VCK Logistics

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IRIS-Partner: Canon Deutschland

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen

„Der digitale Workflow entlastet uns von der zeitaufwändigen Bearbeitung von Papierdokumenten und beschleunigt unsere Prozesse erheblich.“

– Jacqueline Dewald, Projekt- und Einkaufsleiterin, VCK Logistics

Die manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen bedeutet für viele Logistikunternehmen nach wie vor einen hohen Verwaltungs- und Zeitaufwand. Daher hat Canon bei VCK Logistics einen digitalen Workflow für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen implementiert, der auf der OCR-Software IRISXtract™ basiert. Dieser Workflow entlastet die Mitarbeiter von der Papierarbeit, verbessert die Prozessqualität und stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung eines vollständig automatisierten Prozesses dar.

Die manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen bedeutet für viele Logistikunternehmen nach wie vor einen hohen Verwaltungs- und Zeitaufwand. Daher hat Canon bei VCK Logistics einen digitalen Workflow für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen auf Basis der OCR-Software IRISXtract™ implementiert. Dieser Workflow entlastet die Mitarbeiter von Papierkram, verbessert die Prozessqualität und stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung eines vollständig automatisierten Prozesses dar.

VCK Logistics ist auf individuelle Transportlogistik im Bereich von Projekt- und Vertragslösungen für die Mobilfunkbranche spezialisiert. Eingehende Lieferungen werden neu zusammengestellt und an mobile Standorte versandt. Zuvor wurden alle Lieferscheine der eingehenden Sendungen manuell in Ordnern abgelegt; für den Weiterversand wurden alle Lieferscheine kopiert und einer neu zusammengestellten Sendung beigefügt. Mit dem stetigen Wachstum des Warenumschlags erwies sich dieses Verfahren als zunehmend zeitaufwändig, die Fehlerquoten stiegen und waren nicht mehr akzeptabel. Im Falle einer Unklarheit oder einer falschen Sortierung in laufende Dossiers war die Suche in den Ordnern extrem zeitaufwändig.

„Wir wollten unseren internen Lieferscheindurchlauf durch Digitalisierung vereinfachen. In der Folge sollten auch die Prozesse für den Warenausgang schneller und einfacher zu handhaben werden“, sagt Jacqueline Dewald, Projektleiterin bei VCK Logistics. Ziel war es, Lieferscheine nach dem Entnehmen aus den Sendungen zu scannen und zu vernichten. Die Zuordnung der gescannten Dokumente auf Basis einer Auftragsnummer sollte dann in einem Dokumentenmanagementsystem automatisiert werden, damit die Sachbearbeiter anschließend die Bearbeitung der Sendungen übernehmen konnten. „Außerdem wollten wir die Daten aus dieser Lösung nach Abschluss der Sendung an unsere Kunden zur endgültigen Archivierung weitergeben können“, sagt Jacqueline Dewald. Angesichts der rund 400 ausgehenden Sendungen pro Monat und des daraus resultierenden Lieferscheinaufkommens von etwa 360.000 Blatt pro Jahr hoffte das Unternehmen, dass sich die Lieferscheinaufbereitung dadurch deutlich verbessern und beschleunigen würde.

VCK Logistics ist auf individuelle Transportlogistik im Bereich von Projekt- und Vertragslösungen für die Mobilfunkbranche spezialisiert. Eingehende Lieferungen werden neu zusammengestellt und an Mobilfunkstandorte versandt. Alle Lieferscheine der eingehenden Sendungen wurden zuvor manuell in Ordnern abgelegt; zur Weiterleitung wurden alle Lieferscheine kopiert und einer neu zusammengestellten Sendung beigefügt. Mit dem stetigen Wachstum des Warenumschlags erwies sich dieses Verfahren als zunehmend zeitaufwändig, die Fehlerquoten stiegen und waren nicht mehr akzeptabel. Im Falle einer Unklarheit oder einer falschen Sortierung in laufende Dossiers war die Suche in den Ordnern extrem zeitaufwändig.

„Wir wollten unseren internen Lieferscheindurchlauf durch Digitalisierung vereinfachen. In der Folge sollten auch die Prozesse für den Warenausgang schneller und einfacher zu handhaben werden“, sagt Jacqueline Dewald, Projektleiterin bei VCK Logistics. Ziel war es, Lieferscheine nach dem Entnehmen aus den Sendungen zu scannen und zu vernichten. Die Zuordnung der gescannten Dokumente auf Basis einer Auftragsnummer sollte dann in einem Dokumentenmanagementsystem automatisiert werden, damit die Sachbearbeiter anschließend die Bearbeitung der Sendungen übernehmen konnten. „Außerdem wollten wir die Daten aus dieser Lösung nach Abschluss der Sendung an unsere Kunden zur endgültigen Archivierung weitergeben können“, sagt Jacqueline Dewald. Angesichts der rund 400 ausgehenden Sendungen pro Monat und des daraus resultierenden Lieferscheinaufkommens von etwa 360.000 Blatt pro Jahr hoffte das Unternehmen, dass sich die Lieferscheinebearbeitung dadurch deutlich verbessern und beschleunigen würde.

