Partena Professional

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IRIS-Partner: IRIS Professional Solutions

Bearbeitung von HR-Dokumenten

„Wir genießen eine hervorragende Zusammenarbeit mit IRIS. Dies ermöglichte es uns von Anfang an, gemeinsam die besten und effektivsten Lösungen zu finden. Als wir uns für IRIS entschieden, waren die Nutzer ungeduldig, die Lösung zu erhalten. Wir haben sehr interessante und sehr begeisterte Reaktionen erhalten. Ich erinnere mich an eine E-Mail eines Teamleiters, der schrieb: ‚Es ist eines der besten Tools, die das Unternehmen den Nutzern je zur Verfügung gestellt hat.‘“

– Pierre Leclercq, Leiter Rechnungsstellung & Zertifizierung, Partena

Elektronische Verarbeitung von HR-Dokumenten unter Wahrung der „Beweiskraft“

Partena Professional mit rund 1.800 Mitarbeitern und 32 Niederlassungen unterstützt Unternehmer beim Wachstum. Dies geschieht durch Hilfe bei der Unternehmensgründung, die Bereitstellung von Sozialversicherungsleistungen für Selbstständige sowie die Beratung in den Bereichen Lohnabrechnung und Personalwesen (Sozialsekretariat). Das Sozialsekretariat unterstützt Unternehmen in Personalangelegenheiten: Lohnberechnung, Verpflichtungen hinsichtlich Meldungen an Sozialversicherungsbehörden, Steuerbehörden und verschiedene Vorsorgeeinrichtungen.

Das oberste Ziel von Partena war es, von den zuständigen föderalen Behörden als vollständig papierloses Unternehmen mit „Beweiskraft“ anerkannt zu werden. Um dies zu erreichen, benötigten sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit bei der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post. Das bedeutet, dass sie jederzeit in der Lage sein mussten, den internen Weg eines Dokuments nachzuverfolgen. Daher entschied man sich für die Digitalisierung der Post. Alle eingehenden Dokumente werden nun digitalisiert, Schlüsseldaten werden extrahiert und mithilfe der Scanlösung IRISPowerscan™ sowie des IRISXtract™ Digital Mailroom in das ECM-Tool übertragen.

Partena führte interne Analysen durch, um die Aufgaben zu ermitteln, bei denen Zeit eingespart und damit auch eine höhere Effizienz erreicht werden konnte. Auf diese Weise gelang es ihnen, eine halbe Stunde pro Person einzusparen. Diese halbe Stunde, die nun weniger für repetitive Aufgaben aufgewendet wird, kann für neue, wertschöpfende Aufgaben genutzt werden. In anderthalb Jahren wird sich die Anfangsinvestition amortisiert haben.

Durch die elektronische Verarbeitung von HR-Dokumenten konnten sie zudem eine beeindruckende Reduzierung des Druckverbrauchs verzeichnen. Zu Beginn des Betriebs wurden durchschnittlich über 7.000 Seiten pro Tag gedruckt. Seitdem ist der Tintenverbrauch drastisch gesunken, was die Kapitalrendite verbesserte und es Partena ermöglichte, ökologisch verantwortungsbewusster zu handeln und ihre Umweltbelastung zu verringern.

Wir genießen eine hervorragende Zusammenarbeit mit IRIS. Dies ermöglichte es uns von Anfang an, gemeinsam die besten und effektivsten Lösungen zu finden. Als wir uns für IRIS entschieden, waren die Nutzer ungeduldig, die Lösung zu erhalten. Wir haben sehr interessante und sehr begeisterte Reaktionen erhalten. Ich erinnere mich an eine E-Mail eines Teamleiters, der schrieb: „Es ist eines der besten Tools, die das Unternehmen den Nutzern je zur Verfügung gestellt hat.“

Pierre Leclercq, Leiter Abrechnung & Zertifizierung, Partena

IRIS-Partner: IRIS Professional Solutions

• Eine halbe Stunde Zeitersparnis pro Person
• Investition in 1,5 Jahren amortisiert
• Umweltbewusst