United Group

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IRIS-Partner: Canon Schweiz

Automatisierung der Rechnungsbearbeitung in der Elektroindustrie

Die United Group in der Schweiz erhält jährlich rund 5.000 Lieferantenrechnungen zur Erfassung. Diese gehen entweder in Papierform oder als PDF-Dateien in speziellen E-Mail-Konten des Unternehmens ein.

Produktivitätssteigerung mit IRISXtract™ in der Kreditorenbuchhaltung

Die United Group in der Schweiz erhält jährlich rund 5.000 Lieferantenrechnungen zur Erfassung. Diese gehen entweder in Papierform oder als PDF-Dateien in speziellen E-Mail-Konten des Unternehmens ein.
Bei Papierrechnungen werden die Dokumente durch einen vorgelagerten Scanprozess erfasst. Mithilfe von XMAILFetchers können 85 % der digitalen Dokumente direkt aus den E-Mail-Konten abgerufen und an die Kreditorenbuchhaltungsanwendung weitergeleitet werden.

Der Großteil der relevanten Daten aus den Rechnungen wird automatisch von der IRISXtract™-AP-Anwendung (Freiform-Erkennung) extrahiert und analysiert und über die Abacus-Schnittstelle an das führende ERP-System Abacus weitergeleitet. Nach Abschluss des Vorgangs werden aus den Dokumenten automatisch komprimierte PDF-A-Dateien generiert.

Alle Rechnungen mit Bestellnummern werden automatisch von IRISXtract™ geprüft und abgeglichen und, sofern alles in Ordnung ist, zu 95 % direkt zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet. Rechnungen ohne Bestellnummern werden automatisch in den Genehmigungsworkflow eingespeist. Die Rechnungsdokumente werden in einem revisionssicheren Archiv auf Basis von Canon Therefore™ archiviert.

Bereitstellung einer automatisierten Rechnungslösung für die Rechnungserfassung, die das ganze Jahr über rund um die Uhr verfügbar ist. Eingehende Rechnungen erreichen den Genehmiger innerhalb von 24 Stunden. Automatische Rechnungsprüfung durch IRISXtract™ unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine manuelle Prüfung ist nicht erforderlich. Produktivitätssteigerung und Prozessoptimierung.

Dank der automatisierten Rechnungsbearbeitung können wir nun auch Mitarbeiter ohne Buchhaltungserfahrung für die Bearbeitung eingehender Rechnungen einsetzen. Darüber hinaus können wir mit IRISXtract™ unsere Geschäftsprozesse deutlich verbessern, Transparenz im Gesamtprozess schaffen und unsere Kosten senken. Wir sind von dieser Technologie beeindruckt.

Andreas Knecht, Inhaber und Vorstandsvorsitzender, United Group AG

Automatisierung der Rechnungsbearbeitung in der Elektroindustrie

IRIS-Partner: Canon Schweiz

• Bis zu 5’000 verarbeitete Dokumente pro Jahr
• Deutlich geringere Fehlerquote
• Prozessoptimierung
• Vollzeitäquivalent (FTE) in der Kreditorenbuchhaltung von 100 % auf 25 % reduziert

Die United Group in der Schweiz erhält jährlich rund 5’000 Lieferantenrechnungen zur Erfassung