Verseidag-Indutex

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IRIS-Partner: Canon Deutschland

Jede Freigabe innerhalb eines Tages

Die Verseidag-Indutex GmbH mit Sitz in Krefeld ist auf die Herstellung technischer Textilien spezialisiert. Das Unternehmen unterhält zudem Tochtergesellschaften in anderen europäischen Ländern. Während die Freigabe von Rechnungen früher aufgrund des Umlaufs mehrere Werktage dauerte, erfolgt dies nun innerhalb von 24 Stunden. Die integrierte OCR-Lösung IRISXtract™ von Canon sorgt für die weitgehend automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten an Therefore.

Ob auf Papier oder per E-Mail: Eingehende Rechnungen erreichten die Abteilungen von Verseidag-Indutex in Krefeld auf unterschiedlichen Wegen. Viele Jahre lang nutzte Verseidag-Indutex das klassische Verfahren mit einem Eingangsstempel für papierbasierte Rechnungen und ausgedruckte E-Mails. Im weiteren Prozess waren viele Bearbeitungsschritte notwendig, da die Rechnungsdaten manuell in die interne Buchhaltungssoftware eingegeben wurden. Im Rahmen einer allgemeinen Digitalisierung zahlreicher Prozesse im Unternehmen sollte die Bearbeitung eingehender Rechnungen ab 2017 beschleunigt werden, nicht zuletzt, um die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens, das weltweit 250 Mitarbeiter beschäftigt, zu entlasten. Ziel war es, die Rechnungen, die sich über mehrere Tage hinziehen, mithilfe eines zentralen Workflow-Tools innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten, freizugeben und zu archivieren. Künftig sollte die Suche nach einzelnen Transaktionen abteilungsübergreifend zentral und schnell möglich sein. Dabei sollte die bereits vorhandene homogene Landschaft aus Canon-Multifunktionssystemen und damit auch IRISXtract™ als Plattform genutzt werden.

Bei der Marktforschung und den Beratungen zu verschiedenen DMS-Systemen setzte sich Therefore von Canon durch. Zuvor wurde im Unternehmen Microsoft Sharepoint eingesetzt, doch diese Lösung reichte nicht mehr aus. Mit der optimalen Unterstützung der Prozesse durch Therefore konnte Canon auch bei diesem Projekt seine Stärke im Bereich Informationsmanagement unter Beweis stellen und führte das gesamte Projekt als Generalunternehmer durch. Alle eingehenden Rechnungen, rund 10.000 pro Jahr, werden mithilfe eines Dokumentenscanners und verschiedener Multifunktionssysteme aus der imageRUNNER-Serie von Canon erfasst und archiviert. Canons integrierte OCR-Lösung IRISXtract™ sorgt für die weitgehend automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten an Therefore. E-Mails werden nicht mehr ausgedruckt und erfasst, sondern direkt an IRISXtract™gesendet. Anschließend stehen die Rechnungen und E-Mails in Therefore für die Kontierung durch die Abteilungen bereit. Schließlich werden die Daten per Batch-Übertragung in die Buchhaltungssoftware exportiert.

Mit Canon bearbeiten wir nun alle eingehenden Rechnungen zentral. Die Bearbeitungszeit bis zur Freigabe beträgt maximal 24 Stunden. Das bedeutet, dass die Abteilungen und die Buchhaltung jederzeit einen Überblick über den Bearbeitungsstatus haben. Darüber hinaus ermöglicht uns Canon mithilfe zahlreicher Funktionen die schnelle Recherche bereits abgeschlossener Prozesse.

Bastian Zöller, IT-Manager, Verseidag-Indutex Krefeld

• Die Bearbeitungszeit bis zur Genehmigung beträgt maximal 24 Stunden
• Bearbeitung von rund 10.000 Rechnungen pro Jahr
• Mobiler Zugriff auf ausstehende Genehmigungen