Z + M

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Optimierung des Outsourcings der Dokumentenverarbeitung

Die Z + M Group Holding ist einer der Marktführer im Bereich des Outsourcings der Dokumentenverarbeitung.

Die Z + M Group
ist Marktführer im Bereich Dokumentenverarbeitungs-Outsourcing (DPO)
mit mehr als 550 Mitarbeitern, darunter ein starkes Engagement für die Beschäftigung von Menschen mit eingeschränkter Arbeitsfähigkeit. Über Z + M Partner
erbringt das Unternehmen gemeinsam mit der Canon Group
– insbesondere der IRIS AG
und Canon Business Services
– globale Dienstleistungen in Großbritannien, den USA, Deutschland, Hongkong, Australien, Norwegen und Finnland.
Z + M Partner betreibt zwei cloudbasierte Digitalisierungszentren
in Prag und Ostrava und verarbeitet jährlich mehr als 10 Millionen Dokumentenseiten
, wobei das Unternehmen auf das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung (AP)
spezialisiert ist. Der Betrieb entspricht den ISO 27001-Standards
, und die Daten werden in einer nach SOC 2 Typ II geprüften Umgebung
verarbeitet.

Herausforderungen vor der Zusammenarbeit mit IRIS

In Zusammenarbeit mit Capgemini, einem weltweit führenden Anbieter von IT-Dienstleistungen, verwaltet Z + M technisch anspruchsvolle Projekte in verschiedenen Branchen. Zu den Herausforderungen gehörten:

• Komplexe Extraktion aus verschiedenen Formaten: Es waren flexible Algorithmen erforderlich, um vollständige Daten aus PDF-, JPEG-, XML- und E-Invoicing-Formaten zu extrahieren. Unlesbare Segmente mussten während der Validierung manuell vervollständigt werden.
• Ausnahmebehandlung und Compliance: Die Implementierung geschäftskritischer Ausnahmen – z. B. Steuerdaten, Währungen, Rechnungsarten – erforderte eine präzise Abstimmung auf die Prozesse jedes Kunden.
• Automatisierung großer Datenmengen: Um manuelle Eingriffe zu minimieren, benötigte Z + M einen zuverlässigen Datenbankabgleich mit den Kundensystemen, um die Extraktionsqualität zu verbessern und den Validierungsaufwand zu reduzieren.

Die IRIS-Lösung

IRIS und die Z + M Group gingen eine strategische Partnerschaft ein, um die DPO-Dienstleistungen zu skalieren:

• IRISPowerscan®: Wird zur Digitalisierung und Trennung eingehender physischer Dokumente verwendet und erstellt saubere Eingabedaten für die nachgelagerte Automatisierung.
• IRISXtract®: Unterstützt die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung und E-Procurement und sorgt für präzise Erfassung, Klassifizierung und Validierung bei mehreren Kunden.
• Schnelle Migration aus dem Altsystem: Unter Nutzung standardisierter AP-Vorlagen und Best Practices migrierte Z + M in weniger als drei Monaten über 10 Kundenprojekte aus einer veralteten Tungsten-Lösung. Ein kleines Admin-Team kann Konfigurationen an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen und ermöglicht so skalierbare Abläufe.

Ergebnisse & Auswirkungen

Z + M erreicht ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung, Compliance und Skalierbarkeit in komplexen Umgebungen mit vielen Beteiligten. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

• Robuste Fehlererkennung und dynamische Regelaktualisierungen zur Gewährleistung der Genauigkeit.
• Transparente Kommunikation und geteilte Verantwortung zwischen Z + M, Kunden und IRIS zur Bewältigung täglicher betrieblicher Herausforderungen.
• Leistungsoptimierung, Dokumentation und Testroutinen, die das Risiko von SLA- oder Vertragsverletzungen verringern und langfristigen Wert für die Kunden sichern.

Ausblick & nächste Schritte

Z + M expandiert international, um Rechnungen aus aller Welt
zu verarbeiten, und nimmt am IRIS-Webinar „Mastering International Accounts Payable – From Paper to E-Invoicing Across Borders“
teil.
Das Team wird sein DPO-Portal vorstellen und zeigen, wie SLAs mit dem IRISXtract-Add-on ITTC
erreicht werden.
Mit Blick auf die Zukunft strebt Z + M an, die Erkennung von Einzelposten
mit speziellen KI-Modellen
zu verbessern.
Kundenstimme

„Wir unterstützen Menschen und Organisationen mit bewährten innovativen Technologien von IRIS, die uns helfen, ihre Informationsflüsse zu steuern, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.“
— Jan Rataj, Chief Solution Architect, Z + M Partner

• Zuverlässige Fehlererkennung
• Transparente Kommunikation
• Leistungsoptimierung

Erfahren Sie, wie die Z + M Group ihre Dokumentenverarbeitungsautomatisierung mit IRISXtract auslagert