Polizei von West Yorkshire

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IRIS-Partner: Canon UK

Intelligente Rechnungsbearbeitung

„Wann immer in den einzelnen Phasen Beratung oder Unterstützung benötigt wurde, stand Canon zeitnah und verständlich zur Verfügung und kannte das Produkt sowie die technischen Details bis ins Feinste, um alles einzurichten. Die Mitarbeiter, die Rechnungen scannen und bearbeiten, konnten die neue Arbeitsweise leicht verstehen und sich schnell daran gewöhnen.“

– Mark Raynor, Leiter Finanzwesen, West Yorkshire Police

Prozessoptimierung durch automatisierte Rechnungserfassung

Bei der West Yorkshire Police müssen jährlich 42.000 Rechnungen verarbeitet werden. Da die bisherige Lösung zur Rechnungsbearbeitung nicht mehr unterstützt wurde, wandte man sich an Canon UK.

Die Canon-Lösung zur Erfassung von Kreditorenrechnungen auf Basis von IRISXtract™ empfängt gescannte Bilder und E-Mails über spezielle Scanner und/oder einen abgefragten Posteingang. Sie extrahiert wichtige Index-Metadaten (d. h. Index- oder Tagging-Daten), die anschließend abgeglichen werden, um die Zuverlässigkeit der Dokumenten- und Datenidentifizierung zu erhöhen. Wenn das Dokument und die wichtigsten Index-Metadaten nicht mit Sicherheit identifiziert werden können, wird das Dokument zur Überprüfung mittels IRISXtract™ Verify an einen Mitarbeiter weitergeleitet. Die Metadaten werden dann in ein Format extrahiert, das von den aktuellen Worktribe-Prozessen verarbeitet werden kann, um die eigenen Daten zu aktualisieren und die Dokumente auf dem Unternehmensserver zu registrieren.

Da Worktribe keinen Support und keine Weiterentwicklung mehr anbietet, stellt das neue System diese Daten so dar, dass keine Änderungen am bestehenden Import erforderlich sind.

Die Polizei von West Yorkshire beauftragte Canon, da der Microsoft-Support für ihre Hardware und Betriebssysteme, auf denen die bestehende Rechnungsbearbeitungslösung lief, auslief.

Die Umstellung des Rechnungsbearbeitungssystems auf die Canon-Lösung zur Erfassung von Kreditorenbuchhaltung auf Basis von IRISXtract™ und die Verbesserung der internen Prozesse, die diese Geschäftsfunktion unterstützen, haben den Prozess erheblich gestrafft und einen hohen Automatisierungsgrad gewährleistet.

Wann immer in jeder Phase Beratung oder Unterstützung benötigt wurde, stand Canon zeitnah und verständlich zur Verfügung und kannte das Produkt sowie die technischen Details bis ins Feinste, um alles einzurichten. Die Mitarbeiter, die Rechnungen scannen und bearbeiten, konnten die neue Arbeitsweise leicht verstehen und sich daran gewöhnen.

Mark Raynor, Leiter Finanzwesen, West Yorkshire Police

IRIS-Partner: Canon UK

• Über 75.000 verarbeitete Bilder pro Jahr
• Backend-System: Proactis (über Worktribe)
• In einer sicheren Umgebung gehostet