VAOF

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IRIS-Partner: Canon Schweiz

Digitalisierung zum Wohle der Bewohner

Angesichts des wachsenden Volumens an Lieferantenrechnungen sowie digitalen und gedruckten Dokumenten verfolgt der Verein für Alterspflege im Oberen Fricktal (VAOF) das Ziel, sein Dokumentenvolumen zentral und auf moderne Weise zu verarbeiten und damit den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden – insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung und im Personalwesen – deutlich zu reduzieren. Um dies zu erreichen, setzt die Einrichtung auf die Lösungen IRISXtract™ und Therefore™ von Canon und I.R.I.S.

Angesichts des wachsenden Volumens an Lieferantenrechnungen sowie digitalen und gedruckten Dokumenten verfolgt der Verein für Alterspflege im Oberen Fricktal (VAOF) das Ziel, sein Dokumentenvolumen zentral und auf moderne Weise zu verarbeiten und dadurch den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden – insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung und im Personalwesen – deutlich zu reduzieren. Um dies zu erreichen, setzt die Einrichtung auf die Lösungen IRISXtract™ und Therefore™ von Canon und I.R.I.S.

• Der Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung wächst stetig.
• Die Zusammenlegung verschiedener Standorte erfordert eine Infrastruktur, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
• Personenbezogene Daten müssen aufgrund von Compliance-Richtlinien (DSGVO) kontrolliert zugänglich sein.
• Der Zugriff auf personenbezogene Daten muss aufgrund von Compliance-Richtlinien (DSGVO) kontrolliert werden.
• Die Bewältigung des steigenden Volumens an Lieferantenrechnungen mit weniger Ressourcen sollte die Datenqualität nicht beeinträchtigen.
• Dezentrale Posteingänge führten zu doppelten oder fehlenden Rechnungen.

Prozessautomatisierung für die Buchhaltung und die Personalabteilung

Der „Verein für Altersbetreuung“ VAOF wurde 1970 in Frick gegründet und betreibt auf gemeinnütziger Basis Alters- und Pflegeheime sowie Seniorenwohnungen, um Menschen im Alter ein möglichst langes Leben in den eigenen vier Wänden zu ermöglichen. Derzeit verwaltet und vermietet der Verein zwei größere Seniorenheime mit insgesamt 220 Pflegebetten und 100 Seniorenwohnungen und beschäftigt rund 360 Mitarbeiter.

In den letzten Jahren haben sich Einrichtungen für ältere Menschen zunehmend zu Dienstleistern entwickelt. Ziel ist es, in Zusammenarbeit mit anderen Anbietern sowie den Gemeinden eine möglichst dezentrale Altenpflege in der gesamten Region sicherzustellen. Diese Aufgabe stellt alle Beteiligten vor Herausforderungen.

Für den Geschäftsführer der VAOF, Andre Rotzetter, bestand daher Handlungsbedarf:

„Wir haben uns entschlossen, die digitale Transformation voranzutreiben, da die Ressourcen in unserer Pflegeeinrichtung sehr knapp sind.“ In den letzten Jahren hat der Verwaltungsaufwand erheblich zugenommen, was zu Engpässen geführt hat. Letztendlich werden die Ressourcen bei der VAOF am Patientenbett benötigt, nicht in der Verwaltung.

Der Verein für Altenpflege setzt auf zwei Lösungen von Canon: zum einen auf I.R.I.S. für die automatisierte Rechnungsbearbeitung in der Buchhaltung sowie für die Digitalisierung und Prozessoptimierung im Personalwesen. Zum anderen auf die Dokumentenmanagement-Lösung Therefore, die nun die Workflows sowie Teile der operativen Prozesse steuert. Die Kombination dieser beiden Lösungen ermöglicht die rechtssichere digitale Ablage von Dokumenten, sodass der Datenschutz gewährleistet ist und die korrekte Dokumentenstruktur eingehalten wird.

Mehr Transparenz und Flexibilität dank papierloser Prozesse

Diese Aspekte gehörten zu den entscheidenden Faktoren, die zur Entscheidung zugunsten von Canon führten. Die eingesetzten Lösungen bieten der VAOF mehr Flexibilität und Transparenz und gewährleisten zudem Zugriffsrechte für besonders sensible Daten. Darüber hinaus sorgt die Dezentralisierung für Standortunabhängigkeit, was bei der Betreuung mehrerer Standorte sehr hilfreich ist.

