Smith Mechanical GmbH

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IRIS-Partner: Canon Solutions America

Intelligente Erfassung für QuickBooks

Smith Mechanical Inc. wurde 1996 gegründet und ist eines der erfolgreichsten Maschinenbauunternehmen in Atlanta, Georgia. Das Unternehmen bietet verschiedene Dienstleistungen an, darunter Sanitärinstallationen sowie die Installation von medizinischen Gas- und Rohrleitungssystemen. Um seine Rechnungsabläufe zu verbessern und zu optimieren, entschied sich Smith Mechanical Inc. für IRISXtract™, um seine Transaktionen in QuickBooks Desktop (Enterprise V20) zu rationalisieren und zu automatisieren.

Smith Mechanical Inc. wurde 1996 gegründet und ist eines der erfolgreichsten Maschinenbauunternehmen in Atlanta, Georgia. Das Unternehmen bietet verschiedene Dienstleistungen an, darunter Sanitärinstallationen, die Installation von medizinischen Gasleitungen und Rohrleitungsbau. Um seine Rechnungsabwicklungsprozesse zu verbessern und zu optimieren, entschied sich Smith Mechanical Inc. für IRISXtract™, um seine Transaktionen in QuickBooks Desktop (Enterprise V20) zu rationalisieren und zu automatisieren.

Diese bidirektionale Integration mit QuickBooks Desktop erkennt eingehende Dokumente automatisch und wandelt deren Daten um. Jede Transaktion wird erfasst, validiert und anschließend direkt in die QuickBooks-Unternehmensdatei exportiert. Die Lösung führt Echtzeit-Abfragen an QuickBooks durch, beispielsweise zum Schutz vor doppelten Rechnungen. Darüber hinaus erstellt die Lösung automatisch monatlich überwachte Zahlungsberichte für alle Teile und Artikel.

Vor der Integration von IRISXtract™ und QuickBooks erfolgte der Rechnungsbearbeitungsprozess bei Smith Mechanical Inc. manuell. Durch den Einsatz der IRISXtract™-Lösung zur Erfassung von Kreditorenrechnungen konnten manuelle Fehler bei der Rechnungsbearbeitung minimiert werden. Dementsprechend wurde die Gesamtbearbeitungszeit um über 50 % reduziert. Die Transaktionsberichte zu allen Artikeln und Ausgabenkosten haben es für Smith Mechanical Inc. wesentlich einfacher gemacht, diese zu überwachen (einschließlich Einsparungen bei den Auftragskosten). Die Lösung erstellt zudem übersichtliche PDF-Dateien auf Basis der Transaktionsdaten, wodurch sich frühere Geschäftsvorgänge leichter auffinden lassen.

„Vor IRIS haben wir Rechnungen manuell mit minimalen Daten in QuickBooks eingegeben, um alle Rechnungen rechtzeitig zu bearbeiten und zu bezahlen. Mit Hilfe von IRIS konnten wir jede einzelne Position erfassen und jeweils dem entsprechenden Konto in QuickBooks zuordnen.“

„Obwohl wir mehr Daten als zuvor einlesen, konnten wir unsere Rechnungsbearbeitungszeit um die Hälfte reduzieren und verfügen nun über absolut genaue Auftragskostenberichte, die uns jederzeit zur Verfügung stehen.“

Amber Anderson, CFO, SMITH MECHANICAL INC.

IRIS-Partner: Canon Solutions America

• 5000 Rechnungen pro Jahr
• E-Mails werden automatisch aufgeteilt und importiert
• Lernt und speichert Artikel und Ausgaben
• Bearbeitungszeit für Rechnungen um über 50 % reduziert