Dokumente im gesamten Großhandelsbetrieb automatisieren
Standardisieren Sie die Erfassung, Klassifizierung, Extraktion und Weiterleitung für die Buchhaltung, die Auftragsabwicklung, die Poststelle und die Logistik. Einsatz vor Ort, in der Cloud oder in einer Hybridumgebung – speziell entwickelt für Partner, Shared Service Center und Unternehmensgruppen mit mehreren Niederlassungen.
Großhandelsdokumente sind unübersichtlich. Ihre Prozesse können nicht
Großhandelsunternehmen agieren in Umgebungen mit hoher Variabilität: Unternehmensgruppen mit zahlreichen Tochtergesellschaften, Tausende von Lieferanten, unterschiedliche Formate, vielfältige Vertriebskanäle und anspruchsvolle SLAs. Wenn Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Reklamationen und Korrespondenz über isolierte Erfassungskanäle eingehen, müssen Teams diese manuell sortieren, eingeben und Ausnahmen nachverfolgen – was zu Verzögerungen, Nacharbeiten und Compliance-Risiken führt.
IRIS bietet eine portfolioübergreifende Ebene zur Dokumentenautomatisierung, die die Erfassung und die nachgelagerte Weiterleitung standardisiert. Mit Multi-Channel-Erfassung, hybrider KI-Klassifizierung und -Extraktion, „Human-in-the-Loop“-Verifizierung und integrationsfreundlichen Ausgabemöglichkeiten hilft IRIS Großhandels-Ökosystemen dabei, den Übergang vom „Dokumentenchaos“ zu kontrollierten, skalierbaren Abläufen zu schaffen – ganz gleich, ob Sie ein Shared Service Center, eine BPO-Plattform oder eine eingebettete Lösung für Kunden betreiben.
Mehrkanal-Ansaugung
Erfassen Sie Dokumente aus E-Mails, Ordnern/SFTP, Scannern/MFPs, Portalen und APIs – ohne Ihre bisherigen Arbeitsabläufe umstellen zu müssen.
Hybride KI-Klassifizierung und -Extraktion
Kombinieren Sie KI mit deterministischen Regeln, um sowohl standardisierte als auch sehr unterschiedliche Großhandelsdokumente zu verarbeiten.
AP-fähige Automatisierung
Beschleunigen Sie die Rechnungsbearbeitung mit Validierungs-Workflows und exportieren Sie die Daten in Ihre Finanzsoftware.
Unterstützung beim Order-to-Cash-Prozess
Klassifizieren und extrahieren Sie Bestellungen und zugehörige Dokumente, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.
Digitale Poststellen-Weiterleitung
Leiten Sie eingehende Korrespondenz automatisch an das richtige Team, den richtigen Fall, den richtigen Kunden oder den richtigen Workflow weiter.
Bearbeitung von Logistikdokumenten
Lieferscheine und Transportdokumente bearbeiten, um den Abgleich und die Transparenz in den nachgelagerten Prozessen zu verbessern.
Betrieb mit mehreren Unternehmenseinheiten und Mandanten
Unterstützen Sie Shared Services, BPO-Modelle und Partnerangebote durch klare Trennung und Governance.
ERP-/WMS-/ECM-Integrationen
Exportieren Sie strukturierte Daten (PDF/A + XML/JSON) in Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Therefore, SharePoint/OneDrive und weitere.
Human-in-the-Loop-Verifizierung
Behalten Sie die Kontrolle über Ausnahmen mithilfe von Prüfwarteschlangen und nachvollziehbaren Korrekturprozessen.
Rückverfolgbarkeit auf Compliance-Niveau
Sicherstellung von Prüfpfaden und einer kontrollierten Verarbeitung entlang regulierter Wertschöpfungsketten und in Umgebungen mit mehreren Beteiligten.
Entwickelt für den realen Großhandel: bereitstellen, integrieren, einbinden
IRIS unterstützt eine umfassende Automatisierung über verschiedene Betriebsmodelle hinweg:
- On-Premise-/Private-Cloud-IDP-Backbone (IRISXtract): Workflows auf Unternehmensniveau für Klassifizierung, Trennung, Extraktion, Validierung und Export – ideal geeignet für SSCs, BPOs und SAP-lastige Umgebungen.
- Cloud-native Microservices-Plattform (IRISPulse): Multi-Tenant-Architektur für moderne Erfassung, Verifizierung und Paket-Apps wie AP Suite und Digital Mailroom, mit Optionen für OEM/White-Label für Partner.