Die VAOF verarbeitet mit IRISXtract™ Accounts Payable zwischen 12.000 und 15.000 Rechnungen pro Jahr. Dank der Lösung werden relevante Rechnungsdaten extrahiert, verifiziert und automatisch dem Lieferanten zugeordnet. „Unser Automatisierungsgrad mit IRISXtract™ liegt bei fast 100 %“, berichtet Thomas Wininger, Buchhalter bei der VAOF. Ein klarer Vorteil dieser Lösung ist die Zeitersparnis. Durch die Prozessautomatisierung konnten 40 % der Ressourcen in der Verwaltung eingespart werden. Diese werden nun für die Pflege bettlägeriger Menschen eingesetzt. Zudem ist die Lösung für die Anwender intuitiv und einfach zu bedienen. Nach der Genehmigung der Rechnungen werden die Daten automatisch in das Lobos-ERP-System übertragen. Die Digitalisierung der Dokumente spart zusätzliche Kosten, da kein Papierarchiv mehr benötigt wird. Dies macht nicht nur die Arbeitsprozesse wesentlich effizienter, das papierlose Arbeiten wirkt sich auch positiv auf die Nachhaltigkeit aus, da CO2-Emissionen bei der Papierherstellung, beim Druck und bei der Lieferung entfallen. Ein weiterer Vorteil in der Buchhaltung ist, dass es keine Mahnungen wegen verspäteter Zahlungen, verlorene Dokumente oder Doppelbuchungen mehr gibt. Rabatte lassen sich problemlos sichern und sorgen bei der VAOF für bessere Lieferantenbeziehungen.

Die Lösungen von Canon konnten nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch im Personalwesen zu Optimierungen beitragen. Der Einsatz von IRISXtract™ und Therefore HR führte zu deutlich vereinfachten Prozessen. „In Bezug auf den Datenschutz ist die Lösung für uns im HR-Bereich sensationell. Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf die Daten oder Einblick in die Dokumente“, berichtet Tamara Taiani, Personalreferentin bei VAOF. Die Daten und Prozesse zur Verwaltung der 360 Mitarbeiter sind vollständig digitalisiert.

Das bedeutet, dass die automatische Zuordnung von Dokumenten zu den richtigen Personalakten vollständig digitalisiert ist. Dank der KI-basierten Technologie von IRISXtract™ werden alle Mitarbeiterdokumente ausnahmslos digital in der richtigen Akte gespeichert, vom Eintritt bis zum Austritt. Darüber hinaus gewährleistet Therefore™ die kontrollierte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien, wie beispielsweise die digitale Löschung sensibler Daten. Die Dateien werden gemäß der gesetzlichen Frist automatisch aus der Datenbank gelöscht.

Dank des Einsatzes von IRISXtract™ und Therefore™ konnte die VAOF ihre Prozesse erheblich optimieren. Der Automatisierungsgrad mit IRISXtract™ liegt bei fast 100 %, was zu enormen Zeitersparnissen führt. Die deutlich schnellere Bearbeitung der täglich eingehenden Post ermöglicht es nun, die Bewohner zeitnah zu versorgen. 40 % der in der Verwaltung eingesparten Ressourcen werden nun für Pflege und Betreuung eingesetzt. Eine schnellere und zentralisierte Rechnungsbearbeitung ermöglicht effizientes Arbeiten über die verschiedenen Standorte hinweg.

Die Zusammenarbeit mit Canon ist sehr unkompliziert. Ein Projekt wie dieses – insbesondere zu Beginn – verläuft nicht ohne Fehler. Gerade dann ist es wichtig, einen Partner zu haben, mit dem diese Probleme gemeinsam bewältigt werden können. Zusammen mit Canon hat das hervorragend geklappt.

Andre Rotzetter, Geschäftsführer der VAOF

IRIS-Partner: Canon Schweiz

• IRISXtract™ für Kreditorenbuchhaltung und Personalwesen
• 40 % Ressourceneinsparung in der Verwaltung
• Automatisierungsgrad in der Kreditorenbuchhaltung bei fast 100 %
• Kein Papierarchiv erforderlich

Entdecken Sie unsere brandneue Erfolgsgeschichte VAOF: Digitalisierung zum Nutzen der Bewohner im Altersheim.