Randstad

=

Bearbeitung von Personalakten

„Die Wahl fiel auf IRIS, da sich deren Lösungsplattform IRISXtract™ als innovative, hocheffiziente Produktplattform hervorhob – mit der Fähigkeit, verschiedene Arten von Dokumenten zu verarbeiten.“

– Werner Schultheis, ICT-Direktor, Randstad

Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware für Personalvermittlungsagenturen

IRIS hat bei Randstad, Deutschlands führender Zeitarbeitsagentur, eine Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender Personalunterlagen implementiert. Für Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse im Personalwesen von grundlegender Bedeutung, um einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. Randstad traf daher die strategische Entscheidung, die Bearbeitung von Personalakten mit Hilfe von IRISXtract™zu digitalisieren.

IRISXtract™ konnte überzeugende Referenzen vorweisen und nachweisliche Erfahrung bei der Bereitstellung von Lösungen für die Klassifizierung von eingehender Post in großen Mengen zeigen. Die von IRIS unter Beweis gestellte Professionalität und Effizienz gaben Randstad das nötige Vertrauen für ein Projekt dieser Größenordnung.

Ein zentrales Element dieses Projekts war die Einführung einer Lösung zur Automatisierung der digitalen Poststelle für die Randstad-Zentrale in Eschborn. Dort werden jährlich mehr als 5 Millionen Seiten an Personalakten automatisch in über 300 verschiedene Dokumenttypen klassifiziert, indexiert, extrahiert und an das HR-System „SAP Records Management“ weitergeleitet.

Durch die automatische Klassifizierung, Indizierung und Datenerfassung der eingehenden Personalpost konnte Randstad die Kosten für das manuelle Sortieren und Weiterleiten deutlich senken. Zudem ist das Unternehmen nun in der Lage, Dokumente schneller zu verteilen und die weitere Bearbeitung effektiver zu unterstützen.

„Die Einführung digitaler Personalakten mit automatischer Eingangsbearbeitung ist ein zentrales und strategisches Projekt für Randstad. Mit dieser Lösung zur automatischen Verarbeitung eingehender HR-Dokumente haben wir den nächsten Schritt in Sachen Effizienz und Effektivität in unseren Kernprozessen vollzogen. Der wirtschaftliche Vorteil für Randstad im Vergleich zur bisherigen papierorientierten Arbeitsweise ist immens“, sagt Werner Schultheis, ICT-Direktor bei Randstad.

Erstellung digitaler Personalakten mit automatischer Posteingangsverarbeitung

Der erste Schritt der Lösung war die Installation der intelligenten Dokumentenverarbeitungssoftware IRISXtract™, um die jährlich anfallenden 3 Millionen Seiten an Personalakten zu bewältigen. Anschließend wurde das System so konfiguriert, dass es mehr als 300 verschiedene Dokumenttypen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens verarbeitet und ablegt.

Eingehende Dokumente werden von IRISXtract™ gescannt, automatisch nach Dokumenttyp klassifiziert und indexiert, anschließend werden weitere Daten automatisch extrahiert. Danach werden die Daten von IRISXtract™ zur weiteren Verarbeitung an das HR-System „SAP Records Management“ weitergeleitet. Die Dokumentenablage erfolgt in einem IBM CommonStore Content Management System.

Randstad und IRIS haben die Installation erweitert, um auch eingehende Rechnungen, Bewerbungsunterlagen und Zahlungsavise zu verarbeiten. Darüber hinaus wurde XMailFetcher für die Konvertierung eingehender E-Mails installiert, und die Produktionsdatenbank ist – fast vollständig – in Betrieb.

Aus diesem Grund wurde das Gesamtvolumen der mit IRISXtract™ bei Randstad verarbeiteten Seiten auf 5 Millionen erhöht.

Die Wahl fiel auf IRIS, da sich die Lösungsplattform IRISXtract™ als innovative, hocheffiziente Produktplattform hervorhob – mit der Fähigkeit, verschiedene Arten von Dokumenten zu verarbeiten.

Werner Schultheis, ICT-Direktor, Randstad

IRIS freut sich über das Vertrauen von Randstad in das Produkt. Die Installation bei Randstad ist eine Bestätigung dafür, dass IRIS mit IRISXtract™ für Anwendungen dieser Art gut aufgestellt ist.

Manfred Traeger, Director Sales Service Industry, IRIS

• Über 5 Millionen Seiten Personalakten pro Jahr
• Über 300 verschiedene Dokumenttypen

Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware für Personalvermittlungsunternehmen

Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware für Personalvermittlungsunternehmen

Für Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse im Personalwesen von grundlegender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils. Randstad traf daher die strategische Entscheidung, die Bearbeitung von Personalakten mit Hilfe von IRISXtract™zu digitalisieren.

Für Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse im Personalwesen von grundlegender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils. Randstad traf daher die strategische Entscheidung, die Bearbeitung von Personalakten mit Hilfe von IRISXtract™zu digitalisieren.