- Edge-Erfassung für das Scannen großer Volumina (IRIS Powerscan): deterministische Trennung und Batch-Erfassung zur Versorgung zentralisierter Workflows.
- SDKs & Toolkits: Einbettung von OCR-/IDP-Funktionen in Partnerlösungen (VAR/ISV/OEM) für ERP-Systeme und Logistikplattformen mit hohem Großhandelsanteil.
Die Integrationsmuster sind auf Unternehmenszuverlässigkeit ausgelegt: API-gesteuerte Trigger, kontrollierte Exportwarteschlangen/Wiederholungsversuche und strukturierte Ausgaben, die die Dokumentenerfassung von nachgelagerten Systemen entkoppeln – so können Sie Volumina skalieren, Dokumentenfamilien hinzufügen und über Regionen hinweg expandieren, ohne Ihren Stack neu aufbauen zu müssen.
Antworten auf Ihre Fragen
Gilt das nur für die Rechnungsautomatisierung?
Nein. IRIS unterstützt die durchgängige Dokumentenautomatisierung für die Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen, die digitale Postbearbeitung, Logistikdokumente sowie Personalwesen und Archivierung – also typische Arbeitsabläufe in Großhandelsumgebungen.
Können wir das im Rahmen eines Shared-Services- oder BPO-Modells umsetzen?
Ja. IRIS unterstützt Betriebsmodelle mit mehreren Unternehmenseinheiten und Mandanten durch kontrollierte Arbeitsabläufe, Überprüfungen und Governance – ideal für Shared Service Center und Dienstleister.
Wie geht IRIS mit den unterschiedlichen Dokumentformaten bei verschiedenen Lieferanten und in verschiedenen Ländern um?
IRIS kombiniert die Erfassung über mehrere Kanäle mit hybriden KI-Workflows zur Klassifizierung, Extraktion und Validierung, um die Vielfalt der Layouts, Sprachen und die Behandlung von Ausnahmen zu bewältigen.
Wie lassen sich unsere Systeme mit SAP, Dynamics oder unserem ECM-System integrieren?
IRIS generiert durchsuchbare PDF-Dateien und strukturierte Daten (z. B. XML/JSON) und unterstützt die Integration über APIs/Konnektoren in ERP-/ECM-/RPA-Systeme – ganz auf Ihre Architektur zugeschnitten.
Wie sieht es mit der Einhaltung von Vorschriften, der Überprüfbarkeit und der Rückverfolgbarkeit aus?
IRIS ist für eine kontrollierte Verarbeitung mit Prüfpfaden, Verifizierungsschritten und konformen Ausgabedaten ausgelegt – was besonders wichtig ist, wenn Großhandelsaktivitäten in regulierten Wertschöpfungsketten stattfinden.
Ein praktischer Weg zur umfassenden Automatisierung
Beginnen Sie mit einem Datenstrom, weisen Sie den ROI nach und standardisieren Sie dann die Vorgehensweise in allen Unternehmenseinheiten und Regionen.
Dokumentströme auswerten
Ermitteln Sie die Eingangskanäle, die wichtigsten Dokumentengruppen (Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen, Poststelle, Logistik) und die Ursachen für Abweichungen.
In Ihrem bevorzugten Modell bereitstellen
Entscheiden Sie sich je nach Sicherheits-, Speicherort- und Integrationsanforderungen für eine On-Premise-, Cloud- oder Hybridlösung.
Hybride Automatisierung konfigurieren
Wenden Sie Regeln an, wo Standards vorliegen, KI, wo die Variabilität hoch ist, und legen Sie Konfidenzschwellen fest.
Ausnahmen durch Überprüfung kontrollieren
Fälle mit geringer Konfidenz sollten zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter weitergeleitet werden, wobei Korrekturen und erneute Verarbeitung nachverfolgbar sein müssen.
Integrieren und skalieren
Exportieren Sie strukturierte Daten in ERP-, WMS- und ECM-Systeme und erweitern Sie diese über Unternehmenseinheiten, Mandanten und Regionen hinweg.
Integrieren Sie IRIS in Ihre Großhandels-Workflows
Lassen Sie sich unverbindlich eine maßgeschneiderte Lösung für die Buchhaltung, die Auftragsabwicklung, die Poststelle oder die Logistik vorstellen.