Einsatz von OCR-Software zur automatisierten Erfassung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen

Nach eingehender Marktforschung entschied sich VCK Logistics für die Lösung von Canon auf Basis der OCR-Software IRISXtract™ mit anschließender Übertragung der Geschäftsprozessdaten in das Dokumentenmanagementsystem Therefore.

In einem ersten Schritt wurden die manuelle Dateneingabe und die Lagerung der Lieferscheine abgeschafft. Nach dem Scannen mit einem professionellen Dokumentenscanner von Canon werden die Datensätze automatisch mit allen relevanten Lieferscheininformationen angelegt. Per Mausklick werden die einzelnen Akten innerhalb der Sammeldateien durch digitale Trennblätter voneinander getrennt. Diese Dokumentensätze werden zur Analyse an IRISXtract™ weitergeleitet. Ein automatischer Import gleicht die Daten der aus einem anderen System bei VCK Logistics gemeldeten Sendungen mit den gescannten Daten ab. Nicht erkannte Dokumente werden von den Mitarbeitern einzeln geprüft. „Die fertigen Akten werden über eine standardisierte Schnittstelle zur dauerhaften Speicherung und Weiterverarbeitung in den Therefore-Arbeitsbereich übertragen. Dort warten sie auf die weitere Bearbeitung“, sagt Albrecht Hermann, Head Product Manager bei Canon Deutschland.

Die implizierte Lösung wurde um die Verarbeitung eingehender PDF-Dateien erweitert. Mehrseitige Lieferscheine im TIF-Format werden in das neu angelegte Importverzeichnis von IRISXtract™ eingescannt und können bearbeitet werden. Dieser Prozess hat sich als so erfolgreich erwiesen, dass heute fast alle Lieferscheine digital eintreffen und das Scannen vor Ort nur noch in Einzelfällen stattfindet.

„Die Verbesserung der Prozesse hat uns überzeugt, sodass wir noch einen Schritt weiter gegangen sind und den Rechnungseingang digitalisiert haben“, ergänzt Projektleiterin Dewald. „Deshalb wollten wir die interne Zuordnung und die anschließende manuelle Bearbeitung deutlich verkürzen und haben unsere Lösung mit Canon um die Bearbeitung eingehender Rechnungen erweitert“, so Jacqueline Dewald. Das jährliche Volumen an eingehenden Rechnungen liegt bei rund 12.000 Seiten pro Jahr.

Einsatz von OCR-Software zur automatisierten Erfassung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen

Nach eingehender Marktanalyse entschied sich VCK Logistics für die Lösung von Canon auf Basis der OCR-Software IRISXtract™ mit anschließender Übertragung der Geschäftsprozessdaten in das Dokumentenmanagementsystem Therefore.

In einem ersten Schritt wurden die manuelle Dateneingabe und die Lagerung der Lieferscheine abgeschafft. Nach dem Scannen mit einem professionellen Dokumentenscanner von Canon werden die Datensätze automatisch mit allen relevanten Lieferscheininformationen angelegt. Per Mausklick werden die einzelnen Dossiers innerhalb der Sammeldateien durch digitale Trennblätter voneinander getrennt. Diese Dokumentensätze werden zur Analyse an IRISXtract™ weitergeleitet. Ein automatischer Import gleicht die Daten der aus einem anderen System bei VCK Logistics gemeldeten Sendungen mit den gescannten Daten ab. Nicht erkannte Dokumente werden von den Mitarbeitern einzeln geprüft. „Die fertigen Akten werden über eine standardisierte Schnittstelle zur dauerhaften Speicherung und Weiterverarbeitung in den Therefore-Arbeitsbereich übertragen. Dort warten sie auf die weitere Bearbeitung“, sagt Albrecht Hermann, Head Product Manager bei Canon Deutschland.

Die implizierte Lösung wurde um die Verarbeitung eingehender PDF-Dateien erweitert. Mehrseitige Lieferscheine im TIF-Format werden in das neu angelegte Importverzeichnis von IRISXtract™ eingescannt und können bearbeitet werden. Dieser Prozess hat sich als so erfolgreich erwiesen, dass heute fast alle Lieferscheine digital eintreffen und das Scannen vor Ort nur noch in Einzelfällen stattfindet.

