwert für uns generieren.“ Geplant ist zudem ein detailliertes Reporting, das dann unter anderem Informationen zu Prozesszeiten liefert. Auf Basis der Canon-Lösung plant Orizon, entscheidungsrelevante Informationen für das Management einfacher und schneller verfügbar zu machen.

Mit Océ COSMOS und IRISXtract™ sparen wir unternehmensweit Kosten und entlasten unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, insbesondere für die zeitaufwändige Personalbeschaffung. Das wiederum unterstützt unser Expansionsziel. Canon hat uns dabei eine wertvolle Komponente zur Verfügung gestellt und wird auch in Zukunft unser Partner bei der Prozessoptimierung sein.

Helmut Luichtl, Bereichsleiter Central Service Team, Orizon GmbH

Mit Océ COSMOS und IRISXtract™ sparen wir unternehmensweit Kosten und entlasten unsere Niederlassungen von unproduktiven Routineaufgaben. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft, insbesondere für die zeitaufwändige Personalbeschaffung. Dies wiederum unterstützt unser Expansionsziel. Canon hat uns dabei eine wertvolle Komponente zur Verfügung gestellt und wird auch in Zukunft unser Partner bei der Prozessoptimierung sein.

Helmut Luichtl, Bereichsleiter Central Service Team, Orizon GmbH

IRIS-Partner: Canon Deutschland

• Zentrale Lohn- und Gehaltsabrechnung für 80 Niederlassungen
• Hoher Automatisierungsgrad
• Zuverlässige Überwachung