„Die Verbesserung der Prozesse hat uns überzeugt, sodass wir noch einen Schritt weiter gegangen sind und den Rechnungseingang digitalisiert haben“, ergänzt Projektleiterin Dewald. „Deshalb wollten wir die interne Zuordnung und die anschließende manuelle Bearbeitung deutlich verkürzen und haben unsere Lösung mit Canon um die Bearbeitung eingehender Rechnungen erweitert“, so Jacqueline Dewald. Das jährliche Volumen an eingehenden Rechnungen liegt bei rund 12.000 Seiten pro Jahr.

Mit der Lösung von Canon übernehmen die Sachbearbeiter bei VCK Logistics nun alle buchhaltungsrelevanten Rechnungsprüfungen und die abschließende Bearbeitung jeder Rechnung. Die Workflow-Funktion startet automatisch nach dem Speichern des Datensatzes in Therefore und gibt das Signal zur Bearbeitung. Die geprüften und freigegebenen Datensätze gehen dann an die Buchhaltung.

„Der gesamte Prozess spart Zeit und Kosten, und die Qualität des Prozesses hat sich deutlich erhöht“, bemerkt Albrecht Hermann. Die Daten werden über eine Schnittstelle zur Datev-Buchhaltungssoftware zur Verbuchung übertragen. Auch die Erfassung der verbleibenden Lieferscheine von Drittanbietern ist dank der ergänzenden Hardwarekomponente in Form des leistungsstarken Canon DR-Scanners deutlich einfacher geworden. So werden die vordefinierten Indexfelder jedes Lieferscheins automatisch ausgefüllt. Da hier unterschiedliche Standards und Formate gescannt werden, ermöglicht die Erfassung anhand definierter Schlüsselwörter und Nummern die gewünschte Beschleunigung bei der Erstellung der Datensätze.

„Heute ist die Erfassung der Daten auf der Systemseite viel einfacher, und wir können diesen Service dank digitalisierter Prozesse deutlich beschleunigen“, sagt Jacqueline Dewald. „Dieses Projekt mit Canon hat uns von den Vorteilen der Dokumentendigitalisierung überzeugt, und wir werden die Lösung auf andere Abteilungen ausweiten.“

Mit der Lösung von Canon wickeln die Sachbearbeiter bei VCK Logistics nun alle buchhaltungsrelevanten Rechnungsprüfungen und die abschließende Bearbeitung jeder Rechnung ab. Die Workflow-Funktion startet automatisch nach dem Speichern des Datensatzes in Therefore und gibt das Signal zur Bearbeitung. Die geprüften und freigegebenen Datensätze gehen dann an die Buchhaltung.

„Der gesamte Prozess spart Zeit und Kosten, und die Qualität des Prozesses hat sich deutlich erhöht“, bemerkt Albrecht Hermann. Die Daten werden über eine Schnittstelle zur Datev-Buchhaltungssoftware zur Verbuchung übertragen. Auch die Erfassung der verbleibenden Lieferscheine von Drittanbietern ist dank der ergänzenden Hardwarekomponente in Form des leistungsstarken Canon DR-Scanners deutlich einfacher geworden. So werden die vordefinierten Indexfelder jedes Lieferscheins automatisch ausgefüllt. Da hier unterschiedliche Standards und Formate gescannt werden, ermöglicht die Erfassung anhand definierter Schlüsselwörter und Nummern die gewünschte Beschleunigung bei der Erstellung der Datensätze.

„Heute ist die Erfassung der Daten auf der Systemseite viel einfacher, und wir können diesen Service dank digitalisierter Prozesse deutlich beschleunigen“, sagt Jacqueline Dewald. „Dieses Projekt mit Canon hat uns von den Vorteilen der Dokumentendigitalisierung überzeugt, und wir werden die Lösung auf andere Abteilungen ausweiten.“

Der digitale Workflow entlastet uns von der zeitaufwändigen Bearbeitung von Papierunterlagen und beschleunigt unsere Prozesse erheblich.

Jacqueline Dewald, Projekt- und Einkaufsleiterin, VCK Logistics

Der digitale Workflow entlastet uns von der zeitaufwändigen Bearbeitung von Papierunterlagen und beschleunigt unsere Prozesse erheblich.

Jacqueline Dewald, Projekt- und Einkaufsleiterin, VCK Logistics

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen

IRIS-Partner: Canon Deutschland

• 360.000 Lieferscheine pro Jahr verarbeitet
• 12.000 verarbeitete Eingangsrechnungsseiten pro Jahr
• Deutliche Beschleunigung und Verbesserung der Bearbeitung von Lieferscheinen